Documentcreatie aan de hand van vaste sjablonen en met behulp van een vraag- en antwoordscherm. SmartDocuments houdt het graag simpel (& smart). Voeg daar een prachtige preview-functie aan toe en het documentcreatiefeest is compleet. Want zeg nou zelf: zien wat je doet is wel zo lekker.
In den beginne… gebeurde documentcreatie gewoon in Microsoft Word. Wel zo makkelijk, want wie kan er niet overweg met het heerlijke vertrouwde Word! Er werd een sjabloon aangemaakt en met dit template ging je vervolgens in Word aan de slag. Een toegankelijke manier van documentcreatie die ook bij SmartDocuments werd ingezet. En toch kozen we ervoor om deze manier van werken achter ons te laten en onze klanten een andere oplossing te bieden. Waarom? Omdat wij weer eens dachten dat het beter kon (what else is new).
Te veel vrijheid is ook niet goed
Wat in de kop zit, zit bij SmartDocuments niet in de kont. Al vrij snel evolueerde de oude wijze van documentcreatie naar de huidige situatie, waarin gebruik wordt gemaakt van het vraag- en antwoordscherm. Waarom is dit dan precies beter? Simpel, je beperkt de vrijheid die de maker van het document heeft. Alhoewel we in Nederland niet echt gediend zijn van vrijheidsbeperking, dient het in het geval van documentcreatie een doel. Want hierbij bestaat er wat ons betreft wel zoiets als te veel vrijheid. Wanneer er direct in een Word-template gewerkt wordt, heeft de gebruiker de mogelijkheid om meer aan te passen dan alleen de invulvelden. In Word kan de gebruiker namelijk ook de algemene teksten en standaardonderdelen aanpassen. En geloof ons, dat gebeurt dan ook! De mens is nu eenmaal van nature eigenwijs. En dus past Jan van accounting naar eigen inzicht het design een beetje aan (oranje is toch net iets mooier dan de huiskleur rood) en gaat Theo van backoffice regelmatig los op het gebied van taalgebruik. Fijn, mensen die initiatief tonen. Niet heel goed voor de uniformiteit in je communicatie daarentegen.
Het bewaken van de huisstijl
De vorige alinea beschrijft precies waarom je documentcreatie-software wilt gebruiken. Door te werken met een vraag- en antwoordscherm beperk je mensen wel in hun vrijheid, maar het is dé manier om de huisstijl te bewaken. Alleen zo blijft de communicatie uniform en zorg je voor een professionele uitstraling naar buiten toe. Een handjevol mensen maken de templates voor de hele organisatie en bewaken de kwaliteit hiervan. De rest van de organisatie hoeft slechts de vragen te doorlopen om het document te personaliseren. Zo behoudt het document de kwaliteit en uitstraling die jullie als organisatie beogen. Staat Microsoft Word dan helemaal buiten spel? Zeker niet! Dat eerdergenoemde handjevol mensen (het beheer) maakt de templates nog gewoon in Word, maar dan met de mogelijkheden van onze template builder “SmartEditor”.
De document-preview: zien wat je doet
In het ouderwetse Word-template zag de gebruiker direct het resultaat van zijn toevoegingen en aanpassingen terug. Eén van de positieve punten van het werken in Word. Het geeft een gevoel van controle en het bevestigt dat je het juiste doet. Laten we wel wezen: je schildert toch ook niet met je ogen dicht? Precies! En met die gedachte werd de documentcreatie-software van SmartDocuments voorzien van een preview-functie. Mensen zien nu eenmaal graag wat ze aan het doen zijn. Terwijl je op links het vraag- en antwoordscherm invult, zie je jouw antwoorden op rechts in het document verschijnen. Zo zie je direct hoe het document eruit komt te zien. Dit geeft jou als gebruiker een stukje rust en het vertrouwen dat het document correct gegenereerd zal worden.
Bron: SmartDocuments, Foto: SmartDocuments
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
