• Home
• Nieuws

iWRITER over de zeven zekerheden voor zakelijke dienstverlening

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 11 July 2017

Enorme hoeveelheden documenten worden dagelijks verwerkt binnen jouw bedrijf. Een continue stroom aan documenten stroomt de mailbox binnen en even vlug gaan offertes, facturen en andere standaarddocumenten de virtuele deur uit. Dan is het temidden van deze document overload de kunst de klant te verblijden met informatie die klopt én duidelijk is. Binnen een zo kort mogelijk tijdsbestek.

Stel je eens voor dat dit al met een paar klikken op de knop geregeld is. Met als resultaat een professioneel document dat consistent is met jouw huisstijl. Werken met de documentcreatiesoftware van iWRITER 365 levert een aanzienlijke tijdsbesparing op. Zodat jij je weer kunt richten op dat waar jij het allerbeste in bent. En wat je het liefste doet: jouw core business.

Dit zijn niet alleen mooie woorden. We garanderen het je ook aan de hand van onze 7 zekerheden. Zeker zijn wat iWRITER voor jou kan betekenen? Lees gauw verder. 

1. Tijdsbesparing van werkprocessen
Zaakgericht werken. Een term die je zo vaak hoort en gebruikt dat je er bijna over droomt. Want jij weet als geen ander hoe belangrijk het is dat alle documenten die voor de zaak relevant zijn gebundeld en digitaal opgeslagen worden. Zodat iedereen weet waar de documenten te vinden zijn. Wel zo efficiënt.

Case management processen dragen bij aan een hogere efficiency en gecontroleerde afhandeling van procedures. Zo ook bij jouw organisatie. Hoe gemakkelijk zou het zijn als je voor elke case vaste sjablonen met specifieke inhoud en gegevensintegratie kunt inrichten? Met iWRITER is het mogelijk. Via jouw vertrouwde Office-omgeving. Door informatie met iWRITER 365 vervolgens op het juiste moment snel en gemakkelijk toegankelijk te maken voor de juiste personen, kunnen zaken sneller worden afgehandeld, zónder fouten.

2. Foutloze verwerking van persoonlijke informatie
Een persoonlijk document opsturen? Dan pas je toch gewoon even de bestaande gegevens in een bestaand document aan. Het klinkt wellicht als een hele logische stap, maar vaak merk je dat een simpele taak als deze meer tijdsintensief is dan je lief is. Bovendien merk je vaak dat fouten erin sluipen, doordat je het overzicht gemakkelijk kwijtraakt. ‘Recycling’ is een begrip met een heel positieve lading. Tenminste, als het over materiaalverwerking gaat. Voor documenten ligt dat net even wat anders.

Met iWRITER 365 is hergebruik verleden tijd. Gegevens worden namelijk opgehaald uit centrale databronnen, waardoor je altijd beschikt over de meest recente informatie. Het document zelf? Dat is binnen no-time opgesteld door middel van standaardteksten en bouwstenen, waarmee variabele gegevens ingeladen worden vanuit jouw centrale databron.

Meer weten over hoe iWRITER foutreductie realiseert? Lees onze blog.

3. Borging van professionele uitstraling
Wanneer je dagelijks tientallen of misschien wel honderden documenten verstuurt, dan is het behoorlijk lastig om een vinger aan de pols te houden. Dit gaat vaak ten koste van eenduidige communicatie en consistentie in het gebruik van de huisstijl.

Met iWRITER kun je jouw ogen weer de rust gunnen en je focussen op andere taken. Want door middel van sjablonen en standaardteksten zul je geen huisstijl-inconsistent document meer tegenkomen. Daarnaast is het mogelijk om complexe huisstijlen te automatiseren op basis van de rol van de gebruiker, zodat iedereen beschikking heeft tot alleen de gegevens die voor hem of haar relevant zijn. Huisstijl, logo’s en gekoppelde gegevens zoals adressen en telefoonnummers kunnen door de ingelogde gebruiker eenvoudig toegepast worden. Zonder te verdrinken in een golfstroom aan documenten.

Zo kom je nooit meer talloze variaties tegen in offertes, brieven of andere standaarddocumenten! Jij kunt lekker achterover leunen (totdat core business taken jouw naam roepen), terwijl iWRITER er strak op toeziet dat al jouw documenten kloppen voordat ze de wijde wereld ingaan.

