Woningcorporaties die zich opmaken voor de digitale transformatie, doen er goed aan om verder te kijken dan het applicatielandschap alleen. De vaardigheden, kennis en het gedrag van medewerkers zijn minstens zo belangrijk. Wooninc. ontwikkelde daarom onder andere de digitale DNA-scan. In gesprek met CorporatieGids Magazine vertellen Directeur Bedrijfsvoering Ronald Frins, Functioneel ICT Regisseur Sandrine van der Velden en Controller Jarno Berens hoe de corporatie uit Eindhoven dit heeft aangepakt.
Wooninc. actualiseert iedere vier jaar haar ondernemingsplan, begint Ronald het gesprek: “Wij zien momenteel een enorme kentering in de maatschappij die we in ons nieuwe plan moeten meenemen. Als gevolg van de wooncrisis is er een grote vastgoedopgave, wat ons vraagt om stappen te zetten rond beschikbaarheid en betaalbaarheid. Daarnaast verandert de manier waarop we communiceren. Dat gaat steeds sneller en steeds vaker digitaal. Dit noemen wij in het ondernemingsplan ‘woningcorporaties in transitie’ en ‘digitalisering zet door’ en daar moeten wij een antwoord op formuleren. Dat doe je niet alleen door te komen met nieuwe technische oplossingen, maar ook door het digitale DNA van je medewerkers te verbeteren.”
Organisatie meenemen
“We spelen in op deze digitale transformatie door in te zetten op een verbetering van onze organisatie,” gaat Sandrine verder. “In andere woorden: het slimmer en anders organiseren met optimale inzet van digitalisering. We bekijken de bestaande processen, verbeteren deze en kijken daarbij naar de kansen op het gebied van standaardisatie, automatisering en digitalisering. Ook streven we ernaar om zoveel mogelijk digitaal en datagedreven te werken. Om deze ambitie waar te maken, investeren we in kwalitatief goede systemen en processen. Ons ERP-systeem is binnenkort end-of-life. Om te komen tot een nieuw ERP-systeem dat bij ons past, combineren we deze zaken.”
Gebalanceerd team
“We hebben hiervoor een kernteam samengesteld met daarin een dwarsdoorsnede van medewerkers uit de hele organisatie,” vertelt Ronald. “Dus niet alleen MT-leden en leidinggevenden, maar ook gebruikers van het ERP-systeem. Die hebben immers een heel andere blik en door hen erbij te betrekken, creëren we een gebalanceerd team met input uit alle geledingen van de organisatie. Dat zorgt voor een positieve sfeer wat samenwerken makkelijker en leuker maakt.”
Twee scans
De snelle digitale en technologische veranderingen vragen veel van de organisatie, legt Jarno uit: “We vinden het heel belangrijk dat medewerkers meekunnen in deze ontwikkelingen. En iedere medewerker is anders. Om ervoor te zorgen dat we iedereen op de juiste manier meenemen en -krijgen, hebben we twee scans ontwikkeld: de digitale DNA-scan en de Leerstijlentest.”
“Beide tests zijn op maat gemaakt door en voor medewerkers van Wooninc. Het is een unieke aanpak waarmee we de kansen en uitdagingen op het gebied van digitaal DNA inzichtelijk maken én er op gericht niveau op in kunnen spelen. Op basis van de uitkomsten van de tests maken we passende trainingen en handleidingen op organisatie-, afdelings- en teamniveau. Zo nemen we onze medewerkers mee in de digitalisering en houden we ze aangehaakt.”
Leerstijlen
De afgelopen periode heeft de organisatie de Leerstijlentest uitgerold, blikt Ronald terug: “In deze test onderscheiden we vier verschillende stijlen: de doener, denker, beschouwer en beslisser. Bij het neerzetten van een leerplan is het waardevol om te weten welke ‘stijl’ bij een medewerker past, want de invulling verschilt nogal. Een doener ontdekt bijvoorbeeld door zelf rond te klikken en wil licht begeleid worden, terwijl een denker het heel theoretisch benadert. Je wilt voorkomen dat je een generiek opleidingsproduct hebt dat niet aansluit bij een groot deel van de medewerkers. Nu kunnen we het veel meer op persoon- en teamniveau toespitsen.”
