• Home
• Nieuws

Sensus process management helpt Antares ambitieuze doelstellingen te halen

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 16 April 2025

Antares is in 2000 ontstaan uit een fusie van drie woningcorporaties en heeft ruim 70 werknemers met woningen verspreid over meerdere dorpen en steden in Nederland. Antares’ missie omvat het bieden van een betaalbaar, goed onderhouden en duurzaam thuis voor mensen die daar zelf niet in kunnen voorzien. Voor dit artikel mochten we Sjriek Simons interviewen, die al ruim vier jaar werkzaam is bij Antares als controller. Met een achtergrond in de financiële wereld heeft hij veel ervaring opgedaan in procesmatig werken en risicobeheersing. Deze kennis past hij nu met succes toe binnen Antares. “De combinatie van wat ik vroeger geleerd heb, is hier perfect toe te passen,” vertelt hij. In dit artikel neemt Sjriek ons mee in hoe Antares procesmanagement heeft geïntegreerd, welke uitdagingen ze tegenkomen, en welke plannen er liggen voor de toekomst.

De implementatie van procesmanagement
Antares gebruikt Sensus BPM Online al meer dan tien jaar. Sjriek bouwde verder op de solide basis die zijn voorganger had gelegd, waaronder een overzichtelijke organisatie- en applicatieboom. Vervolgens kon Sjriek hierop voortborduren door deze basis uit te breiden en te verdiepen. Zo zijn er veel links toegevoegd in de processen naar werkinstructies en beleidsstukken. “Sensus BPM Online is voor ons een kapstok, geen module voor gedetailleerde werkinstructies. De kracht ligt in de eenvoud: procesbeschrijvingen zijn kort en helder, met links naar werkinstructies of beleidsstukken. Zo vormt Sensus BPM Online een leidraad.” Sjriek benadrukt dat het belangrijk is dat de processen duidelijk zijn. Wat wordt er bedoeld en wie is er verantwoordelijk voor welke stap? Duidelijke processen en een goed ingerichte structuur helpen een organisatie efficiënt en effectief te functioneren.

Procesmanagement is een collectieve inspanning
Sjriek benadrukt dat het succes van procesmanagement een collectieve inspanning is: “Ik zorg zelf voor de volledigheid en juistheid van Sensus, maar het procesmanagement is van ons allen. Ik maak niet zelf de processen, ik help mensen om ze te maken. Daarnaast ondersteun ik medewerkers bij het vertalen van processen naar risicobeheersing: Welke risico’s zijn er en welke beheersmaatregelen zijn aanvullend nodig?” Hoewel Sjriek het procesmanagement in Sensus BPM Online coördineert, ligt de verantwoordelijkheid voor de inhoud van de processen bij de proceseigenaren binnen Antares.

Eigenaarschap als sleutel tot succes
Een belangrijke uitdaging bij het implementeren van procesmanagement is het creëren van eigenaarschap bij medewerkers. Binnen Antares worden verschillende proceseigenaren aangewezen, die verantwoordelijk zijn voor het actualiseren van hun processen en samen met de manager analyseren of er wijzigingen nodig zijn. Zodra dat het geval is, initieert de proceseigenaar deze wijzigingen. Toch is proceseigenaarschap niet voor iedereen meteen duidelijk, merkt Sjriek op: “Mensen vragen vaak: Wat houdt dat precies in? Wat moet ik allemaal doen?” Om dit te verbeteren, organiseert hij intervisiebijeenkomsten waarin proceseigenaren in kleine teams samenkomen, knelpunten bespreken en van elkaar leren.

Intervisiebijeenkomsten
Tijdens de intervisiebijeenkomsten gaat Sjriek in kleine groepjes na: “Waar loop ik nu tegenaan als het gaat over eigenaarschap op het gebied van procesmanagement? In de groepjes is er een verdeling tussen mensen die dagelijks met de processen bezig zijn en mensen die wat minder met de processen bezig zijn.” Sjriek legt uit dat door medewerkers die dagelijks met processen werken te laten samenwerken met de anderen, synergie ontstaat en het eigenaarschap wordt versterkt. Deze intervisiesessies vinden drie keer per jaar plaats en dragen bij aan levendig procesmanagement. “In deze groepen krijgen de proceseigenaren steun en realiseren ze zich dat ze het samen doen,” aldus Sjriek.

Verantwoordelijkheden
In de praktijk verloopt de verdeling van de verantwoordelijkheden niet altijd vlekkeloos; door drukte en andere prioriteiten zien collega’s het soms als een ballast en nemen er niet altijd de tijd voor. Toch ligt de verantwoordelijkheid voor het oplossen hiervan niet bij de controller of coördinator, maar bij de manager als opdrachtgever. “Ik spreek de manager erop aan dat gemaakte afspraken niet worden nagekomen en laat het aan hem over of hij de prioritering wil aanpassen of hoe hij mensen aanspreekt,” legt Sjriek uit. Hij is verantwoordelijk voor het signaleren van knelpunten, maar niet voor het tijdig oplossen ervan.

Een tip voor andere organisaties
Voor organisaties die met procesmanagement willen beginnen, heeft Sjriek een belangrijke tip: “Begin klein. Maak het jezelf niet te moeilijk. Beschrijf eerst wat je nu doet en niet wat je zou willen doen. Procesmanagement moet een weerspiegeling zijn van de huidige werkwijze, niet van een ideale situatie. Als je te veel wilt veranderen, wordt het onoverzichtelijk en verlies je draagvlak.”

Toekomst
Met het implementeren van intervisiebijeenkomsten wil Antares procesmanagement naar een hoger niveau tillen. “Over een jaar verwacht ik te kunnen zeggen dat deze bijeenkomsten echt een boost hebben gegeven aan het eigenaarschap en het levendig houden van procesmanagement. Duidelijke afspraken en een heldere rolverdeling zorgen ervoor dat mensen weten wat er van hen verwacht wordt.”

Sjriek kijkt met vertrouwen vooruit. “Het mooie aan procesmanagement is dat je continu kunt verbeteren. Door samenwerking en een duidelijke structuur zorgen we ervoor dat Antares efficiënt en effectief blijft werken. Procesmanagement is geen doel op zich, maar een middel om samen verder te groeien.”

Bron: Sensus process management, Foto: Antares