Woningcorporaties beschikken over enorm veel data. Vidomes – verantwoordelijk voor zo’n 19.000 vhe in Zuid-Holland – beheert alleen al meer dan één miljoen documenten. Documenten die moeten voldoen aan de AVG en niet ongelimiteerd bewaard mogen worden. CorporatieGids sprak met business adviseur Informatisering & Digitalisering Tineke de Vries over hoe de corporatie voldoet aan wet- en regelgeving, het automatisch herkennen van ‘verboden’ documenten door AI en het voordeel van dataminimalisatie.
De gedachte dat je als woningcorporatie niet langer alle mogelijke data moet bewaren, landt steeds meer binnen Vidomes. “Het willen bewaren van documenten is natuurlijk heel logisch,” begint Tineke het gesprek. “Het voelt immers goed iets te bewaren en info verzamelen zit meer in onze natuur dan het opschonen hiervan. Want wat als je de documenten later nodig hebt? Vanuit drie punten – willen voldoen aan de AVG, privacygevoelige informatie beter beschermen en duurzaamheid – groeit echter het bewustzijn dat niet alle data voor altijd nodig zijn. Daarom zijn we vanuit Vidomes aan de slag gegaan met het opschonen en verwijderen van niet langer relevante informatie.”
Miljoen documenten
Een enorme klus aangezien Vidomes over meer dan een miljoen documenten beschikt. “Door de jaren heen hebben wij enorm veel gegevens verzameld die je nu niet altijd meer mag bewaren. Deze informatie moet dus verwijderd worden. Aan de andere kant beschikken we ook over oude informatie die niet langer relevant is voor onze bedrijfsvoering. Beide typen data willen we verwijderen en maskeren, en tegelijkertijd medewerkers bewust maken van de rol die zij in de informatieverzameling spelen. Dat houdt in dat we in gesprek gaan of bepaalde data wel nodig zijn, nagaan of het relevant is voor jou persoonlijk of ook voor de rest van de organisatie, het goed opslaan van documenten en de juiste bewaartermijnen hieraan koppelen. Dat is uiteindelijk niet alleen veiliger, maar zorgt er ook voor dat de vindbaarheid van wél relevante documenten toeneemt.”
Verantwoordelijk voor je eigen archivering
Die andere kijk naar het bewaren van informatie is iets wat volgens Tineke continu herhaald moet worden: “We automatiseren – net zoals veel andere corporaties – veel. Processen die bijvoorbeeld via ons ERP-systeem Tobias 365 lopen, maken automatisch documenten en data aan die worden gearchiveerd. Hetzelfde geldt voor andere systemen die vaak een knop hebben waarmee automatisch een document wordt verzonden naar ons ECM E-Content. Mensen zijn echter vaak bepaalde patronen gewend en voelen het goed opslaan en beheren van data als extra administratieve last. Bij Vidomes is echter iedereen verantwoordelijk voor de data waar hij of zij mee werkt. Onderdeel daarvan is goede archivering.”
Niet altijd waardevol
Dat niet alle data altijd waarde heeft, licht Tineke toe met een voorbeeld: “Stel, bijvoorbeeld een mailing aan een groep bewoners van een complex over een renovatie. Enorm interessant en belangrijk om te bewaren, gedurende het project en kort erna. Maar wat is de relevantie na één, drie of zelfs vijf jaar? De renovatie is voorbij en bij huurdercontact zal het over andere zaken gaan. Als je zulke documenten niet automatisch verwijdert, blijft het vindbaar op de klantkaart waardoor écht relevante informatie lastiger te vinden is.”
Bewaartermijnen koppelen
Vidomes wil de komende periode bewaartermijnen aan haar documenten koppelen. “Zo zorgen we ervoor dat niet relevante data op tijd worden verwijderd, maar ook dat belangrijke data niet te vroeg verdwijnen. De afgelopen jaren hebben we de tijd ervoor genomen dit goed in te richten. Bewaartermijnen koppelen aan al je gegevens is immers een enorme klus en we willen dit in één keer goed doen.”
AI-tool
Het daarnaast AVG-proof maken van oude gegevens doet Vidomes samen met Van Dinther, de leverancier van haar ECM-software. Tineke: “Wij slaan enorm veel data op in hun E-Content. Vanaf 2018 zijn we begonnen met het anders opslaan van data maar we hebben nog steeds een enorme erfenis van de jaren ervoor. Van Dinther heeft functionaliteit in haar software zitten waarmee je ID-bewijzen in kaart kon brengen om vervolgens te maskeren. Alleen dekte die functie niet alle documenten. Als een document bijvoorbeeld scheef was gescand, werd deze niet herkend en niet verwijderd. Gelukkig is Van Dinther al enige tijd de samenwerking aangegaan met de leverancier van een AI-tool om zulke informatie op te sporen, te maskeren of te verwijderen, én faciliteert het proces voor efficiënte en veilige inzet van deze tooling. Hiermee hebben wij de ongewenste data binnen Vidomes aangepakt. Zo voldoen we aan de vigerende wetgeving op dit gebied.”
Nauwkeurige schoonmaak
“Voorafgaand aan het gebruik kijk je wat de scope is van de opschoning,” legt Tineke het proces uit. “Je kijkt welke documenten je wilt schonen en welke data je wilt verwijderen. In ons geval viel hier het blurren van Burgerservicenummers onder, het vervangen van ID-documenten door lege pagina’s en het verwijderen van inkomensbewijzen. We hebben E-Content in een testomgeving met de tool schoongemaakt en middels steekproeven gekeken wat de kwaliteit hiervan was, waarna de data binnen E-Content écht is vervangen.”
“Het grote voordeel van deze technologie is de tijd die het kost. Als we dit zelf hadden moeten doen, had dit veel fte én veel tijd gekost. Daarnaast leert het van andere corporaties waar het eerder is geweest, waardoor het steeds nauwkeuriger schoonmaakt.”
Volwassen datamanagement
Het plan voor Vidomes is om de komende periode bewaar- en vernietigingstermijnen steeds beter in te richten. “Daarnaast stappen we over van netwerkschijven naar SharePoint, waar ook een opruimronde bij hoort. In de toekomst zullen we steeds meer gebruikmaken van Microsoft en haar producten, zoals SharePoint en Teams. We willen daarbij nieuwe functies als datakwalificaties benutten. Dan kunnen bestanden in SharePoint worden gecodeerd qua type bestand, waardoor we meer grip hebben op wie erbij mag, hoe we het kunnen ontsluiten en welke bewaar- en vernietigingstermijn erbij hoort. Zo blijven we werken aan beschikbare, integere en betrouwbare data. Dat is wat mij betreft de volgende stap naar steeds meer volwassen informatiemanagement.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Benzoix
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
