• Home
• Nieuws

Rob Boogaard (Clavis): Lagere werkdruk en tijdswinst door de inzet van AI

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 2 September 2025

Waar veel woningcorporaties nog aan het verkennen zijn wat AI precies voor hen kan betekenen, heeft Clavis uit Terneuzen al flinke stappen gezet. Vanuit de overtuiging dat kunstmatige intelligentie het werk leuker, efficiënter en toekomstbestendiger kan maken, experimenteert de corporatie actief met toepassingen in het klantcontactcentrum, beleidsvoorbereiding én het opstellen van de jaarverantwoording. Manager Financiën & ICT Rob Boogaard vertelt in gesprek met CorporatieGids Magazine hoe de inzet van AI onder andere de werkdruk verlaagt, medewerkers zelf het voortouw laat nemen en waarom het cruciaal is voor een succesvolle ERP-implementatie in 2026.

Clavis is een woningcorporatie met ongeveer 2.500 vhe, begint Rob het gesprek: “Dat is niet heel groot, en betekent dat we weinig specialisten hebben. Tegelijkertijd hebben we door de geringe omvang wel veel slagkracht om snel vernieuwingen door te zetten. Zo hebben we al veel ervaring met Power BI in allerlei rapportages. Toen AI aan het doorbreken was, merkten we dat medewerkers hier al op eigen houtje mee begonnen waren en zagen we al snel kansen om ons werk sneller én leuker te maken.”

Inspiratiesessie
De corporatie uit Zeeuws-Vlaanderen is begonnen met een inspiratiesessie zodat alle medewerkers ‘mee’ kunnen met AI, en niet alleen de experimenterende voorlopers. Rob: “We hebben in deze sessie uitgelegd wat AI is, hoe je hiermee kunt werken en medewerkers uitgedaagd om hiermee te gaan spelen. Wel hebben we als voorwaarde gesteld dat je ‘AI-geletterd’ moet zijn om dit binnen Clavis te mogen doen. Toen kwam direct de nodige creativiteit naar boven; medewerkers gingen bijvoorbeeld afbeeldingen maken of beleidsstukken schrijven met AI. Verder hebben we een aantal mensen gevraagd om in een werkgroep toepassingen te bedenken.”

Gezamenlijk beleid
Een andere AI-actie was het opzoeken van samenwerking binnen ZuidWestSamen: het samenwerkingsverband van Zeeuwse woningcorporaties. Rob: “Hierbinnen hebben we onder begeleiding van een adviesbureau een gezamenlijk AI-beleid gemaakt. Dit om binnen de verschillende organisaties AI op een veilige en effectieve manier te implementeren. Daarbij wordt gekeken naar algemeen beleid, maar ook naar het veilige gebruik van specifieke toepassingen. Er komen immers elke dag nieuwe toepassingen op de markt, die allemaal hun eigen kansen en risico’s met zich meebrengen.”

AI-agent
Op dit moment is Clavis AI aan het implementeren in haar KCC, zodat automatisch antwoord wordt gegeven op klantvragen die per e-mail binnenkomen. “AI kijkt dan naar onze website, ons ‘complexboek’ en de website van ZuidWestWonen, het woonruimteverdeelsysteem waar alle Zeeuwse corporaties mee werken. Een volgende stap is om de mailbox zelf ook als bron te gebruiken. Overigens worden de uitgaande mails nog wel gecheckt door de KCC-medewerkers voordat ze verstuurd worden.”

“Een ander voorbeeld hoe wij AI inzetten is een ‘agent’ die we hebben gemaakt waarmee we ons jaarverslag en jaarrekening hebben kunnen toetsen voordat de accountant dit deed, om te zien of we aan alle richtlijnen voldeden en waar nog verbeteringen nodig waren. Daarbij hebben we door middel van AI ook een inhoudelijke analyse van onze jaarrekening gemaakt. Gekscherend wordt nu gezegd dat de accountant overweegt zich om te laten scholen.”