4. Eenvoudig te gebruiken in Microsoft Office
We horen het je denken: wéér een nieuwe tool. Want voordat je alle ins en outs van een tool echt leert kennen, ben je vaak veel tijd kwijt. En bovendien moet je vaak schakelen tussen het nieuwe programma en het oude programma waarbinnen je momenteel documenten opmaakt. Dat vinden we bij iWRITER niet logisch, aangezien een nieuwe tool werkprocessen juist efficiënter moet maken. Daarom is iWRITER 365 integraal onderdeel van Microsoft Office.

Met iWRITER creëer je met een druk op de knop een professioneel uitziend document in Microsoft Word, PowerPoint, SharePoint en Office 365. Ga je aan de slag met iWRITER voor Word of PowerPoint of SharePoint, dan zijn vanuit het lint zijn alle organisatie-, locatie- en afdelingsspecifieke iWRITER-sjablonen direct te gebruiken en centraal te beheren. Zo heb je grip op alle informatie in jouw uitgaande correspondentie en bespaar je tijd met het bewerken van documenten en presentaties.

Krijg je een ad hoc aanvraag binnen en was je nou net een dagje thuis aan het werk? Waar je ook bent, met iWRITER voor Office 365 stel je jouw document professioneel op vanuit de Cloud.

5. Geen programmeerkennis nodig
Staat de ‘C’ in CSS voor jou en je collega’s voor Chinees? Met iWRITER is dat helemaal geen probleem. Een professioneel document maak je namelijk op zonder enige programmeerkennis. De Designer-module van iWRITER maakt het mogelijk om eenvoudig huisstijlsjablonen te ontwerpen en beheren.

Een template bouw je eenvoudig op op basis van gestandaardiseerde en variabele inhoud. Met gestandaardiseerde inhoud kun je informatie herhaaldelijk toepassen in jouw document of presentatie. Eén druk op de knop en je standaardfooter of instructie is ingeladen. Maar dan is er nog dat stukje informatie dat uniek is voor jouw document of presentatie, zoals adres- en contactgegevens van de ontvanger. Variabele inhoud zoals persoonsgegevens worden aangevuld door middel van vraag- en antwoordvelden. Wel zo gebruiksvriendelijk!

Benieuwd naar hoe je een iWRITER sjabloon ontwerpt? Lees onze blog.

6. Gemakkelijk documenten accorderen
De digitale handtekening mag dan wel geen disruptive tool heten, maar hoewel de tijd van printen en signeren achter ons ligt, is het accorderen via PDF nog altijd niet ideaal. Jij bent gebaat bij snelheid, omdat je daarmee die ene belangrijke deal sneller in de wacht sleept. Dan is het wel heel handig wanneer je digitale handtekening direct beschikbaar is.

iWRITER helpt je offertes en facturen binnen no-time te accorderen. Voor iedere afzonderlijke medewerker kan immers een handtekening, paraaf of certificaat ingesteld worden. Dit doe je maar één keer, waarna je jouw unieke signatuur in ieder document opnieuw kunt selecteren en invoegen. Werk je met een touchscreen? In dat geval kun je de handtekening zelfs direct op het scherm plaatsen en invoegen.

Lees hier alles over de voordelen van de digitale handtekening.

7. Eenvoudig documenten opslaan en terugvinden
Met de introductie van het ‘nieuwe werken’ zijn jij en je collega’s steeds flexibeler geworden. Je bent als team niet altijd op dezelfde fysieke locatie. En dat heeft gevolgen voor de manier waarop documenten beheerd en gedeeld worden. Waar jij op en neer pendelt tussen locaties, blijft jouw iWRITER-sjabloon altijd daar waar jij hem verwacht. Op een centrale plek in de Cloud.

Werk je samen met een collega aan hetzelfde document? Met iWRITER ontstaat er nooit onduidelijkheid over de laatste versie. Wijzigingen worden namelijk altijd in één en hetzelfde document gedaan. Bovendien is het gewijzigde document meteen voor iedereen beschikbaar. Door vervolgens elke case te koppelen aan de juiste adresgegevens kan een klantdossier worden aangemaakt met alle dossiers die daarbij horen. En jouw document? Dat verschijnt automatisch in het archief waarna workflows zorgen voor de juiste archivering. Jij kan dus fluitend door die audit heen!

Bron: iWRITER

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van iWRITER in de CorporatieGids 2017 te bekijken.