• Home
• Nieuws

Honderd procent betalingsverwerking binnen handbereik

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 9 November 2022

De werkdag start voor veel organisaties met het inlezen van de dagafschriften, zodat alle betalingen netjes tegen de openstaande facturen worden weggeboekt. Deze betalingsverwerking heeft de afgelopen jaren ingrijpende veranderingen doorgemaakt. Waar de bankafschriften vroeger nog handmatig werden ingelezen, kan software nu vaak een groot deel van de ontvangsten automatisch matchen. Technologische innovaties bieden echter nog meer mogelijkheden, waardoor een matching van honderd procent binnen handbereik ligt.

Een ideale betaling bevat het juiste betaalkenmerk. Daardoor kan de betaling automatisch op de desbetreffende factuur worden geboekt. Helaas bevatten nog veel betalingen een onjuist of helemaal geen betaalkenmerk. Voorbeelden in overvloed: ‘rode auto’, ‘factuur van oktober’, ‘zoals besproken’, enzovoorts. Dit zorgt ervoor dat het huidige toewijzingsproces van betalingen niet volledig geautomatiseerd kan worden en dus een gedeeltelijk handmatig proces blijft.

Handmatig betalingen toewijzen
Ondanks dat slechts een klein percentage van de betalingen niet automatisch gematcht kan worden, zijn de absolute aantallen nog aanzienlijk. Desondanks lijken organisaties nog steeds niet klaar te zijn om deze kritieke functie efficiënt uit te voeren. Bij organisaties in verschillende sectoren, zoals energiemaatschappijen, woningcorporaties, verzekeraars en financiële dienstverleners blijven medewerkers actief die dagelijks zonder voldoende technologische ondersteuning handmatig betalingen moeten toewijzen aan de juiste vordering.

Kosten handmatige betalingsverwerking
Een medewerker die elke dag enkele uren bezig is met het verwerken van betalingen is al een behoorlijke kostenpost. Maar wat als deze medewerker ziek is of op vakantie gaat? Een (tijdelijke) vervanger zoeken zal niet eenvoudig zijn. En een medewerker is geen machine. Het maken van fouten is simpelweg niet te voorkomen. Een verkeerde matching kan echter vervelende gevolgen hebben. Zowel voor de organisatie die achteraf correcties moet doorvoeren, als voor de klant.

Klantreis in gevaar
Organisaties die frequent met onjuiste boekingen te maken hebben, brengen de klantreis in gevaar. Klanten ontvangen tenslotte ten onrechte een herinnering en krijgen in het slechtste geval zelfs extra kosten in rekening. En dat terwijl die klanten gewoon hun betalingen hebben verricht. Hierdoor ontstaat veel verwarring en is de klant (en soms ook de organisatie) het overzicht kwijt. Ook al wordt de kwestie naar tevredenheid opgelost, de klant is door deze negatieve ervaring in de klantreis (een deel van) zijn vertrouwen in de organisatie verloren.

Toepassen van technologie
Goed nieuws: er zijn verschillende technologieën die het proces van betalingsverwerking kunnen verbeteren. Optische tekenherkenning (OCR) en intelligente karakterherkenning (ICR) zijn hier enkele voorbeelden van. Deze functionaliteiten kunnen ingezet worden om specifieke velden (bijvoorbeeld de naam van de klant, het bedrag en het betaalkenmerk) te herkennen, om zo een effectieve rol te spelen bij de matching. Machine learning (ML) biedt organisaties de mogelijkheid om (net als het brein van de medewerker) de computer de juiste beslissing te laten nemen en hier ook continu van te blijven leren. De handmatige handeling van de medewerker wordt daardoor niet alleen vervangen, maar ook verbeterd. Zo kan de machine boekingen uit het verleden vertalen naar de huidige situatie, maar is het ook mogelijk om de machine verder te trainen. Dit trainen kan ervoor zorgen dat uitval aanzienlijk wordt beperkt en kan zelfs leiden tot een matching van honderd procent.

Snelheid door PSD2
Naast het verbeteren van het proces van betalingsverwerking, kunnen technologische toepassingen dit proces ook versnellen. Daar valt behoorlijk wat winst te behalen. In de praktijk kan het twee tot drie dagen duren voordat een betaling daadwerkelijk wordt afgeletterd tegen een factuur. In een maatschappij waar alles direct moet gebeuren en wachten geen optie is, is dit niet acceptabel. Een realtime inzage in een bankrekening met PSD2-technologie zorgt ervoor dat er direct geacteerd kan worden op betalingen. Hierdoor kunnen facturen nagenoeg realtime worden gereserveerd, waarna de boeking (financiële mutatie) later kan plaatsvinden. Een organisatie kan hiermee een volledig beeld schetsen aan de klant, waardoor er altijd volledige controle is.

Bron: Mail to Pay, Foto: Mail to Pay