In de transformatie naar digitaal toegankelijke documenten komen verschillende elementen in je document aan bod. In deze elementen ga je aanpassingen doen waardoor het aangepaste document voldoet aan de toegankelijkheidsrichtlijnen. Welke documentonderdelen staan erom bekend dat ze omgezet moeten worden om het document digitaal toegankelijk te maken? Wij delen onze ervaringen!
Documenten omzetten naar documenten die digitaal toegankelijk zijn, vraagt de nodige tijd en aandacht. Onze tips voor hoe je als organisatie de eerste stap zet, lees je in onze blog ‘Aan de slag met digitaal toegankelijke documenten’. Als vervolg hierop, deelt onze consultant Matthias (die in zijn loopbaan bij SmartDocuments inmiddels al flink wat documenten toegankelijk heeft gemaakt) in dit artikel zijn inzichten als het gaat om het omzetten van documenten naar versies die digitaal toegankelijk zijn. Sommige documentelementen staan er namelijk om bekend dat ze vaak niet optimaal zijn ingedeeld als het gaat om toegankelijkheid, en daar weet Matthias wel raad mee!
1. Stijlen, secties en kolommen voor structuur en volgorde
Bepaal de leesvolgorde en biedt overzichtelijkheid door het correct toepassen van stijlen. Zo krijgt de eerste kop van je document de stijl Kop 1 en de koppen die daaronder vallen (subkoppen) krijgen een Kop 2, Kop 3, et cetera. Je kunt een paar witregels (die voorleessoftware anders zou voorlezen) in het document besparen door de regelafstand en witruimte goed in te regelen. Gebruik secties, pagina-einden en kolommen om je document te voorzien van de juiste opmaak. Ook hier kun je de regelafstand slim inzetten om het document in de opmaak te krijgen die je voor ogen hebt.
2. Leesbaarheid van tekst, kleuren en hyperlinks
Gebruik een lettergrootte die prettig leest (bijvoorbeeld 11 pt.) met een passende regelafstand (zoals 1,5 keer de lettergrootte). Zo houd je de tekst in je document goed leesbaar. Elk lettertype is net weer anders, dus het blijft een richtlijn. Let bij de keuze van je lettertype erop dat je een schreefloos lettertype gebruikt, dat ervaren de meeste mensen als makkelijker leesbaar op een beeldscherm. Zorg in het kleurgebruik voor een hoog genoeg contrast met de achtergrond. Op het internet zijn verschillende tools te vinden die kunnen checken of het contrast goed is, al hangt het ook af van de grootte van het element; voor een grote titel mag het contrast bijvoorbeeld lager zijn dan voor platte tekst. Zorg dat hyperlinks klikbaar zijn, een duidelijke omschrijving hebben en worden opgemaakt in een onderscheidende kleur. Het is gebruikelijk om hyperlinks te onderstrepen, dus het is ons advies om alle andere soorten tekst niet te onderstrepen.
3. Kop-/voetteksten en tabellen voor weergave van gegevens
Zet geen (nieuwe) informatie in kop-/voetteksten. De kop- en voettekst van een document in PDF of HTML worden namelijk niet gelezen door voorleessoftware. Je kunt de kop- en voettekst wel gebruiken voor paginanummering en herhaling van elementen zoals een documenttitel, datum of afzender. Tabellen gebruik je voor het schematisch weergeven van data. Gebruik hiervoor de koppenstructuur in de eerste rij of kolom van de tabel. Houd verder de tabel zo simpel mogelijk (gebruik bijvoorbeeld geen dubbele koprijen), zodat iemand die voorleessoftware gebruikt ook kan volgen wat de tabel weergeeft.
4. Beschrijving van afbeeldingen en andere grafische elementen
Geef afbeeldingen een (korte) beschrijvende alternatieve tekst en markeer decoratieve afbeeldingen als decoratief. Dit geldt voor alle grafische elementen in je documenten, dus ook voor grafieken, tabellen en het bedrijfslogo (dat overigens bij het eerste gebruik in een document niet decoratief gemarkeerd mag zijn). Bij grafieken en tabellen is zo’n beschrijving bijvoorbeeld een korte samenvatting van wat er wordt weergegeven. Dan zijn er nog voetnoten. Die worden bijna nooit correct omgezet in een digitaal toegankelijke PDF, zo is onze ervaring. Het gaat daarbij vooral om de leesvolgorde van het document. Omdat je dubbel werk wil voorkomen (documenten achteraf checken of handmatig bewerken), adviseren we om geen voetnoten te gebruiken. Zet liever de voetnoot-tekst tussen haakjes, als het echt van belang is.
Huisstijlafspraken
We kunnen ons voorstellen dat onze aanbevelingen impact hebben op de organisatiehuiSpecial Containersstijl. Betrek daarom ook de relevante afdelingen (zoals je collega’s van communicatie) en bepaal samen hoe jullie digitaal toegankelijke huisstijl eruit komt te zien. Leg vervolgens deze afspraken helder vast, dan kun je op basis hiervan aan de slag.
Aan de slag met SmartDocuments
Gebruik je SmartDocuments voor de documentcreatie in jouw organisatie, dan voer je al deze wijzigingen door in de elementen waarmee sjablonen in SmartDocuments worden opgebouwd. Denk bijvoorbeeld aan bouwstenen en sjabloonstijlen. Maak daarbij ook gebruik van de handige rechtenstructuur die SmartDocuments je biedt: door secuur te werken en met duidelijke rechten, versoepel je het gehele proces.
Bij SmartDocuments ondersteunen we organisaties in hun transformatie naar digitaal toegankelijke documenten. Dat doen we met training, advies en slimme software. Benieuwd wat dat inhoudt? Neem contact met ons op!
Bron: SmartDocuments, Foto: SmartDocuments
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
