• Home
• Nieuws

Hoe je met het juiste sjabloon digitaal toegankelijke documenten maakt

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 23 March 2023

Als je in een (middel)grote organisatie werkt en je bezighoudt met brieven en andere documenten, dan ken je misschien wel de uitdaging die ‘digitale toegankelijkheid’ heet. Als een online omgeving digitaal toegankelijk is, betekent het dat iedereen er gebruik van kan maken. Dus ook bezoekers met bijvoorbeeld een visuele- of gehoorbeperking. Hoe zorg je ervoor dat de informatie die je met jouw doelgroep deelt, voor iedereen beschikbaar is? Hoe maak je digitale documenten toegankelijk op een efficiënte manier? Daar hebben we bij SmartDocuments iets voor gevonden.

Digitale toegankelijkheid houdt veel organisaties bezig. Enerzijds is er de verplichting vanuit onze wet die regelt dat de informatie die organisaties delen, toegankelijk moet zijn voor iedereen. Anderzijds wil je als organisatie ook simpelweg goed omgaan met je doelgroep. Digitale toegankelijkheid is daarmee niet alleen verplicht, maar ook klantgericht, wie je als organisatie dan ook maar bedient.

Wat is digitale toegankelijkheid?
Als een online omgeving digitaal toegankelijk is, kan iedereen er gebruik van maken. Ook bezoekers met een beperking. Digitale toegankelijk is van toepassing op allerlei digitale zaken, van software tot pdf’s en websites. Bedrijven van over de hele wereld maken de stap om digitaal toegankelijk te zijn. In Nederland zijn toegankelijkheidsnormen voor documenten inmiddels wettelijk verplicht gesteld. Dat betekent dat alle documenten die jouw organisatie op digitale wijze aanbiedt, toegankelijk moeten zijn voor iedereen.

Scans voor digitale toegankelijkheid?
Inmiddels worden allerlei tools aangeboden die beloven te kunnen controleren of het document dat je hebt gemaakt, digitaal toegankelijk is. Alleen, kan een computer wel beoordelen of iets écht toegankelijk is? Ze kunnen aan de hand van de gestelde richtlijnen het document wel nagaan, maar toch is een menselijke toets noodzakelijk. Waarom? We geven je een voorbeeld.

Onderdeel van de richtlijnen voor digitale toegankelijkheid is de toevoeging van een omschrijving aan afbeeldingen (de zogenoemde alt-tekst). Zo weet iemand die de afbeelding niet kan zien dankzij een omschrijving toch wat er wordt afgebeeld, of dat deze afbeelding alleen decoratief is en geen functie heeft. Een digitaal toegankelijkheidstool kan checken of elke afbeelding in het document een alt-tekst heeft. Maar, de tool kan niet beoordelen of de omschrijving correct en volledig is. Zelfs al werk je met een AI-gestuurde tool die kan herkennen dat er een vogel is afgebeeld, de tool weet niet of het van specifiek belang is dat alleen de vogel of ook de vogelsoort benoemd wordt. Of misschien zijn beide niet relevant, maar gaat het om de besneeuwde tak waar de vogel op zit. Je zult met zo’n tool alsnog zelf moeten controleren of alle elementen van het document goed zijn ingesteld, weergegeven en omschreven.

Toegankelijke documenten zonder nacontrole
Is er dan geen manier om efficiënt digitaal toegankelijke documenten te maken? Wat ons betreft wel. De basis hiervoor leg je samen met SmartDocuments. Efficiënte documentcreatie start namelijk met een goed documentsjabloon. Door vooraf het sjabloon in te stellen volgens de richtlijnen, hoef je niet achteraf elk document afzonderlijk te controleren. Hoe dat werkt?

SmartDocuments is een softwarepakket voor documentcreatie die werkt op basis van slimme sjablonen. Met onze software beheer je de huisstijlelementen en content van je sjabloon in een centrale omgeving en genereer je documenten op basis van vooraf ingestelde sjablonen. Gepersonaliseerde content (zoals de adressering) wordt aan het document toegevoegd door de eindgebruiker dankzij een vraag-antwoorddialoog, of geautomatiseerd, bijvoorbeeld via XML.

Deze vooraf ingestelde sjablonen zijn het fundament voor het maken van digitaal toegankelijke documenten. Stel je namelijk een sjabloon op zo’n manier in dat deze digitaal toegankelijk is, dan is elk document dat je genereert op basis van dit sjabloon dat ook.

Eén goed sjabloon, duizenden digitaal toegankelijke documenten
Bij het aanmaken van het sjabloon volg je de richtlijnen voor digitale toegankelijkheid. Klopt de regelafstand? Heeft de afbeelding die in het sjabloon staat een passende omschrijving? Is alle informatie waarneembaar voor voorleessoftware? Met dit sjabloon kunnen de eindgebruikers digitaal toegankelijke documenten genereren. Deze werkwijze vraagt dus wat inspanning vooraf, maar scheelt een hoop werk achteraf. Vergeet niet dat je met één sjabloon duizenden documenten kunt maken. Wat ons betreft is het de investering dus dubbel en dwars waard.

Bron: SmartDocuments, Foto: SmartDocuments