• Home
• Nieuws

In 7 stappen naar draagvlak

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 17 September 2021

70% van de veranderingen mislukken omdat er geen draagvlak is (Cozijnsen & Vrakking, 2003). Draagvlak is dat wat juist het verschil kan maken tussen het slagen en falen van veranderingen binnen de organisatie. Echter wordt dit vaak onderschat of komt dit zelfs niet ter sprake. Veranderingen kunnen natuurlijk vanuit het management worden opgedragen, maar zonder draagvlak kom je nergens. Sterker nog, je bent nog verder van huis en komt zelfs op een plek waar je helemaal niet wil zijn.  

Uit het Handboek Verandermanagement van Cozijnsen & Vrakking (2003) wordt, beaamd dat als 70% van de veranderingen mislukken, dit dan voor 80% te wijten is aan het gedrag van mensen die bij de verandering betrokken zijn. Met andere woorden: de mate van acceptatie, commitment en betrokkenheid van medewerkers een van de belangrijkste slagings- of mislukkingsfactoren van verandering. De omarming is niet alleen van belang tijdens het veranderproces, maar vertaald zich ook in het gedrag van medewerkers na de implementatie. Het zou namelijk enorm zonde zijn als medewerkers weer op de oude manier gaan werken na de implementatie. Dan was én voelt het veranderproces als tijd- en geldverspilling en dat moet je altijd voorkomen.

Impactvolle veranderingen beginnen daarom met het creëren van draagvlak. Hieronder hebben we 7 cruciale punten beschreven om draagvlak te creëren. Hiermee geven we jouw organisatie de handvatten om doorslaggevende veranderingen te realiseren. 

1.Creëer de ‘WHY’

De eerste stap is het doel duidelijk over te brengen naar de rest van de organisatie. Geef hierbij aan waarom de verandering noodzakelijk is en wat het gevolg is als je als organisatie niet veranderd.

Tip:

• Formuleer je organisatie/afdeling/project visie als een SMART-doelstelling

2. Stel een communicatiestrategie op

Bedenk vooraf hoe en via welke kanalen men op de hoogte wordt gebracht. Zorg er ook voor dat dit niet een eenrichtingscommunicatie is, maar dat er ook officiële momenten gecreëerd worden om de voortgang, proces maar vooral ook angsten van mensen te bespreken. Weerstand ontstaat namelijk wanneer men niet weet wat de verandering voor hen gaat betekenen en simpelweg in gesprek gaan, kan hierbij helpen om hun angsten weg te nemen. Denk ook na aan hoeveel informatie je gaat geven. Enerzijds naar stakeholders toe en anderzijds naar de rest van de organisatie. De kunst is om net genoeg informatie te presenteren zodat men niet verdrinkt in de hoeveelheid details want dit werkt juist averechts.

Tip:

• Luister echt aandachtig en niet omdat het moet of om er alleen op te reageren. Neem de tijd om een eerlijk antwoord te formuleren.

• Snelle innovatieve oplossingen zoals een anonieme brievenbus voor tips, complimenten en vragen.

3. Houd de drempel laag

Houd de drempel laag en zorg ervoor dat je toegankelijk bent voor iedereen. De grootste fout die je kan maken, is dat weerstand niet uitgesproken wordt waardoor je er ook geen actie op kan ondernemen. De drempel laag houden kan alleen door jezelf ook kwetsbaar op te stellen, geen hiërarchie, maar compleet open en transparant kunnen zijn met elkaar. Dit laatste kan bevorderd worden door een fijne sfeer te hebben op de werkvloer en zorgt er juist voor dat mensen zich gezien en gehoord voelen.

Tip:

• Houd fysiek de deur open.

• Plan reguliere momenten in om angsten en frustraties te bespreken en weg te nemen.

• Stel vragen zoals: “waar lig je van wakker?”

4. Neem obstakels uit de weg

Een van de eerste argumenten die je krijgt bij een verandering is: “Ja, maar ik heb geen tijd.” Vaak wil en heeft men begrip voor verandering maar, is er geen ruimte om mee te doen met dit traject terwijl zij vaak cruciaal zijn voor het resultaat. Zorg daarom dat je hen zoveel mogelijk ondersteunt en faciliteert in hetgeen met wat ze nodig hebben. Dit kunnen bijvoorbeeld ‘extra handjes’ zijn zodat ze tijdelijk minder hun dagelijkse werkzaamheden hoeven te doen en zich wat meer kunnen focussen op het veranderproject. De oplossing om obstakels uit de weg te nemen moet daarnaast daadwerkelijk iets opleveren. In de praktijk gebeurt het wel eens dat er een extra FTE aangenomen wordt, maar dat diegene niet bekwaam is om bepaalde taken over te nemen. Hierdoor ontstaat er een ‘schijn’ ondersteuning, immers is er een extra persoon aangenomen, maar heb je feitelijk het obstakel nog niet weggenomen.