Tijdswinst
Het gebruik van AI in het dagelijkse werk levert Robs collega’s op meerdere fronten tijdswinst op: “Bijvoorbeeld wanneer je het gebruikt om documenten te laten samenvatten of bij het schrijven van stukken. Ik verwacht dat dit een voordeel is wat zich de komende periode steeds verder uitbetaalt, zodra we AI meer in de vingers krijgen.”

ERP-implementatie
Volgens Clavis is die tijdswinst onder andere cruciaal om volgend jaar succesvol een nieuw ERP-systeem te kunnen implementeren. “Voor zo’n grote systeemverandering is capaciteit nodig,” legt Rob uit. “Het gewone werk moet uiteraard doorgaan en we huren het liefst geen extra capaciteit in om dit te doen. Dat is duur en een zoektocht om de juiste mensen te vinden. We willen de implementatie daarom zoveel mogelijk met onze eigen mensen doen, en daarom is de investering in AI-toepassingen zo waardevol. Het maakt ruimte vrij en ook na de ERP-implementatie hebben we daar veel plezier van. Op deze manier ontwikkelen onze medewerkers zich op twee fronten.”

Weten wat AI inhoudt
Om als organisatie AI te kunnen omarmen, is het nodig dat medewerkers weten wat AI inhoudt. “Dat betekent dat je niet alleen de leuke toepassingen, maar ook de minder goede kanten kent. Wees je ervan bewust dat de informatie die je krijgt nog weleens fout kan zijn, en toets dit ook. Verder vragen we medewerkers geen persoonlijke gegevens te gebruiken. We zijn ongeveer drie jaar geleden volledig overgegaan naar de Microsoft Teams-omgeving en werken volledig in de cloud. Momenteel werken we dan ook met Microsoft Copilot voor AI, aangezien dit voor alle medewerkers toegankelijk is. Een klein aantal collega’s werkt daarnaast met ChatGPT, zodat beide applicaties vergeleken kunnen worden. Daarbij maken we wel gebruik van de betaalde versie, omdat dit veiliger is en de gegenereerde antwoorden beter zijn.”

Stilstand is achteruitgang
Rob is inmiddels overtuigd en voelt dat AI het werk bij de Zeeuws-Vlaamse corporatie de komende jaren écht gaat veranderen: “Stilstand is meer dan ooit achteruitgang. We kunnen het ons niet permitteren om deze technologie niet te omarmen. Zoals eerder genoemd zijn we binnen Clavis druk bezig met de voorbereidingen voor implementatie van een nieuw ERP-systeem. Momenteel zitten we in de selectiefase en we merken dat eigenlijk alle ERP-leveranciers ook inzetten op AI, zodat dit binnen hun systeem gebruikt kan worden. Verder hoop ik dat door middel van AI de regeldruk binnen corporaties kan afnemen, omdat we informatie efficiënter kunnen aanleveren. Echter kan het wel betekenen dat toezichthouders ook AI zullen gaan gebruiken, waardoor corporaties mogelijk weer met extra vragen worden geconfronteerd. Uiteraard moet dit alles meehelpen om onze huurders beter van dienst te kunnen zijn.”

CorporatiePlein
Op 11 september vertelt Rob meer over de AI-stappen van Clavis tijdens een theatersessie op CorporatiePlein. “Op veel plaatsen wordt inmiddels geschreven over AI. Pak de vorige editie van CorporatieGids Magazine er bijvoorbeeld maar bij, en je ziet heel wat artikelen staan over dit onderwerp. Tijdens de theatersessie vertel ik hoe wij als Clavis zijn begonnen met AI, hoe we dit hebben geïmplementeerd binnen onze organisatie en wat collegacorporaties daarvan kunnen leren. Ook vertel ik over hoe we het AI-beleid hebben gemaakt, wat de hoofdlijnen hiervan zijn én laat ik een aantal toepassingen zien die ‘AI-openers’ kunnen zijn, ook voor corporaties die zelf ook al hun eerste stappen hebben gezet.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Linda Hemmes