• Home
• Nieuws

Over de datum – retentietermijn

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 15 May 2023

Eten dat ‘over datum’ is, gebruiken we niet meer en gooien we weg om weer ruimte in de koelkast te maken. Iets dat iedereen zal herkennen, want wat heb je aan eten waarvan de gebruiksdatum verstreken is?

Retentietermijn 'over de datum'
Eigenlijk geldt dat in het bedrijfsleven hetzelfde maar dan voor documenten en dossiers. Daar zou je een retentietermijn kunnen vergelijken met ‘over de datum’ van eten.

En waarom zou je documenten en dossiers langer bewaren dan nodig is? Als het om een bulk aan ‘overbodige’ documentatie gaat kan dat een groot deel van de storage in beslag nemen. Met alle onnodige kosten en risico’s van dien.

Verplichte periode
De retentietermijn van documenten en dossiers verwijst naar de periode waarin een organisatie verplicht is om documenten en dossiers te bewaren voordat deze worden vernietigd.

Het is belangrijk voor organisaties om de wettelijke vereisten te begrijpen met betrekking tot de retentietermijn van verschillende soorten documenten en dossiers. Door de juiste retentiepraktijken toe te passen, kan een organisatie voldoen aan de wettelijke verplichtingen en ervoor zorgen dat de privacy van individuen wordt beschermd.

Voorbeelden van typische retentietermijnen
De lengte van de retentietermijn varieert afhankelijk van het type document en de aard van de organisatie. Hier zijn enkele voorbeelden van typische retentietermijnen:

• Persoonlijke identificatiegegevens: bewaar deze documenten ten minste vijf jaar na het einde van de relatie met de persoon in kwestie.
• Financiële gegevens: bewaar deze documenten ten minste zeven jaar. Hoewel sommige belastingautoriteiten mogelijk langere retentietermijnen vereisen.
• Medische dossiers: bewaar deze documenten ten minste vijftien jaar na de laatste behandeling van de patiënt.
• Intellectueel eigendom: bewaar deze documenten zolang het intellectueel eigendom actief is en gedurende een redelijke periode daarna.
• Juridische documenten: bewaar deze documenten totdat de juridische kwestie is afgerond. Plus een extra periode die kan variëren afhankelijk van het type kwestie.
• Personeelsdossiers: bewaar deze documenten gedurende ten minste zeven jaar na het einde van het dienstverband.
• Overheidsdocumenten: bewaar deze documenten in overeenstemming met de wetten en voorschriften van de relevante overheidsinstanties.

Retentietermijn vastgesteld, maar zit je dan altijd goed??
De eerste stap, het juist vastleggen van de retentietermijn is al ingewikkeld genoeg. Echter in de praktijk is het nog complexer. Het kan namelijk voorkomen dat in een document waarvan de retentietermijn niet overschreden is, gegevens staan die überhaupt nooit bewaard hadden mogen worden. Denk bijvoorbeeld aan een huurovereenkomst waarvan de retentietermijn nog niet verstreken is, maar die wel een BSN bevat. Dat BSN had nooit verwerkt mogen worden. Maar het hele document weggooien omdat er een BSN in staat, is ook geen oplossing.

Schijnveiligheid
In deze situatie heeft het vaststellen van de retentietermijn dus eigenlijk een soort van schijnveiligheid gecreëerd. Immers, volgens het DMS mag het document nog bewaard worden, terwijl delen van het document er nooit hadden mogen staan. Dit is een dilemma waarbij een DMS niet kan ondersteunen aangezien een DMS zich op het document als geheeld richt. En dit probleem heeft te maken met de inhoud van het document.

Om dit probleem op te kunnen lossen moet je gaan zoeken naar een oplossing om document inhoudelijk op te kunnen schonen. Want alleen dan kun je de ongewenste gegevens verwijderen en rest van het document veilig bewaren.

Dé toepassing met FileFactory
Met de FileFactory biedt EntrD een snel toepasbare oplossing om te zorgen dat de houdbaarheid van documenten echt op orde is en blijft!

Bron: EntrD, Foto: EntrD