Digitaal DNA
In september gaat Wooninc. aan de slag met de digitale DNA-scan. Op de vraag wat dat precies inhoudt, vertelt Sandrine: “Digitaal DNA houdt in dat medewerkers in hun werk digitalisering efficiënt inzetten en geen belemmering voelen bij het inzetten van digitale producten. Daarin zit een stuk kennis – bijvoorbeeld over het Microsoft-pakket dat je gebruikt of de dashboards die je aanmaakt – maar ook een gedragscomponent. Het is belangrijk dat wanneer een medewerker een belemmering ervaart, hij of zij dit zelf proactief oplost. Bijvoorbeeld door de juiste collega’s te benaderen voor hulp. Daarnaast vraagt digitaal DNA ook om persoonlijke ontwikkeling in hoe je tegen zaken als informatiebeveiliging en privacy aankijkt, en je daar bewuster van bent in je werkzaamheden.”
Zelfredzaamheid
Vooral het proactief oplossen van belemmeringen is volgens Ronald een belangrijk punt. “Zelfredzaam zijn is iets waarin we mijn inziens stappen kunnen zetten. Niet iedereen hoeft op hetzelfde kennisniveau te zitten, maar je moet wel weten hoe je de juiste hulpvraag stelt en op welk moment je dit doet. Dat doe je onder andere door de organisatie te laten ervaren dat íedere vraag gesteld mag worden zodat je leren juist stimuleert. Het gaat immers niet om wat goed of fout is, maar dat je probeert elke dag je werk een stukje beter te doen.”
“Je kunt daarnaast pas aan gedragsverandering werken als mensen nut en noodzaak inzien,” gaat Jarno verder. “Zeggen dat je moet veranderen omdat de wereld digitaliseert zorgt niet dat het gaat leven. Vertaal de grote verandering naar kleine stapjes. Een voorbeeld is dat we samen hebben gezeten met procesbetrokkenen en een aantal processen tot in kleine processtapjes hebben uitgeschreven. Zo brachten we per processtap in kaart waar verspillingen zitten, en die hebben we opgelost. De collega’s werden daar enthousiast van omdat ze het resultaat direct konden zien. Dat enthousiasme verspreidt zich vervolgens als een olievlek door de organisatie.”
Vragenlijst
Bij het creëren van de digitale DNA-scan heeft Wooninc. samengewerkt met Chaptr2. Jarno: “Wij hebben ervoor gekozen zelf een vragenlijst te maken op basis van een algemene vragenlijst van Chaptr2. Hierin hebben we aanpassingen doorgevoerd zodat het goed aansluit op onze organisatie en de focus die wij willen leggen. Chaptr2 begeleidt ons en faciliteert het uitvragen, waardoor we kunnen zien waar de kansen en uitdagingen liggen om tot een beter ontwikkeld digitaal DNA te komen.”
Digitale transformatie omarmen
Wooninc. staat aan de vooravond van de selectie en implementatie van een nieuw ERP-systeem, een groot traject, sluit Sandrine af: “Een nieuw systeem heeft een grote impact op de organisatie. Het is belangrijk dat onze collega’s ook in de toekomst goed meekunnen. De scans zullen daar naar verwachting een grote meerwaarde bij gaan leveren.” Ronald vult aan: “Uiteindelijk wil je de organisatie in beweging brengen. Mijn ultieme droom is dat mensen ervaren dat veranderen niet eng is. Dat doen we door ze handvatten te bieden zodat ze met kleine stapjes de verandering eigen kunnen maken. Zo zorgen we voor draagvlak en kunnen we de digitale transformatie omarmen.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Ellis Rijkers
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
