• Home
• Nieuws

Minder gegevens, meer informatie: Gegevensmodel Woonwaard draagt bij aan transparante vastgoedsturing

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 1 December 2014

Woonwaard stuurt op rendement van het beheerde vastgoed. Wat vraagt dit van de organisatie en wat levert het op? CorporatieGids Magazine schoof aan tafel bij Nadja Mertens, adviseur vastgoedstrategie en Wim Duijster, directeur Vastgoed voor de antwoorden. ‘’We kiezen voor een duurzaam business model’’.

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie november 2014

De CorporatieGids 2013 biedt woningcorporaties het startpunt voor (her)oriëntatie op bedrijfsvoering en ICT- oplossingen en diensten. Naast een zo volledig mogelijk overzicht en bedrijfspresentaties van toeleveranciers en adviesbureaus, biedt de CorporatieGids ook redactionele houvast voor onze doelgroep. Vandaag aandacht voor “Sturen op vastgoed: Absolute noodzaak!”

Woonwaard verhuurt zo’n 13.500 woningen in de regioAlkmaar/Heerhugowaard. ‘’Alkmaar is de laatste grote stad richting de Kop van Noord-Holland’’, zegt Wim over het werkgebied waarin zijn corporatie actief is. ‘’De stad trekt lagere inkomensgroepen aan. Dat betekent dat we een duurzaam antwoord moeten bieden op de huisvestingsvraag van deze groep. De verhuurderheffing maakt een duurzaam business model nog meer opportuun. We moeten zo effiiënt en goed mogelijk omgaan met ons bezit om onze maatschappelijke doelen te kunnen blijven realiseren’’.

Vastgoedkolom
De keuze voor een duurzaam business model betekent dat Woonwaard het DrieKamerModel omarmt en de organisatie inricht langs de vastgoedkolom, waarbij de bedrijfsprocessen rondom het vastgoed zijn opgebouwd. ‘’Een paar jaar geleden zag ons verdienmodel er anders uit. We konden de overwaarde uit bezit en nieuwbouw verzilveren en inzetten om de portefeuille te verbeteren en onze maatschappelijke opgave te realiseren’’, licht Nadja de keuze toe. ‘’De verhuurdersheffig en het wegvallen van de overwaarde dwingt ons om anders naar onze portefeuille te kijken. Onze woningportefeuille is ons belangrijkste verdienmodel en moet zichzelf kunnen bedruipen’’.

Optimalisatie
‘’Daarbij streven we niet naar winstmaximalisatie, maar naar optimalisatie’’, vult Wim aan. ‘’We hanteren de rendementsnormen: huuropbrengsten versus waarde van het bezit en vastgoedgerelateerde kosten afgezet tegen de huuropbrengsten. Met deze grootheden sturen we op het business model. Als het rendement hoger wordt hebben we meer middelen om dat maatschappelijk in te zetten’’.

Grote stappen
Nadja houdt zich bezig met de lange termijnplanning van de vastgoedportefeuille van Woonwaard. ‘’De vastgoedportefeuille vertalen we vervolgens naar asset management en uiteindelijk naar property management. De bestaande voorraad wordt in ons business model steeds belangrijker. Dat vraagt om beter inzicht en daar hebben we al grote stappen in gezet’’, vertelt ze.

Gegevensmodel
Ze licht toe: ‘’We hebben een nieuw aggregatieniveau bepaald en daar met hulp van M&I Partners een gegevensmodel voor gemaakt. Daarmee hebben we een goed integraal beeld van ons vastgoed. Voorheen werkte elk bedrijfsonderdeel zelfstandig en werden gegevens per bedrijfsonderdeel op verschillende aggregatieniveaus zoals complex, PMC, onderhoudsclusters vastgelegd. Het koppelen van gegevens was daardoor onmogelijk’’.

Bouwblokken
‘’Het nieuwe gegevensmodel werkt met zogenaamde bouwblokken waarbinnen gegevens uniform worden vastgelegd’’, legt Wim uit. ‘’Daarbij volgen we het principe van de kleinste gemene veelvoud. Dat betekent dat een product als product herkenbaar is, of dat een bouwblok bijvoorbeeld als technische eenheid herkenbaar is. Medewerkers kunnen de kleinste gemene veelvoud op de bouwblokken toepassen die voor hem of haar handig is. Bijvoorbeeld een bouwblok met allemaal dezelfde onderhoudscyclus of verhuurprijs. Omdat iedereen gegevens op bouwblokniveau vastlegt, kun je altijd integraal vergelijken. Dat is beter dan de traditionele administratieve complexen die bij de woningstichtingen zijn ontstaan of de technische complexen die vanuit het uitvoeren van technisch beheer zijn voortgekomen. De bouwblokken vereenvoudigen ook het vergelijken met de markt’’.

Outsourcen
Vergelijken met de markt heeft ook geleid tot uitbesteden van dagelijks onderhoud, licht Wim toe: ‘’We hebben het dagelijks onderhoud, zoals reparatieverzoeken uitbesteed aan Helder Vastgoed Alkmaar, een werk-bv van Woningstichting Den Helder. Als je een bedrijfsonderdeel outsourcet is het een voordeel dat de cao en pensioenafspraken ongewijzigd blijven. Ook past de kleur van de organisatie goed bij wat onze klanten aan service verwachten. Toch was het outsourcen aan Helder Vastgoed wel degelijk puur een kostentechnisch vraagstuk. Kijkend naar uurtarief en productieve uren was dat concurrerend met andere marktpartijen’’.

