Woningcorporaties willen op een goede, duidelijke manier communiceren met hun huurders. Goed documentmanagement is daarbij onmisbaar. Maar daarbij is vaak te weinig oog voor het correct en efficiënt opslaan van beeldmateriaal, terwijl beelden vaak meer zeggen dan woorden. Wat houdt mediamanagement precies in en waarom is dat zo belangrijk voor woningcorporaties? CorporatieGids Magazine sprak erover met Olav Bouts, eigenaar van Docufiller.
Waarom is mediamanagement bij woningcorporaties zo belangrijk?
Woningcorporaties zijn zich bewust van het feit dat het gebruik van beeldmateriaal in corporatieprocessen en huurderscommunicatie een belangrijke rol speelt. Toch ontbreekt het corporaties in de praktijk aan een solide mediabank, of aan te weinig organisatie en structuur in hun beeldenverzameling. Vooral beelden die door medewerkers met hun smartphone worden geschoten of stockbeelden bevatten dikwijls te weinig organisatiestructuur. Wil je situationeel, snel én adequaat kunnen communiceren, dan is een gestructureerde mediabank onmisbaar.
Wat is de essentie van goed mediamanagement?
Een goed georganiseerde mediabank begint bij een structuur die afgeleid is van je communicatiebeleid en ambities. Te vaak zie je dat een mediabank als een middel wordt gezien en dat het niet is ingericht vanuit of aansluit bij het communicatiebeleid van de corporatie. Dat kost onderaan de streep tijd, werkt onplezierig en levert onduidelijkheid in de communicatie op naar huurders. Zonde, want uiteindelijk is communicatie geen rocket science, er moet vooral systematiek aan ten grondslag liggen.
Hoe halen organisaties het maximale uit hun mediamanagement?
Zorg ervoor dat de mediabank centraal wordt beheerd en decentraal toegankelijk is. De al aangehaalde systematiek is ook een voorwaarde om het maximale hieruit te halen. Vanuit die denkwijze is het methodisch toekennen en toepassen van metadata essentieel. Denk daarbij aan informatie over naamgeving, tags en indeling, die aansluit op je manier van communiceren. Dan kom je al een heel eind.
Neem bijvoorbeeld metadata of een beeld liggend, staand of vierkant is. Dit heeft invloed op de toepasbaarheid van de afbeelding. Ga je een niveau hoger in mediamanagement, dan kun je kijken naar de resolutie van je beeld. Gebruik je vaak een bepaald beeldkader met een bepaalde resolutie, maar zijn afbeeldingen veelal niet van die grootte, dan roept dat problemen op. Het is dus van belang dat spelregels worden opgesteld en dat iemand periodiek toeziet of deze worden nageleefd. Een mediabank kan namelijk snel een kast worden waar je ongecontroleerd van alles ingooit. Dat is zo gebeurd, maar iedere keer dat je iets wilt gebruiken ben je enorm veel tijd kwijt aan het uitzoeken van wat aanwezig is en waar het ligt.
Welke rol spelen wet- en regelgeving bij mediamanagement?
Wet- en regelgeving zoals de AVG spelen een cruciale rol. Iedereen weet dat je niet zomaar huurders op een foto mag vastleggen, laat staan in communicatie-uitingen mag gebruiken. Dat vereist toestemming waar ook weer systematiek een rol in speelt. Dat geldt ook voor stockfoto’s die je niet klakkeloos van het internet mag plukken en gebruiken. Dikwijls zijn deze beelden niet rechtenvrij; steeds vaker voeren eigenaren van zulke beelden controles uit. Als corporatie wil je niet dat je door instanties of huurders op de vingers wordt getikt, laat staan aansprakelijk te worden gesteld voor boetes of claims.
Wat levert goed mediamanagement een corporatie uiteindelijk op?
Hoe beter je als corporatie je boodschap overbrengt op je huurders, des te beter en makkelijker zij de boodschap begrijpen. De juiste beelden helpen ter ondersteuning van de boodschap om huurders beter te benaderen en meer begrip te kweken voor de boodschap. Daarnaast levert het ook meer werkplezier en tijdswinst op. Hoe fijn is het als je snel en eenvoudig het juiste beeld kunt vinden. Dat voorkomt frustratie bij je medewerkers.
Hoe zie je mediamanagement de komende jaren veranderen bij woningcorporaties?
Gekoppeld aan de snelheid waarmee je als corporatie moet kunnen communiceren, denk ik dat mediamanagement een aparte discipline binnen organisaties gaat worden. Zeker als je bedenkt dat er steeds meer systeemintegraties gaan plaatsvinden en systemen met elkaar gekoppeld worden, is systematiek essentieel.
Haaks daarop zie je – niet alleen bij communicatie-afdelingen van corporaties – een groot verloop en wisseling van medewerkers. Een tastbare verankering van wie wat met beelden mag doen, lijkt mij daarom een noodzakelijke ontwikkeling. Daarbij is beeldmanagement niet iets wat je als corporatie kunt uitbesteden. Als gevolg van de groeiende diversificatie van communicatiekanalen en de steeds kortere termijnen waarbinnen communicatie moet plaatsvinden, is het georganiseerd hebben van beeld geen nice to have, maar een must have.
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Astrid Roox
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
