• Home
• Nieuws

Habion bijt het spits af met Tobias 365

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 2 July 2020

Habion, een van de grotere huisvesters van ouderen in Nederland, heeft als eerste woningcorporatie Tobias 365 in gebruik genomen. Saillant genoeg heeft de pilot-implementatie van de cloudoplossing vanwege corona grotendeels online plaatsgevonden. Hoe is de implementatie verlopen en is de missie van IT- en informatiemanager Wilfred Pollack nu volbracht? Insight Magazine zocht hem op en Aareon-collega’s Alexander Beeren en Rudy Hoving schoven aan.

Habion bezit op ruim 120 locaties in 80 gemeenten meer dan 11.000 wooneenheden voor ouderen, bestaande uit zelfstandige woningen en wooneenheden in verzorgingshuizen. Wilfred kwam in 2019 naar Habion met een missie: Het verbeteren van de informatievoorziening, en het toekomstproof maken en standaardiseren van de ICT-huishouding. Op de vraag of die missie met de ingebruikname van Tobias 365 binnen het Microsoft Dynamics 365 cloudframework is volbracht, lacht Wilfred en zegt: ‘’We hebben een flinke stap gezet, maar we zijn er nog niet.’’

ERP
Hij licht toe: ‘’Mijn missie bij Habion begon met de keuze voor het Microsoft Dynamics 365 cloudframework. Dat framework beschikt naast het Power Platform ook over Power BI, business productivity, CRM en ERP. Voor het ERP-deel - voor Finance and Operations - hebben we Tobias 365 geïmplementeerd.’’

Vanzelfsprekend
Voor Wilfred was Tobias 365 eigenlijk geen keuze, maar een vanzelfsprekendheid. ‘’Als je op een missie bent, wil je flinke stappen zetten. Daarom gaan we ook onze processen optimaliseren. Dat kun je natuurlijk doen op basis van de bestaande Tobias en BI-programmatuur die we in huis hadden. Als organisatie hadden we echter al gekozen voor het Microsoft Dynamics 365 cloudframework. Vandaar onze keuze om als pilot Tobias 365 binnen ons Microsoft Dynamics 365 cloudframework te implementeren en daar de optimalisatieslag te doen.’’

Fundering
Rudy, die namens Aareon als projectmanager het implementatietraject heeft begeleid, noemt het cloudframework ‘een fundering’ waar vrij eenvoudig toekomstbestendige oplossingen op kunnen worden geplaatst. ‘’Zo positioneren wij het ook. Sterker nog, we hebben ook gelijk daad bij woord gevoegd.’’ Hij licht toe wat hij daarmee bedoelt: ‘’Ondanks dat Habion ervoor heeft gekozen om vooraf geen procesredesign uit te voeren en processen pas later binnen Tobias 365 te willen optimaliseren, hebben we waar mogelijk wel direct quick wins geïmplementeerd. Zo hebben we de informatievoorziening op basis van Microsoft Power BI ingericht en Mareon Factuur als digitale inkoopfactuurstroom geïmplementeerd. Uiteraard in samenspraak met Habion.’’ Wilfred vult aan: ‘’Die ruimte was er ook. We zaten niet vast aan een keiharde datum voor livegang. We wilden pas over als het allemaal goed was.’’

Nieuwe weg voor Aareon
Volgens accountmanager Alexander opent Habion met de ingebruikname van Tobias 365 op haar nieuwe platform een nieuwe weg voor Aareon. ‘’Een eerste upgrade is altijd heel belangrijk, zeker als het een overgang naar een nieuwe versie betreft.’’ Rudy vult aan: ‘’Het is voor ons natuurlijk niet de eerste implementatie van een nieuw product, ook de overgangen van AX 2009 naar 2012 waren upgradeprojecten. Zo heeft Habion veel financiële bedrijven en dat is voor een pilot best uitdagend. Maar uiteindelijk valt of staat een pilot met hoe je met elkaar omgaat, welke afspraken je maakt. Het was zoals Wilfred zegt dus erg luxe dat niet een datum livegang centraal stond, maar een goed eindproduct.’’ 

Toekomstproof
Dat goede eindproduct is volgens Wilfred toekomstproof. Op de vraag wat dat precies inhoudt, zegt hij: ‘’In het verleden implementeerde je een IT-oplossing, gebruikte het een aantal jaren en maakte je dan op voor een grote update of vervanging. Vaak met een grote impact op de organisatie en alle gevolgen van dien. Nu hebben we een platform dat continu in ontwikkeling is. Microsoft investeert veel geld in de ontwikkeling van haar 365 cloudframework en datzelfde doet Aareon met Tobias 365. Zonder belemmeringen van zware herimplementaties of upgrades win je via de weg van geleidelijkheid aan functionaliteit en efficiency.’’

