• Home
• Nieuws

Hoe draag je bij aan een duurzaam incassotraject?

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 12 October 2022

Het leven is de afgelopen tijd steeds duurder geworden. Macro-economische ontwikkelingen zoals de stijging van gas- en energieprijzen, inflatie en ook de oorlog in Oekraïne zorgen ervoor dat mensen minder te besteden hebben. Hebben ze niet voldoende geld om al hun rekeningen te betalen, dan gaan (en moeten) ze keuzes maken. Met schulden als gevolg. Hoe draag je als organisatie nu bij aan een duurzaam incassotraject waarmee je helpt te voorkomen dat deze klanten steeds dichter op de rand van het schuldenravijn komen te staan en je tegelijkertijd jouw cashflow verbetert? Het helpt als je je plek in de behoeftepiramide kent.

Openstaande facturen moeten betaald worden. Met deze uitspraak zijn de meeste mensen het wel eens. De discussie begint pas als blijkt dat de factuur niet betaald wordt. Wie draait dan op voor de extra kosten? En over welke kosten hebben we het dan allemaal? En ook: sta je als organisatie altijd in je recht om extra kosten in rekening te brengen als betaling uitblijft? Hier kun je alleen over oordelen als een organisatie zich bewust is van zijn plek in de behoeftepiramide van maandelijks terugkerende rekeningen.

De behoeftepiramide
De behoeftepiramide van maandelijks terugkerende rekeningen (zie afbeelding) is een grafische weergave van de betaalbehoeften van klanten. De onderste laag bevat primaire levensbehoeften voor huisvesting en vorderingen van de belastingdienst. Een laag hoger zitten de overige primaire levensbehoeften, zoals zorgverzekering, gas, water en elektra. Elke laag daarboven staat steeds voor een minder belangrijke behoefte van de klant. Natuurlijk kun je discussiëren over de juiste plek van een behoefte. Is een telefoon bijvoorbeeld geen grotere levensbehoefte geworden, nu veel mensen niet meer zonder kunnen?

Kosten ophogen
Terug naar de openstaande facturen. Veel organisaties verhogen gedurende het aanmaantraject hun facturen met kosten. Of dit nu administratiekosten zijn of (wettelijke) incassokosten, de klant moet in ieder geval meer gaan betalen dan zijn oorspronkelijke factuur. In feite verhoog je op dat moment de prioriteit van jouw factuur door kosten toe te voegen. Voor deze ophoging liggen afspraken vast over de hoogte van het bedrag en de voorwaarden. Er staat alleen nergens beschreven dat een organisatie eerst moet controleren of er nog meer schuldeisers zijn. Hierdoor kan een klant bij wanbetaling geconfronteerd worden met extra kosten van verschillende organisaties. Een scenario dat zeker geen uitzondering is en klanten dieper in de schulden kan doen belanden.

Bijdragen aan schuldenproblematiek
Organisaties die hoog in de behoeftepiramide staan en (hoge) kosten in rekening brengen, zouden na moeten denken over hun maatschappelijke positie. Op dit moment vinden hun klanten hun facturen blijkbaar niet belangrijk genoeg, aangezien zij ervoor kiezen eerst andere facturen te betalen. Daarnaast dragen deze organisaties met hun hoge kosten bij aan de schuldenproblematiek in Nederland. Een probleem dat alleen maar zal groeien als organisaties zich niet bewust zijn van hun plek in de behoeftepiramide en blijven vasthouden aan hun schuldopbouwende incassotraject.

Duurzaam incassotraject
Hoe het dan anders kan? Het introduceren van een coulant afboekbeleid kan een (maatschappelijke) oplossing zijn. Met dit beleid worden onbetaalde facturen niet verhoogd met extra kosten en wordt sneller besloten een factuur af te boeken en niet meer te verhalen op de klant. Om dit financieel mogelijk te maken, moet het aanmaantraject goed ingeregeld worden. Klanten moeten via verschillende kanalen op de hoogte gebracht worden van de openstaande factuur. Ook het moment waarop het betaalverzoek wordt verstuurd, speelt een grote rol in dit aanmaantraject. Verder kan de mogelijkheid om (proactief) een betalingsregeling af te spreken ervoor zorgen dat de klant meer financiële ruimte overhoud om ook aan andere maandelijkse verplichtingen te voldoen. Door deze consequente opvolging van openstaande facturen gaan klanten beter en sneller betalen. Daarmee verbeter je de cashflow, waardoor je als organisatie ook de financiële ruimte hebt voor een coulant afboekbeleid.

Ken je plek en behoud je klant
Wees je dus bewust van je plek in de behoeftepiramide en stem daar je incassotraject op af. Zo creëer je een fantastische betaalreis voor je klanten en houd je ze vast. Want dáár is het je uiteindelijk om te doen, toch?

Bron: Mail to Pay, Foto: Mail to Pay