• Home
• Nieuws

Jasper Bouwhuis (PCA): Ketensamenwerking begint bij het opstellen van een duidelijke visie

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 21 April 2020

Woningcorporaties hebben de laatste jaren veel stappen gezet rondom ketensamenwerking. Is het onderhoudsproces inmiddels optimaal opgezet? En welke stappen kunnen corporaties nog nemen om efficiënter samen te werken? CorporatieGids.nl sprak daarover met Jasper Bouwhuis, Business Development Manager bij PCA: “Ketensamenwerking begint bij het opstellen van een duidelijke visie.”

Volgens Jasper staan ketenpartners samen voor grote uitdagingen wat betreft het onderhouden van vastgoed. “Denk bijvoorbeeld aan het realiseren van optimale huurderstevredenheid en communicatie met belanghebbenden, een juiste afstemming van beschikbare capaciteit, prestatieafspraken, grip houden op opdrachten, de druk op de first-time-fix ratio en het besparen van kosten. Succesvolle ketensamenwerking bestaat daarbij uit meer dan alleen de afspraken tussen de opdrachtnemer en -gever. Het vraagt ook om ondersteuning vanuit software. Dit is essentieel om resultaat te kunnen boeken, de samenwerking te monitoren en analyse en rapportages te leveren. En dus vervolgens te komen tot een optimale samenwerking.”

Duidelijke visie
Het opzetten van ketensamenwerking bij woningcorporaties begint bij het opstellen van een duidelijke visie, vertelt Jasper. “Vaak wordt er nog samengewerkt vanuit een knelpunt. Wij geloven in samenwerking met als uitgangspunt het optimale proces. Waar en waarom ga je optimaliseren? Wat is optimaal? Welke voorwaarden bepalen je proces? Voor iedere corporatie betekent dit iets anders, maar je komt alleen tot het antwoord door het gewenste proces uit te spreken.”

“In de praktijk zien we vaak dat één van de ketenpartners zijn knelpunten – bijvoorbeeld een deel van de menselijke arbeid in een proces – ‘over de schutting’ probeert te gooien naar een andere ketenpartner. Dat is geen oplossing maar slechts een verplaatsing van het probleem. Het kostenniveau blijft immers hetzelfde. De gezamenlijke visie op ketensamenwerking zou een scherp beeld moeten bevatten van de kosten die te besparen zijn. We doen het werk immers voor de huurder. Die huurder is naast een kostenefficiënt proces ook gebaat bij een snel proces. Dat betekent bijvoorbeeld een melding via het klantportaal of de telefoon over de status van een verzoek of het direct plannen van een eventueel volgend bezoek, ongeacht wie de uitvoerende partij is.”

Juiste partners
Het verzamelen van de juiste ketenpartners en met hen een duidelijk proces inrichten, is volgens Jasper belangrijk: “Wanneer je met elkaar een visie hebt bepaald, moet je gezamenlijk de verantwoordelijkheden vaststellen. Wie houdt zich bijvoorbeeld bezig met de intake, bewonerscommunicatie of kwaliteitscontrole? Daarna komt de techniek pas, waarbij het belangrijk is dat de ICT levert om de visie te kunnen invullen.”

Regierol
Bij ketensamenwerking is het zaak dat woningcorporaties in de regierol kruipen, en volgens Jasper is dat alleen mogelijk wanneer de organisatie over de juiste informatie beschikt. “Het gebruik van goede software is daarbij essentieel, en laat de corporatie en ketenpartners op een eenduidige wijze samenwerken. Dit leidt tot een efficiënte en correcte gegevensuitwisseling waardoor slimmere, betere en snellere service verleend kan worden en kosten worden bespaard. PCA kan daarbij helpen en een mooi voorbeeld daarvan is de oplossing Marlin Ketenintegratie. Voor corporaties is het vaak lastig om afstemming te behouden met ketenpartners over de uitvoering, oftewel wie doet wat en wanneer. Met dit systeem is iedereen op de hoogte van de actuele situatie, waardoor ook de huurder de gewenste informatie aangeleverd krijgt. PCA bedient inmiddels al ruim 25 jaar corporaties en onderhoudspartijen en onze kracht zit daarbij in de koppelbaarheid van onze software. Precies op het vlak waar ketensamenwerking over gaat; informatieuitwisseling tussen organisaties.”

Grip op het proces
“Het gebruik van software stelt corporaties tegelijkertijd in staat meer grip te krijgen op hun onderhoudsproces,” gaat Jasper verder. “Zo kunnen corporaties via Marlin opdrachten optimaal inplannen bij ketenpartners, rekening houdend met voorwaarden als SLA, reistijd, kostprijs en kwaliteit. Ook kan er zicht worden gehouden op planning en uitvoering bij de partners.”

Efficiëntie en snelheid
“Om alle grote uitdagingen waar corporaties de komende jaren voor staan het hoofd te bieden, is ketensamenwerking een voorwaarde,” sluit Jasper af. “Samenwerkingen zijn alleen duurzaam houdbaar wanneer de belangen van alle stakeholders goed gediend worden. Efficiëntie en snelheid kan alleen bereikt worden door inzet van software die allen partijen in de keten te allen tijde juist informeert.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: PCA