De documentcreatietool van SmartDocuments maakt het eenvoudig om prachtige, gepersonaliseerde documenten te genereren – volledig geautomatiseerd en wel. Hoe zit dat wanneer het niet om tien of honderd documenten gaat, maar om meer dan tienduizend?
Als je in een organisatie werkt waar veel documenten worden gemaakt, weet je hoe tijdrovend en foutgevoelig het is om elk document handmatig op te stellen. Of het nou brieven of facturen zijn, zeker als je brieven wil personaliseren, is de kans op fouten groot. Wil je ze dan ook nog allemaal in de juiste huisstijl hebben, dan mag je aardig wat tijd reserveren om je taken af te ronden.
Gestroomlijnde documentcreatie
Gelukkig zijn er hulpmiddelen (zoals SmartDocuments :-)) beschikbaar die het genereren van documenten stroomlijnen en op deze manier geld en tijd besparen. Bovendien werkt het ook nog eens veel fijner, simpelweg omdat het uitsluiten van repeterende taken en efficiënt je werk kunnen doen energie oplevert. De software van SmartDocuments doet dat met behulp van slimme templates; met onze oplossing beheer je de content van je sjabloon en huisstijlelementen (zoals het logo en lettertype) in een centrale omgeving. Documenten worden gemaakt op basis van vooraf aangemaakte sjablonen en gepersonaliseerd door de eindgebruiker met een handige vraag-antwoorddialoog, of geautomatiseerd, zoals met XML of JSON.
Grote aantallen, complexe documenten
Stel: je wil écht grote hoeveelheden, complexe documenten genereren met onze softwaretool. Denk aan facturen, salarisstroken, of een brief over een aanstaande huurverhoging, gericht aan tienduizenden ontvangers, bijvoorbeeld. Dan hebben we het over complexe documenten met allerlei onderlinge verschillen, meer dan alleen een gepersonaliseerde adressering. Ondanks al die variaties moeten die documenten wel in hetzelfde format worden gegoten.
Als dit jullie dagelijkse gang van zaken is, dan is onze module Hoogvolume de oplossing. Want, hoewel onze software het proces zo efficiënt en geautomatiseerd mogelijk wil laten verlopen, loop je bij zulke hoeveelheden toch al gauw tegen de grenzen van het maximaal haalbare aan. Dit omdat de automatisering van deze aantallen documenten nou eenmaal veel vraagt van de systemen waar je mee werkt. Hiervoor hebben we de Hoogvolume module ontwikkeld.
Asynchrone wachtrijen
Onze module Hoogvolume stelt je in staat om snel en efficiënt grote aantallen documenten te maken. Werk je met deze module, dan is het bijvoorbeeld mogelijk om met 1000 verschillende XML-bestanden 1000 verschillende documenten te genereren. Waarom je deze module nodig hebt? Het ophalen van gegevens, deze juist overnemen in het sjabloon, het vervolgens creëren en versturen van het document zijn verschillende processen die voor al die documenten moeten worden doorlopen. Complex en belastend als het om zulke aantallen gaat. Daarom werkt onze Hoogvolume module met verschillende wachtrijen, die asynchroon worden afgewerkt. Dat maakt ingrijpen eenvoudig wanneer er ergens in één van de processen iets niet goed gaat – en bovendien maken we ook nog inzichtelijk bij welk document het mis ging.
Ook is het met onze Hoogvolume oplossing mogelijk om de verschillende processen vooraf in te plannen. Zo ben jij de gehele workflow van al die complexe documenten helemaal de baas.
En de mailmerge dan?
Mailmerge, die kennen we ook, wat is dat ook alweer? Mailmerge is het ouderwets samenvoegen van gegevens uit één database (zoals bijvoorbeeld een Excel spreadsheet) in een word processor zoals Word in één documentsjabloon. Ook dit is mogelijk met SmartDocuments, met onze module Multi Document Output (MDO). Het verschil met onze oplossing voor hoogvolume is dat we het bij mailmerge hebben over één bronbestand dat via één sjabloon alle documenten genereerd. Werk je met meerdere bronbestanden of maak je tienduizenden documenten, dan is hoogvolume de module die je nodig hebt.
Onze oplossing komt dus van pas in elke situatie waarin je snel maar ook nauwkeurig grote aantallen documenten wil genereren. Door het maken van documenten te automatiseren, bespaar je tijd, verminder je fouten en verbeter je de consistentie en nauwkeurigheid van documenten. Met de Hoogvolume module, komt daar nog bij dat je gecontroleerd grote (maar dan ook echt gigantische) hoeveelheden documenten kunt genereren. Meer weten over onze Hoogvolume module? Neem contact met ons op!
Bron: SmartDocuments, Foto: SmartDocuments
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
