• Home
• Nieuws

Maak kennis met de virtuele medewerker

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 14 April 2021

Gezocht: Virtuele medewerker

Het uitvoeren van repeterende taken zodat wij onze burgers optimaal kunnen bedienen, daar krijg jij energie van als virtuele medewerker!

Als virtuele medewerker ben jij op tal van repeterende taken inzetbaar: de hele dag door verstuur jij standaardbrieven aan de burger, plan jij oneindig veel afspraken in voor onze wijkcoaches en consulenten, verwerk jij nieuwe vergunningsaanvragen die exact hetzelfde zijn binnen slechts enkele minuten en haal jij dagelijks gegevens uit meerdere systemen binnen de gemeente.

Wat verwachten we van jou?

• Je werkt 24/7 en handelt opdrachten af binnen enkele minuten
• Je maakt nooit fouten en levert altijd dezelfde hoge kwaliteit
• Je voert je taken iedere keer exact hetzelfde uit

Wat mag je van ons verwachten?

• Veel waardering van blije collega’s die, doordat jij hun repeterende taken overneemt, op andere taken kunnen focussen
• Genoeg stroom zodat jij je werkzaamheden kan uitvoeren
• Geen compensatie voor gewerkte uren

Zeg nou eerlijk, bovenstaande vacature zouden we allemaal wel ingevuld willen hebben toch? Iemand die altijd klaar staat om ‘administratieve’ klusjes te doen, voor wie je nooit koffie hoeft te halen, die je niet verveelt met oneindig lange verhalen tijdens de dagelijkse Zoom-meeting? Wie wil dat nu niet? Maak kennis met de virtuele medewerker en de impact die hij kan hebben.

Wat is dat een virtuele medewerker?
Een virtuele medewerker is een software-robot die draait op een technologie genaamd Robotic Process Automation (RPA). Deze technologie kan de bediening van IT-systemen van mensen overnemen en hiermee de handelingen van medewerkers exact nabootsen. De software hoeft maar één keer te worden ingesteld en kan vervolgens oneindig lang dezelfde handelingen uitvoeren. Enorm handig voor het uitvoeren van eenvoudige, repeterende taken dus!

Een taak moet minimaal aan de volgende kenmerken voldoen om geschikt te zijn voor de inzet van een virtuele medewerker:

• De taak moet vaak voorkomen;
• Uitvoering van de taak is (bijna) altijd hetzelfde, gebaseerd op standaardregels (als-dan) en kent niet te veel uitzonderingen;
• De taak heeft een standaard start trigger (input) en een standaard resultaat (output).

Wat betekent dit voor de medewerkers?
Het inzetten van een virtuele medewerker voor bovenstaande taken is echt een kans voor medewerkers om hun eigen werk aantrekkelijker te maken. Zie de virtuele medewerker als een ‘assistent’, ‘een virtuele vriend’ die de standaard en repeterende klusjes voor medewerkers uitvoert, zodat zij zich kunnen focussen op taken die beter passen bij hun competenties, unieke talenten en eigen ontwikkelambities.

Terwijl de repeterende taken worden uitgevoerd door de virtuele medewerker, hebben medewerkers meer tijd voor het nog beter uitvoeren van al het ‘mensenwerk’ dat cruciaal is voor het optimaal bedienen van de burger zoals:

• Het leveren van een oplossing op maat voor een complexe vergunnings- of subsidieaanvraag;
• Het ontwikkelen van een beleid voor bijv. het sociaal domein, de leefbaarheid of jeugdhulp;
• Het geven van financieel advies aan burgers/bedrijven of het bieden van ondersteuning tijdens re-integratie trajecten.

Kortom, bij de inzet van de virtuele medewerker snijdt het mes aan twee kanten. Standaard en repeterende werkzaamheden worden efficiënter, goedkoper en beter uitgevoerd, terwijl tegelijkertijd de medewerker meer tijd overhoudt om persoonlijke dienstverlening te leveren en unieke vraagstukken op maat uit te werken.

Via deze blog hebben jullie kort kennis gemaakt met de virtuele medewerker en de impact die hij kan leveren. Maar wat betekent het implementeren hiervan nu echt in de praktijk? Welke valkuilen en uitdagingen moeten overwonnen worden? En hoe richt je het beheer in? Hier zal ik jullie, op basis van mijn eigen praktijkervaring, in een volgende blog meer over vertellen. Wil je meer weten over de inzet van virtuele medewerkers? Neem dan contact op met MLC.

Bron: MLC, Foto: MLC