Connectiviteit
De weg van geleidelijkheid herkent Rudy. ‘’Als de stap naar een flexibele basis in de cloud eenmaal is gezet, ligt er een wereld aan connectiviteit voor je open.’’

Voorbeeldimplementatie
Wilfred blikt tevreden terug op de implementatie. ‘’Misschien niet een voorbeeldimplementatie uit het boekje, maar wel één die daarbij in de buurt komt. We zijn in oktober gestart en hadden als richtmaand mei voor ingebruikname. Meestal lopen implementatieprojecten uit, zeker bij een pilot, maar mei konden we in principe prima halen. Het feit dat we op 15 juni live zijn gegaan, komt door corona. Omdat na 1 juni weer wat meer mogelijkheden op kantoor ontstonden, hebben we daar op gewacht. Uiteraard hebben we de maand extra goed kunnen gebruiken.’’

Pilot uit het boekje
Rudy beaamt dat het misschien geen implementatie uit het boekje was, maar wat hem betreft wel een pilot uit het boekje. ‘’Bij een pilot leer je gaandeweg. Wat wij hebben geleerd, is dat alles aandacht nodig heeft. Voor medewerkers is werken in de cloud toch een nieuwe wereld. Dan is het zaak dat je de mens en de organisatie meeneemt in die verandering. Dat dit is gebeurd tijdens de coronacrisis maakte het tot een extra bijzondere pilot.’’

Coronaleed
Wilfred beaamt dat en vult aan: ‘’Met Habion zitten we middenin de doelgroep die het hardst is geraakt door de coronacrisis. Veel van mijn collega’s werken vanuit onze verzorgingshuizen en dat heeft de nodige schrijnende en verdrietige verhalen  opgeleverd. Zowel over de directe impact die het virus had, doordat mensen ziek werden en overleden, als door de eenzaamheid van ouderen doordat ze volledig werden geïsoleerd van hun familie en geliefden.  Dat heeft veel impact gehad, uiteraard voor de direct betrokkenen, maar ook voor mijn collega’s.’’

Lockdown
De lockdown viel middenin de implementatie. Waar veel corporaties moeite hadden om te schakelen naar online, ging dat bij Habion moeiteloos. ‘’Onze organisatie is al gewend aan online werken. Ook voor de implementatieteams viel de overstap van kantoor naar online mee. Onze zeven projectteams werkten al samen in Microsoft Teams. Als corona al iets positiefs meebrengt, dan is het dat het aantoont wat het voordeel van werken in de cloud is.’’

Datagedreven
Ondanks dat Habion live is met Tobias 365, is de missie van Wilfred nog allesbehalve volbracht. ‘’We gaan verder met het optimaliseren van processen volgens de corporatiestandaard CORA. Met Mareon Factuur hebben we al een forse efficiencyslag in de digitale verwerking van de factuurstroom gemaakt. Al het andere is vooral finetuning.’’ Op de vraag wanneer de missie dan wel is volbracht, zegt Wilfred: ‘’Dat is als we een datagedreven organisatie zijn. We willen minder tijd kwijt zijn aan data verzamelen en veel meer op data kunnen sturen. Hoe gaat het nu, over een week, over een maand en over een jaar? Voor elk vraagstuk willen we daarop het antwoord hebben. Dat vraagt om een transitie van business intelligence naar data analytics.’’

Stap voor stap naar de cloud
Ook de missie van Aareon is nog lang niet volbracht. ‘’Habion bijt het spits af met onze cloudoplossing Tobias 365. Uiteindelijk willen we al onze klanten helpen bij hun ambitie om van deze toekomstbestendige versie gebruik te kunnen maken. Om vanuit een smart platform data met business intelligence voorspelbaar te maken en te connecten met data om je heen. Eén database, één waarheid’’, aldus Alexander. ‘’Natuurlijk heeft dat tijd nodig’’, vult Rudy aan. ‘’De komende jaren gaan we onze klanten helpen bij hun stap naar de cloud. Niet onder dwang, maar vraaggestuurd en rekening houdend met wat wij en onze klanten aankunnen. Eigenlijk zoals we dat ook bij Habion hebben gedaan.’’

Blik op toekomst
Rudy maakt handig een brug naar zijn slotbetoog om Wilfred en Habion te bedanken. ‘’Uiteindelijk is een implementatie een kwestie van vertrouwen en samenwerken, zeker als het om een pilot-implementatie gaat. Dat hebben we gedaan met zowel vanuit Habion als Aareon de blik op de toekomst en door zaken uit te spreken naar elkaar. Voortdurend met het gezamenlijke belang als uitgangspunt en in het belang van het grote doel: een succesvolle implementatie van Tobias 365.’’

Bron: Aareon, Foto: Aareon