De hoeveelheid data binnen een woningcorporatie groeit enorm. Dat brengt grote beheer- en managementuitdagingen met zich mee. Hoe vindt Mooiland – verantwoordelijk voor zo’n 22.000 woningen in Noordoost-Brabant, Gennep, Apeldoorn, Arnhem en Nijmegen – haar weg in deze wereld, wat is de essentie van goed datamanagement en welke rol is daarbij weggelegd voor digitaal vakmanschap? CorporatieGids Magazine sprak erover met Adviseur Kwaliteit en Procesmanagement Joline Jansma, Adviseur Innovatie en Informatisering Peter Weenink, Digicoach Patricia van Boxtel en Senior Informatiebeheerder Walter Markus.
Ook bij Mooiland groeit de hoeveelheid data iedere dag. “Goed datamanagement zorgt ervoor dat data betrouwbaar en veilig zijn. Dit is belangrijk voor het maken van goede beslissingen. Zo kunnen we snel en effectief reageren op nieuwe ontwikkelingen,” begint Joline het gesprek. “Om goed voorbereid te zijn op de toekomst, effectiever gebruik te maken van digitale tools en uitdagingen aan te gaan, zijn we het traject ‘Samen bouwen op data’ gestart, met als doel datagovernance binnen Mooiland verder te professionaliseren.”
Up-to-date houden
De groei van data zorgt voor verschillende uitdagingen, vertelt Walter: “De grootste is het up-to-date houden van data. Bijvoorbeeld doordat gebruikers niet hun documenten consequent en correct archiveren. Andere uitdagingen zijn de vindbaarheid van data en documenten en de structuur zo organiseren dat wat je vindt ook relevant is voor de behoefte die je hebt.”
Data meervoudig gebruiken
Mooiland heeft als visie om data eenmalig op te slaan en meervoudig te gebruiken. Peter daarover: “Bij de herinrichting van processen of de keuze voor een nieuw systeem geldt dit principe. Een voorbeeld daarvan was de keuze voor een nieuw DMS vorig jaar. Ons oude systeem werd niet langer ondersteund en na een gedegen selectietraject is de keuze gevallen op E-Content 365 van Van Dinther. Doorslaggevend daarbij was de integratie met Microsoft-producten zoals Teams, waarmee wij ons IT-landschap klaarmaken voor de toekomst.”
Samen bouwen op data
Data en een DMS zijn bij bijna alle processen en in het IT-landschap van Mooiland betrokken, legt Peter uit. “Vrijwel iedere afdeling heeft te maken met data en heeft een rol in het DMS. Dat is de laatste jaren alleen maar toegenomen. Binnen het traject ‘Samen bouwen op data’ hebben we begin 2023 een heldere visie op data en een datastrategie vastgesteld. Wij richten onze data-aandacht op vier pijlers: datagovernance, digitaal vakmanschap, digitale technologie en digitale veiligheid. Gebruikers krijgen meer verantwoordelijkheden en mogelijkheden als het gaat om data – en dus ook het DMS. Daarin ondersteunen wij hen naar meer databedrevenheid en vakmanschap.”
Grip op data en documenten
Op de vraag wat daarbij de essentie is van goed datamanagement, zegt Joline: “Goed datamanagement vraagt om grip op je data en documenten. Dit vraagt om eenduidig beleid en duidelijke bewaartermijnen. We kijken daarom naar technologieën die hierin kunnen ondersteunen, zoals Microsoft Purview. Het gaat hier om alle documenten die binnen onze Microsoft-omgeving worden opgeslagen.”
Toekomstbestendig systeem
Het gebruik van een nieuw DMS was wel even wennen voor Mooiland, blikt Joline terug. “Ons vorige DMS was helemaal uitontwikkeld. We waren hiermee verwend, want er zaten veel werkstromen in die speciaal voor ons aanvullend op het DMS zijn gemaakt. Het is dan ook een goede vraag of dit nog wel een DMS was, maar het gaf wel veel gemak voor de gebruiker en in beheer. Tijdens het selectietraject kwamen we erachter dat we in principe weer terug zouden gaan naar een DMS zoals deze was bedoeld; terug naar de standaard dus. We misten toch wat zaken zoals een uitgaande werkstroom. Van Dinther heeft deze in overleg met ons gebouwd, waardoor we beschikken over een toekomstbestendig DMS gebaseerd op de CORA-standaard en gebruik van SharePoint.”
Innovatiekansen
Deze toekomstbestendigheid geeft Mooiland de kans om te innoveren, legt Walter uit: “Dat was vroeger niet mogelijk omdat we een uitontwikkeld DMS hadden. Nu hebben we weer mogelijkheden om vooruit te kijken en nieuwe dingen te proberen. Denk aan het eerdergenoemde Microsoft Purview, het Power-platform en natuurlijk kunstmatige intelligentie voor factuurherkenning waar we de komende periode mee aan de slag gaan.”
Overkoepelende blik
Naast het gebruik van software vraagt goed datamanagement ook om goede communicatie met je organisatie, legt Joline uit: “Je hebt goede afstemming met gebruikers nodig en moet hen actief betrekken bij de inrichting van software en processen. Zorg daarnaast voor duidelijke werkwijzen en afspraken over het gebruik van het systeem. Zo ontstaat een integrale beheeromgeving. Omdat het een veelgebruikte applicatie is die door de hele organisatie heen wordt gebruikt, is een overkoepelede blik essentieel.”
Digitaal vakmanschap
Alles valt en staat met digitaal vakmanschap, ook als het gaat om data- en documentmanagement, sluit Patricia af: “Het is belangrijk gebruikers mee te nemen in hoe je systemen gebruikt en tot welk doel dit dient. Door digitaal vakmanschap wordt er effectiever gebruikgemaakt van digitale tools, het verhoogt productiviteit, je kunt flexibeler werken, beter samenwerken en communiceren, de kwaliteit van de dienstverlening gaat omhoog en medewerkers zijn toekomstbestendig. Dat is natuurlijk cruciaal voor een organisatie en het levert de medewerkers ook veel op. We kunnen dus alleen techniek inzetten, maar zonder digitaal vakmanschap gaat dit niet werken.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Ellis Rijkers
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
