• Home
• Nieuws

How To: een sterke vragenstructuur die logische documentsjablonen garandeert

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 13 October 2021

Met stip op één in de categorie ‘struikelblokken tijdens sjabloonbouw’: de variabelen. Het is net een escape room. Als je bij de start al iets mist kom je er nooit meer uit. Maar oefening baart kunst! Een goede set basis vraagtypen helpt trouwens ook.

Het inrichten van het vraag & antwoordscherm, de plek waar een eindgebruiker vragen beantwoordt om de juiste variabele gegevens in een document te verwerken. Het is nogal een klusje. En niet dat je niet speciaal bent hoor, maar je denkt toch niet dat jij de eerste sjabloonbouwer bent die verstrikt raakt in de takken van zijn eigen vragenboom? Vele verstrikte bouwers gingen je voor ????. Want waar begin je met het opzetten van een sterke vragenstructuur en welke hulpmiddelen heb je om het (voor zowel jou als de eindgebruiker) makkelijker te maken?

Variabelen bepalen
Je start altijd met het plaatsen van de vaste tekst. Je komt zo vanzelf langs alle variabele elementen die van toepassing zijn op jouw documentsjabloon. Zet de variabelen even duidelijk op een rij, zodat je voor jezelf wat overzicht creëert.

Categoriseer je vragen
Heb je de variabelen inzichtelijk? Verdeel ze dan onder in categorieën, zodat er een basisstructuur ontstaat. Een soort Marie Kondo voor je documentsjabloon zeg maar. Haal weg wat overbodig is en groepeer wat bij elkaar hoort. Vanuit deze basis kun je gaan nadenken over de bijbehorende vragen en eventuele vervolgvragen.

KISS: Keep It Simple & Straightforward
Wellicht ken je ‘m wel: het KISS-principe. Over de exacte betekenis is nog weleens discussie (is het nou short & simple, smart & simple, simple & straightforward?), maar welke invulling je ook geeft aan de twee s’jes: houd het simpel en ongecompliceerd! De kunst is om het vragenscherm zo eenvoudig en logisch mogelijk te maken voor de eindgebruiker. Verdiep je dus ook in die eindgebruiker. Alleen zo kun je de juiste vragen stellen.

De basis vraagtypen voor jouw documentsjabloon
Een goede set basis vraagtypen is de sleutel tot het creëren van een sterke vragenstructuur in jouw documentsjabloon. Daarom hebben we in onze SmartEditor (template builder) verschillende vraagtypen staan, die jij als sjabloonbouwer kunt gebruiken bij het opstellen van de vragen.

Sowieso in de collectie: de ja/nee-vraag. We hoeven je hopelijk niet uit te leggen wat de antwoordopties zijn. Zijn er meer antwoordmogelijkheden dan ja of nee, dan kies je als sjabloonbouwer voor een selectievraag. Je geeft hierbij meerdere antwoordmogelijkheden op, waarvan de gebruiker er slechts één kan selecteren. Mag de eindgebruiker meerdere antwoorden selecteren? Dan werk je met een meerkeuzevraag. Met een open vraag geef je de eindgebruiker de ruimte een eigen antwoord te formuleren. Mooi detail: wat hier ook wordt ingevuld, de SmartEditor zorgt ervoor dat het in de juiste opmaak en lettertype in het document verschijnt (stukje uniformiteit naar de mensen toe).

Ook kan er in de SmartEditor van SmartDocuments gewerkt worden met een getalvraag (alleen cijfers mogelijk), een datumvraag (waarbij – je verwacht het niet – alleen een datum kan worden ingevuld) en een maskervraag (waarbij de sjabloonbouwer bepaalt in welke vorm de gebruiker moet antwoorden. Handig bijvoorbeeld als er specifiek om een postcode gevraagd wordt).

Steuntje in de rug: labels, helpteksten en verplichte vragen
Om het doorlopen van het vragenscherm nog iets gebruiksvriendelijker te maken, kun je als sjabloonbouwer een aantal dingen doen:

• Voeg een label toe:
  • Betreft het een complexe vraag of wil je de gebruiker extra informeren? Plaats een label met informatie om de vraag te verduidelijken of een aanwijzing te geven. Een label wordt standaard aan de gebruiker getoond.
• Voeg een helptekst toe
  • Met een helptekst geef je extra informatie bij de vraag. Net als een label kan de helptekst standaard getoond worden, maar je kunt er ook voor kiezen de helptekst te verbergen. De gebruiker kan de tekst openen indien nodig (dit maakt het vraag & antwoordscherm een stuk rustiger). In een helptekst kun je ook een hyperlink verwerken naar een bron met meer achtergrondinformatie.
• Gebruik een verplichte vraag
  • Een gebruiker kan niet om de vraag heen. Handig, zo wordt er nooit een vraag vergeten en is de gebruiker verzekerd van een volledig ingevuld document.

Opmaak van de antwoorden
Ook een fijne! Wanneer antwoorden op een bepaalde manier getoond moeten worden in het document, kun je dit aangeven in de opmaak. Denk aan namen die met een hoofdletter beginnen, net als het eerste woord van elke nieuwe zin. Ook een teveel aan spaties kun je eruit laten filteren. Handig wanneer de gebruiker het niet zo nauw neemt met het correct invoeren van de gegevens (of vastgeplakt zit aan de spatiebalk).

Doorvragen in het vraag & antwoordscherm
Sommige antwoorden leiden tot meer vragen. Neem een formulier bij aankoop van een kantoorartikel. Het kan zijn dat de klant hier moet aangeven of de aankoop zakelijk of privé is. Selecteert de klant ‘zakelijk’, dan kan er in een vervolgvraag bijvoorbeeld worden gevraagd naar een KVK-nummer, een vraag die voor een particuliere klant niet van toepassing is. Op basis van het antwoord op de eerste vraag, verschijnt de vervolgvraag automatisch wel of niet.

Trial-and-error: het vraag & antwoordscherm testen
Ok. Het vraag- en antwoordscherm is ingevuld. Leg het (figuurlijk) even opzij en open het de volgende werkdag pas weer. Zo kun je met een frisse blik jouw vragenboom doorlopen om deze te testen. Is de vragenstructuur logisch en duidelijk? Wanneer je met meerdere sjabloonbouwers bent, dan is het goed elkaars werk te controleren. Twee zien tenslotte meer dan één. En wil je het echt grondig testen? Vraag dan willekeurige collega’s om jouw sjabloon aan een test te onderwerpen.

Bron: SmartDocuments, Foto: SmartDocuments