Tip:

• Zoek tijdig ondersteuning voor het team. De persoon die wordt aangenomen om te ondersteunen moet namelijk ook ingewerkt worden en dat kost tijd.

5. Signaleer én creëer je ambassadeurs: intrinsieke motivatie

De cruciale vraag is: “Wie is nu de echte ambassadeur in jouw veranderplan?”.
Als leidinggevende kan je natuurlijk jouw eigen ambassadeur zijn, maar als leidinggevende kan je veranderingen verplichten, omdat je hiërarchisch net wat meer macht hebt. De kunst zit hem juist in het creëren of signaleren van een ambassadeur. De ambassadeur van je team is iemand die met passie dezelfde visie meteen al draagt en kan overbrengen naar anderen.

Wat is namelijk mooier en effectiever dan een enthousiaste en intrinsiek gemotiveerde collega? Juist, deze collega kan met zijn of haar enthousiasme meer bereiken, omdat zij het beeld kan scheppen dat het niet ‘moet’ maar dat we dit ‘willen’.

6. Vier en reflecteer successen

Vier de behaalde successen, hoe groot of klein deze ook mag zijn. Hiermee geef je het signaal af dat het harde werken wordt gezien en gewaardeerd. Zulke momenten kunnen daarnaast ook gebruikt worden om te lachen om de gemaakte fouten. En doe hier je voordeel mee, vraag meteen door wat er is gebeurd of hoe ze dit hadden kunnen voorkomen. Er is geen beter moment dan de combinatie van een informele setting en trotse medewerkers die stilstaan bij hetgeen wat er op dat moment te vieren is!

Tip:

• Onthoud wat er is verteld en neem de feedback mee in je volgende sessie/ veranderproject.

7. Assertief en authentiek blijven

Tot slot is er niks krachtiger dan draagvlak gecreëerd te hebben door authentiek te blijven en assertief te zijn. Blijf dicht bij jezelf en wees jezelf want anderen vertrouwen op jou als persoon voordat ze vertrouwen op het plan. Daarnaast hoef je de verandering ook niet te verbloemen, altijd gemotiveerd te zijn of energie te hebben. Ook eerlijkheid scoort punten op het gebied van draagvlak, maar pas wel op dat je niet in een negatieve klaag-spiraal blijft zitten. Door assertief te zijn, geef je jouw grenzen aan, kom je op voor je eigen belangen, maar wel op een manier waar je respect hebt voor de ander. Hierdoor weet men wat wel en niet getolereerd wordt, zonder de relatie te schaden.

Tip:

• Bewust zijn over jouw kwaliteiten en die van anderen.

• Creëer win-win oplossingen door duidelijk aan te geven wanneer iets niet gaat lukken en op welke manier/tijd wel.

Is draagvlak nu zichtbaar binnen de organisatie?
Draagvlak wordt vaak ‘gezien’ als iets onzichtbaars. Echter ben ik van mening dat draagvlak wel zichtbaar kan zijn. Het ‘onzichtbare’ draagvlak dragen medewerkers op hun gezicht! Het is te zien aan hun lichaamstaal, het enthousiasme en hoe energiek men is wanneer er over het plan wordt gepraat. Samengevat zal je merken dat medewerkers het gewenste gedrag vertonen dus: zichtbaar draagvlak.

De voordelen van draagvlak:

• Efficiëntere doorlooptijden, doordat medewerkers ook daadwerkelijk de verandering willen
• Weerstand wordt uitgesproken en daarop kunnen acties ondernomen worden
• Tevreden medewerkers

De hierboven genoemde 7 stappen zorgen er stapsgewijs voor dat er gaandeweg het traject steeds meer draagvlak is voor de verandering. Bij stap 1 wordt het bewustzijn gecreëerd voor de verandering. De neuzen worden zoveel mogelijk dezelfde kant op gestuurd door de visie te delen. Vervolgens wordt er in stap 2 een communicatiestrategie opgezet om medewerkers continu betrokken te houden. Weerstand is daarnaast in een verandertraject onvermijdelijk. Stap 3 en 4 zijn daarom hulpmiddelen om weerstand boven water te krijgen. Door de weerstand in beeld te hebben, is het vervolgens mogelijk om actie te ondernemen. Stap 5 en 6 gaat over het motiveren van medewerkers. Motivatie is onmisbaar omdat medewerkers het hart van de organisatie zijn. Deze twee stappen zorgen ervoor dat men zich gezien, zich gehoord voelt en dat het verandertraject iets is wat niet alleen iets is dat ‘moet’ maar dat ze dit ook ‘willen’. Tot slot in stap 7 hoe je jouw eigen belangen kan nastreven zonder de werkrelatie te schaden.

Wees daarom bewust met het creëren van draagvlak en zorg er als organisatie, maar ook als leidinggevende voor dat je de verbinding met medewerkers kan leggen. Op deze manier wordt de slagingskans van een verandertraject absoluut verhoogd.

Bron: Hofmeier, Foto: Hofmeier