Afkopen serviceonderhoud
Wim kijkt intussen alweer verder: ‘’Uiteindelijk willen we toegroeien naar het volledig afkopen van serviceonderhoud. Voor het geplande onderhoud zullen we in toenemende mate toegaan naar regievoering op basis van prestatiecontracten met vaste ketenpartners’’.

Opdrachtgeverschap
Uitbesteden van onderhoud vraagt volgens Wim om een andere manier van opdrachtgeverschap. ‘’De meeste woningcorporaties schrijven zelf nog steeds de onderhoudsmaatregelen voor. Onze insteek is: De maatregel op zichzelf maakt ons niet uit, als we maar gegarandeerd zijn van een bepaalde kwaliteit. We moeten dit gedachtengoed nog verder uitrollen, maar door deze aanpak kunnen we met een kleinere formatie uit de voeten. Deze manier van werken drukt de organisatiekosten en onderhoudskosten dus aanzienlijk’’.

Samenwerken
Volgens Nadja vereist deze vorm van samenwerken wel een goede uitwisseling van informatie. ‘’Voor Woonwaard is het voldoende dat we in onze mjob het onderhoud op hoofdgroep inzichtelijk hebben. Bijvoorbeeld hoeveel strekkende meter schilderwerk zit er in een bouwblok? Het schildersbedrijf kan dan de benodigde details in een (eigen) apart systeem onderbrengen en de uitgevoerde werkzaamheden daarin vastleggen. Het idee is dat er tussen de systemen van ketenpartners en ons ERP-systeem communicatie plaatsvindt. Ook de gegevens in het systeem van de ketenpartners blijven eigendom van Woonwaard. De integriteit van data en bescherming van persoonsgegevens zal worden vastgelegd in contractuele afspraken met de ketenpartners. Een derde onafhankelijke partij houdt hierop toezicht’’.

Kostenreductie
Het uitbesteden van dagelijks onderhoud heeft al tot een forse kostenreductie geleid. ‘’Uiteindelijk streven we ernaar dat de besparing minimaal 30% bedraagt ten opzichte van de oude situatie’’, zegt Wim. ‘’Bij de totale onderhoudskosten streven we naar maximaal 1200 euro per woning per jaar. Dat is een reductie van meer dan 10%, waarbij ik opmerk dat de grenzen daarmee zeker niet zijn bereikt. Onze afdeling Vastgoed (onderhoud, ontwikkeling en verkoop) bestaat op dit moment uit 10 personen inclusief leiding. Dat is al heel slank voor bijna 13.000 vhe en is zelfs inclusief een vacature voor een asset manager’’.

Goede informatie
Goede informatie blijkt essentieel voor optimaal portefeuille-, asset- en property management. Op de vraag hoe het komt dat corporaties daar een inhaalslag moeten maken, zegt Wim: ‘’Veel corporaties zijn fusieorganisaties. Ze komen vaak van verschillende informatiesystemen en ook de manier van vastgoedregistratie was niet altijd uniform. Ook zie je dat de basissystemen veelal ingericht zijn op het verhuren van woningen en minder op het beheren van bezit. Nu verschuift de aandacht naar: Wat heeft rechtstreeks betrekking op vastgoed en vastgoedsturing?’’ Wim licht toe hoe Woonwaard dat heeft aangepakt: ‘’Wij hebben ervoor gekozen om niet heel veel gegevens vast te leggen, maar uitsluitend goede informatie. Dus minder gegevens, meer informatie. Maak keuzes en leg alleen dat vast wat een doel dient en een bijdrage levert aan je bedrijfsvoering. Dat moet begrijpelijk en systematisch gebeuren en beschikbaar komen op gewenste aggregatieniveaus. Bij ons zijn dat de bouwblokken. De defiities - gebaseerd op CORA - zijn heilig’’.

Uitgangspunten
Nadja vult aan: ‘’Als je op bouwblok-niveau gegevens vastlegt, is het ook eenduidig beschikbaar voor anderen. Dat vraagt wel om een andere manier van kosten boeken en dat is een ingrijpende opgave. De financiële administratie moet volledig aangepast worden’’. Wim knikt en zegt: ‘’Zoek een systeem dat het beste aansluit op je eigen uitgangspunten. Uiteindelijk zijn die namelijk bestendiger dan systemen. Toch sluit ik niet uit dat ook wij concessies moeten doen aan het systeem dat we in 2015 gaan selecteren. M&I zal ons daarin scherp houden en ons spiegelen. Woonwaard zal in ieder geval nooit haar eigen visie ondergeschikt maken aan een eventueel inkoopvoordeel of kiezen voor een best practise implementatie. Die zijn naar mijn mening onvoldoende scherp gedefinieerd. De best practise? Die ontwikkelen we zelf’’.

Implementatiejaar
‘’Eenduidige keuzes in de organisatie, eenduidige definities, eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor gegevens’’, somt Nadja op. ‘’Het jaar 2015 wordt ons implementatiejaar, zowel voor een nieuw ERP-systeem als de manier van werken die het van medewerkers vraagt. Het geeft aan waar onze ambities liggen. Iedereen snapt dat het flnk aanpakken wordt’’. Wim tot slot: ‘’Het is noodzakelijk om te komen tot een duurzaam business model’’.

Bron: CorporatieGids Magazine