iWRITER over de vijf essentials van een Huisstijlhandboek

Steeds meer organisaties maken gebruik van een huisstijlhandboek. Hierin staan regels en richtlijnen voor het toepassen van de huisstijl in verschillende communicatie uitingen. Een goed huisstijlhandboek draagt bij aan het gebruiken en bewaken van de huisstijl van jouw organisatie en daarmee aan een professioneel bedrijfsimago. Het maken van zo’n handboek vraagt dan ook om de nodige tijd en aandacht. Maar waarom moet je dan zoal op letten? In deze blog worden de vijf essentiële onderdelen van een huisstijlhandboek behandeld.

1.      Huisstijlelementen
De huisstijl van een organisatie is opgebouwd uit een aantal huisstijlelementen. Voorbeelden hiervan zijn het logo, kleurgebruik, typografie en stijl van beelden en teksten. De huisstijlelementen duiden de visuele kenmerken van de huisstijl aan en worden in het huisstijlhandboek vaak beschreven aan de hand van technische specificaties zoals kleurcodes, marges, regelafstand, etc. Door in het handboek te beschrijven waar werknemers alle huisstijlelementen kunnen vinden binnen de digitale werkomgeving van de organisatie, bespaar je hen tijd en stimuleer je het (correct) gebruik van de huisstijl.

2.     Achtergrondinformatie
Voor nieuwe werknemers die voor het eerst kennismaken met de organisatie, voorziet het huisstijlhandboek de werknemer van een introductie en achtergrond van de huisstijl. Door transparant en helder te communiceren over de oorsprong van de huisstijl en door aan te geven waarom het van belang is voor de organisatie en haar bedrijfscultuur om deze juist te gebruiken, creëer je draagvlak binnen de organisatie.

3.     Do’s en Don’ts
Een belangrijk aandachtspunt is de manier van communiceren in het handboek. Door de technische informatie kan het toepassen van de huisstijl ingewikkeld lijken voor werknemers die niet op de communicatie- of design afdeling werken. Daarom is een hoofdstuk met visuele voorbeelden van goede en foute toepassingen van de huisstijl noodzakelijk om de leesbaarheid van het huisstijlhandboek te vergroten. Zo zorg je ervoor dat iedere werknemer begrijpt hoe hij de huisstijl op een correcte manier kan toepassen.

4.     Communicatie
Documenten worden niet alleen beoordeeld op hoe deze eruit zien, ook de inhoud van het document is belangrijk. Naast de eerder beschreven do’s en don’ts is het dan ook verstandig om richtlijnen op te stellen betreffende het taalgebruik. Om voldoende aandacht aan dit onderwerp te besteden is het aan te raden om het hoofdstuk Communicatie toevoegen. Hierin wordt beschreven op welke manier een doelgroep aangesproken dient te worden, ook wel de tone-of-voice genoemd. Daarnaast kun je richtlijnen opstellen voor de mate van standaardisatie (copy-paste) en personalisatie. Hiermee vergroot je de eenduidigheid van jouw communicatie en zorg je voor een consistente en professionele uitstraling van jouw corporate identity.

5.     Middelen
Als laatste komt een beschrijving van de middelen waarop de huisstijl toegepast wordt aan bod. Veel documenten worden vandaag de dag nog steeds geprint. Voorbeelden hiervan zijn brieven, promotiematerialen, maar ook bedrijfskleding en foto’s. In dit hoofdstuk wordt beschreven welke materialen hiervoor geschikt zijn en wanneer deze toegepast kunnen worden. De manier van bedrukken ‘offset’ of ‘digitaal’ wordt vaak beschreven zodat alle materialen altijd van de juiste kwaliteit zijn. Daarnaast wordt het gebruik van foto’s (zowel digitaal als fysiek) beschreven door kwaliteitseisen en de plaatsing binnen de huisstijl. Ook het gebruik van sjablonen kan hierin worden uitgelegd zodat werknemers de efficiëntiemogelijkheden hiervan kunnen benutten.

Automatische huisstijlbewaking
In de praktijk blijkt het consistent toepassen van de huisstijl voor veel organisaties een uitdaging te zijn. Om fouten te voorkomen is de toegankelijkheid en de beschikbaarheid van de meest recente versie van het huisstijlhandboek, maar ook van de huisstijlsjablonen en templates essentieel. iWRITER heeft een software tool ontwikkeld om huisstijlbewaking te automatiseren. Doordat de tool volledig geïntegreerd is in de welbekende Microsoft Office programma’s kunnen werknemers in hun vertrouwde werkomgeving gebruik maken van slimme bouwstenen en automatische opmaak van documenten met alle huisstijlkenmerken. Zo creëer je als organisatie altijd professionele documenten en ben je verzekerd van foutloze correspondentie.