• Home
• Nieuws

‘Minder kosten en risico’s bij verminderen van hoeveelheid huurdersdata’

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 10 January 2017

Nieuwe potentiële huurders wordt vaak in een vroeg stadium om hun huurders- en inkomensverklaring gevraagd, terwijl dat nog niet hoeft en wellicht ook niet gewenst is. Corporaties bezitten daardoor steeds meer data.Hierdoor wordt het vraagstuk rondom de privacy van huurders steeds ingewikkelder. CorporatieGids sprak met de privacyspecialist van Audittrail, Rani Honcoop, over het vergaren van data van huurders.

"We zien in de praktijk dat de huurders- en inkomensverklaring vaak te vroeg worden opgevraagd bij de toekomstige huurder," begint Rani het gesprek. "Deze documenten mogen volgens de Wet bescherming persoonsgegevens pas verzameld worden wanneer het waarschijnlijk is dat een huurder een huurovereenkomst gaat tekenen. De noodzaak voor het nemen van precontractuele maatregelen is dan namelijk aanwezig. Indien een huurder zich enkel inschrijft of bijvoorbeeld  als nummer vijf op de wachtlijst staat - en er dus nog vier andere kandidaten voor hem of haar op de lijst staan - mag de corporatie nog niet naar de gegevens vragen. Dit is dan nog te vroeg in het proces."

Vertraging
Corporaties kiezen er in veel gevallen liever voor om het uiteindelijke proces te versnellen, gaat Rani verder. "Indien de verzameling van gegevens geminimaliseerd wordt, kan het voor komen dat niet alle gegevens aanwezig zijn wanneer een kandidaat toch geschikt blijkt te zijn voor de woning en de huurovereenkomst wil tekenen. Dit brengt een mogelijke vertraging in het bezetten van de woning met zich mee."

Gevoelige informatie
"Op de huurders- en inkomensverklaring staan gevoelige en bijzondere persoonsgegevens," legt Rani de link naar privacy uit. "Er kan bijvoorbeeld informatie over overlast en huurachterstanden staan op de huurdersverklaring, en op de inkomensverklaring staat het BSN. Het is daarom belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan en het verwerken van deze gegevens te minimaliseren tot het noodzakelijke. Daarnaast brengt het verwerken van deze gegevens met zich mee dat het beveiligingsniveau hoog dient te zijn. Denk hierbij aan de plek waar de gegevens worden opgeslagen, de autorisatie voor toegang tot deze gegevens, versleuteling en uiteindelijk hoe de gegevens zorgvuldig worden vernietigd binnen de bewaartermijnen."

Verzamelen minimaliseren
Woningcorporaties doen er volgens Rani verstandig aan om te kijken naar alle gegevens die worden gevraagd wanneer een persoon zich als woningzoekende inschrijft. "Corporaties dienen namelijk het verzamelen van gegevens te minimaliseren tot het hoognodige. Maar dient de gevraagde informatie wel het doel? Kan met minder (gevoelige) informatie niet hetzelfde bereikt worden?"

"De toepassing van deze vragen wordt verplicht gesteld in de Wet bescherming persoonsgegevens. De privacy-verantwoordelijke binnen de corporatie kan zich over de vragen buigen, wat uiteindelijk kan leiden tot minder opslag van huurdersdata. Om het proces zo min mogelijk te vertragen, kan de corporatie de huurder vragen om bepaalde documenten alvast op te vragen - maar nog niet in te leveren bij de corporatie. Wanneer de huurder dan in aanmerking komt voor een woning, wordt de kans dat de documenten bij acceptatie direct overgedragen kunnen worden vergroot. Dit proces hoeft niet per se een nadeel te zijn voor een woningcorporatie; de opslagruimte van data kan zo verminderd worden en wellicht kan ook het beveiligingsniveau tijdens het voorstadia van de huurovereenkomst ook worden verlaagd.. Wat een corporatie nu eenmaal niet heeft, hoeft ze ook niet te beveiligen."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 10 januari 2017