• Home
• Nieuws

Kostenbesparing door geautomatiseerd documentbeheer

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 9 April 2024

Efficiëntie is de sleutel tot succes. Het overstappen naar geautomatiseerd documentbeheer is niet alleen een modernisering, maar ook een strategische zet om kosten te besparen. Dit artikel onderzoekt hoe geautomatiseerde documentbeheersystemen een cruciale rol spelen bij het verminderen van handmatige arbeid, fouten en overheadkosten, wat resulteert in een slimmer en kosteneffectiever bedrijfsmodel.

Handmatige arbeid verminderen:

• Geautomatiseerde documentclassificatie: Handmatig documenten sorteren en classificeren is tijdrovend. Geautomatiseerde systemen kunnen documenten automatisch classificeren op basis van vooraf ingestelde criteria, waardoor de noodzaak voor handmatige interventie wordt verminderd.
• Automatische indexering: Het handmatig toevoegen van indexen aan documenten is foutgevoelig. Geautomatiseerde systemen indexeren documenten automatisch, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook de nauwkeurigheid verhoogt.

Foutenminimalisatie

• Automatische data-validatie: Geautomatiseerde systemen voeren automatische data-validatie uit, waardoor fouten als gevolg van menselijke vergissingen worden geminimaliseerd. Dit draagt bij aan de nauwkeurigheid van de gegevens.
• Intelligente documentherkenning: Automatische herkenning van documenttypes en gegevens elimineert de kans op fouten bij het toewijzen van documenten aan verkeerde categorieën.

Efficiëntie in workflows:

• Automatische workflow-triggering: Geautomatiseerde systemen kunnen workflows automatisch in gang zetten op basis van vooraf gedefinieerde triggers, waardoor processen naadloos en efficiënt verlopen.

• Digitale goedkeuringen: Vervang handmatige goedkeuringsprocessen door digitale goedkeuringen, wat niet alleen sneller is, maar ook de kans op vertragingen door fysieke afwezigheid vermindert.

Overheadkosten verminderen:

• Papier- en opslagkosten: Geautomatiseerde documentbeheersystemen verminderen de behoefte aan fysieke opslagruimte en minimaliseren papierverbruik, wat direct bijdraagt aan het verminderen van overheadkosten.

• Tijd- en arbeidskosten: De efficiëntiewinsten die worden behaald door automatisering verminderen de tijd en arbeid die nodig is voor repetitieve taken, wat leidt tot lagere personeelskosten.

Geautomatiseerde documentvernietiging:
Beheerde levenscyclus: Geautomatiseerde systemen kunnen de levenscyclus van documenten beheren, inclusief automatische vernietiging van verouderde of niet meer noodzakelijke documenten, wat verdere kostenbesparingen oplevert.

Een investering in toekomstige efficiëntie
Kostenbesparing door geautomatiseerd documentbeheer is niet alleen een directe besparing op arbeid en overhead, maar ook een investering in toekomstige bedrijfsefficiëntie. Organisaties die overstappen naar geautomatiseerde systemen positioneren zichzelf als innovatieve, kosteneffectieve spelers op de markt. Het is niet slechts een technologische evolutie, maar een strategische verschuiving die de weg opent naar slimmer zakendoen en duurzame groei.

Ontdek wat de intelligente software van EntrD kan betekenen door de FileFactory brochure hieronder te downloaden!

Download de FileFactory brochure