• Home
• Nieuws

Overstappen naar Office 365: wat betekent dat voor mijn correspondentie?

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 27 June 2018

Systeem- en data-integratie, standaardisatie van processen, cloud-based werken en Office 365. De corporatiesector staat bol van ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering en ICT. Het IT-landschap voor woningcorporaties is de laatste jaren enorm veranderd en de gevolgen voor bedrijfsprocessen (zowel primair als ondersteunend) zijn ingrijpend. Denk hierbij aan de gevolgen van Het Nieuwe Werken, het steeds meer locatie- en device-onafhankelijk werken en de vorming van Klant-ContactCentra. Enerzijds worden er steeds hogere eisen gesteld aan IT-systemen en software, waarbij IT efficiency ondersteunt. Anderzijds stellen klanten hogere eisen aan de dienstverlening van de woningcorporatie. Zij verwachten een goed informatiebeheer en snelle afhandeling van zaken.

Professionele communicatie richting huurders
De woningcorporatiebranche behoort tot één van de meest documentintensieve branches. We zien op dit moment twee belangrijke uitdagingen waar corporaties tegenaan lopen bij de correspondentie met huurders. Ten eerste willen corporaties steeds meer plaats- en tijdonafhankelijk werken. In de ERP-systemen en portalen is dat steeds meer geregeld, maar voor hun correspondentie zijn ze nog vaak gebonden aan verouderde versies van Office. Dit belemmert ze ook om naar Office 365 over te stappen. Daarnaast is het beheer van de correspondentiesjablonen vaak te complex voor medewerkers. Ze zijn toegewezen op de leveranciers, wat automatisch kosten met zich meebrengt.

Plaats- en tijdonafhankelijk werken
Met het gebruik van Office 365 zijn alle documenten altijd en overal bereikbaar. Dit betekent dat alle daartoe geautoriseerde medewerkers overal de huurdersdossiers kunnen lezen. Met simpele zoektermen kunnen alle documenten opgehaald worden zonder een grote zoektocht. Door de toegankelijkheid van huurderdossiers, checklists en andere gestandaardiseerde documenten (sjablonen) kunnen medewerkers ter plekke een oplevering van een woning digitaal verwerken. Dit bespaart tijd en voorkomt dat er fouten worden gemaakt tijdens het invullen van de documenten. Door het digitaal bewerken van het document is het tevens mogelijk om ter plekke foto’s toe te voegen en zowel huurder als verhuurder op locatie het huurcontract te laten tekenen.

Waar eerst een fysieke opslag of een fileshare gebruikt werd om het archief van ‘huurdersdossiers’ te borgen, speelt nu de Cloud-based oplossing van Office 365 de leidende rol. De chaos van verspreiding en toegankelijkheid van documenten is hiermee omgevormd naar structuur en gebruiksvriendelijkheid. Door de stap naar de Cloud te zetten kunnen corporaties kostbare archiefruimtes beperken of zelfs sluiten, wat veel geld en arbeid kan besparen. Ook voor bedrijven die werken met een fileshare is Office 365 een uitkomst voor het bewerken en beheren van documenten. Nooit meer een chaotisch geheel van losse mappen met verschillende toegangsniveaus, die niet-up-to-date documentversies bevatten. In Office 365 werk je altijd met de laatste versies nauw samen met collega’s. Daarnaast is een cloudoplossing vaak goedkoper en toegankelijker.

Uniforme huisstijl in Office 365
Met het oog op betere communicatie tussen verhuurder en huurder is professionaliteit en kwaliteit van groot belang. Documentcreatiesoftware kan hiervoor uitkomst bieden. Met het gebruik van centraal beheerde sjablonen kun je als woningcorporatie eenduidig en foutloos communiceren met huurders. Door als documentcreatieleverancier volledige integratie met Office 365 te bieden, faciliteert iWRITER woningcorporaties om de cloud optimaler te gebruiken. Met het gebruik van iWRITER kan perfect kloppende correspondentie worden gemaakt, met Office 365 als primaire Office-applicatie. Het grote voordeel hiervan is dat corporaties plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Of er nu een online variant van Office 365 wordt gebruikt of men ervoor kiest om Office Pro Plus te installeren, iWRITER zorgt er altijd voor dat de juiste, en meest recente sjablonen voor correspondentie worden gebruikt. Zowel voor de mensen op kantoor als voor de opzichter en inspecteurs in het veld. Doordat de documentcreatiesoftware van iWRITER naadloos aansluit bij zowel Office 365 als SharePoint, is het dé tooling voor niet alleen de procesgestuurde documenten, maar ook voor alle ad hoc correspondentie.

Meer weten over de template management software van iWRITER? Neem dan vrijblijvend contact met ons op of ga naar: www.iwriter.nl/woningcorporaties.

Bron: CorporatieGids 2018 | Foto: iWRITER