Patrimonium Groningen wil slag maken met Tobias AX

Christelijke Woningstichting Patrimonium ging 18 november live met Tobias AX. Het selectietraject dat eraan vooraf ging, werd volledig op eigen kracht uitgevoerd. Kartrekkers Anneke Lalkens en Harmen Jan Veldhuis, beiden sinds 2018 werkzaam bij de corporatie en daarmee betrekkelijk ‘nieuw’ in de sector, blijven er Gronings nuchter onder. ‘’Met Tobias AX kunnen we een slag maken op automatiseringsgebied.’’

Patrimonium zet zich al meer dan 100 jaar in voor volkshuisvesting in de gemeente Groningen met circa 6.700 woningen, verspreid over de hele stad. Het dagelijks onderhoud wordt grotendeels uitgevoerd door de eigen technische dienst.

Corporatie versus onderwijs
Anneke is er manager Financiën en Bedrijfsvoering en werkte voor haar overstap naar de corporatiesector ruim zeven jaar in het onderwijs. Op de vraag welke verschillen ze ziet tussen beide bedrijfstakken, zegt ze: ‘’Op financieel gebied zijn dat de twee uitersten. Voor het onderwijs draait alles om personeel, 85% van de kosten zijn personele lasten en het sturen op de begroting. Geld lenen is niet aan de orde. Bij een corporatie draait het onder andere om het betaalbaar houden van de woningen voor de huurders en het zo goed mogelijk invullen van de onderhoudsopgave in de meeste brede zin. Ook de belastingdruk is een groot verschil, voor scholen is dit veel minder aan de orde. De overeenkomst is dat in beide branches collega’s met hart voor het werk aan het werk zijn.’’

Inhaalslag
Harmen Jan was bij zijn vorige werkgever Energiewacht voornamelijk applicatiebeheerder en coördineerde werkzaamheden van de externe programmeurs voor de applicaties. Nu is hij in zijn eentje verantwoordelijk voor automatisering bij Patrimonium. ‘’Het systeembeheer was bij Energiewacht in goede handen van een collega, maar we moesten wel op hoofdlijnen elkaars werk over kunnen nemen. In mijn huidige rol moet ik alles uitvoeren of coördineren, dat is dus veel breder’’, duidt hij de verschillen. ‘’Ik heb dus ook op bepaalde gebieden best een inhaalslag moeten maken maar alles verloopt zeer voorspoedig. Het niveau van de automatisering was laag en er was nauwelijks iets gedocumenteerd. Op zich viel me dat wel tegen om dat allemaal uit te zoeken. Ik verbaasde me erover dat er zo weinig vastgelegd was.’’

Slag maken
Over de reden om een nieuw ERP-systeem te kiezen zijn Anneke en Harmen Jan eensgezind. ‘’Patrimonium wilde een slag maken op automatiseringsgebied’’, legt Harmen Jan uit. ‘’Wij waren er niet van overtuigd dat ons huidige pakket aan al onze wensen kon voldoen.’’

Slagvaardig
Over de aanpak zegt hij: ‘’Anneke en ik hadden gelukkig allebei ervaring in de implementatie van een ERP-pakket. Wij denken dat dit een voordeel is geweest in het succes van het selectietraject. Dat het ons aan jarenlange branche-ervaring ontbrak, bleek minder belangrijk. De collega’s hebben hierin voldoende input kunnen brengen. Met die input vanuit de verschillende afdelingen hebben we zelf een programma van eisen gemaakt en een aantal corporaties in de omgeving bezocht om ons een goed beeld te vormen. Op basis van deze informatie zijn wij zelf het aankooptraject gestart. Wij zijn een kleine slagvaardige organisatie en door zelf de regie te nemen hebben in een korte tijd de keuze kunnen maken en konden we nog dit jaar aan de slag met het nieuwe pakket.’’

Impuls
Patrimonium scoort in de Aedes benchmark een A op bedrijfslasten en doet het met 575 euro geharmoniseerde beïnvloedbare netto bedrijfslasten per vhe erg goed. Op de vraag of dat voor Anneke een beetje op de winkel passen betekent, zegt ze lachend: ‘’Zeker niet. De organisatie heeft inderdaad al grote slagen gemaakt. Nu we live zijn met Tobias AX krijgt dat een extra impuls. Hoe gaan we het pakket optimaal gebruiken? Hoe kunnen we optimaal gebruik maken van de stuurinformatie? Dat gaan we nu ervaren.’’ Anneke kijkt desondanks ook alweer vooruit. ‘’We hebben nog een aantal wensen op ons lijstje die we de komende jaren nog meer willen realiseren. Zo willen we de tevredenheid van onze huurders gaan volgen, gaan we volop aan de slag met verduurzaming en gaan ons voorbereiden op de OOB-status.’’

Klein houden
Ook leven er nog wel een paar automatiseringswensen, ware het niet dat Anneke en Harmen Jan waken voor wildgroei in het applicatielandschap. ‘’Onze visie is het standaard houden van alle programma’s en zo weinig mogelijk externe programma’s aanhouden en zoveel mogelijk binnen het ERP-pakket registreren. We hebben voor diverse extra programma’s die we nog in gebruik hadden de contracten beëindigd. We willen zo lean mogelijk werken, de organisatie klein houden en het werk zo efficiënt en effectief uitvoeren. We willen nog wel enkele modules van Trace & Treasury in gebruik nemen die ons verder gaan helpen bij de vastgoedsturing.’’

Mijlpaal
De implementatie en ingebruikname van Tobias AX is voor zowel Patrimonium als Aareon een mijlpaal. Aareon heeft haar klanten in alle delen van het land zitten, maar klandizie in buurprovincie Groningen ontbrak nog altijd op het palmares. Met de keuze van Patrimonium voor Aareon is dat geschiedenis. De Groningse corporatie werd dan ook met open armen ontvangen.

Doorslag
Voor Patrimonium betekent de mijlpaal van de live-gang van Tobias AX vooral een impuls voor de organisatie, die de afgelopen jaren al een ontwikkeling in professionalisering heeft ingezet om mee te komen met de veranderende wereld. ‘’Tobias AX sluit daar het beste bij aan’’, zegt Anneke. ‘’Met name de apps voor de collega’s buiten de deur gaven de doorslag. Dit soort apps in het bijzonder en automatiseren van onze activiteiten over de gehele linie moeten ons helpen om efficiencyvoordelen te behalen en de klant beter van dienst te kunnen zijn.’’

Bron: Aareon, Foto: Aareon