• Home
• Nieuws

Haal de robot uit jou en je collega's

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 1 August 2019

Robotic Process Automation; een innovatieve ontwikkeling die bedrijven in staat stelt hun processen verder te automatiseren, zonder dat aanpassingen aan de ICT-systemen nodig zijn. Wellicht heb je er ooit van gehoord? Deze techniek is momenteel erg in opkomst en zorgt ervoor dat saaie en repetitieve taken kunnen worden uitbesteed aan een “robot”.

De robot is hier geen apparaat dat fysiek door de organisatie heen loopt, maar een softwareprogramma dat op de computer (of een externe server) draait. Deze robot kan bepaalde handelingen in en tussen applicaties, programma’s en web-omgevingen voor jou uitvoeren. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van de User Interface (UI), waar door het niet nodig is om aanpassingen te doen aan de systemen zelf. Met inzet van RPA kan veel tijd worden bespaard en het vermindert de kans op fouten drastisch. Dit zorgt ervoor dat medewerkers zich kunnen focussen op de klant in plaats van het uitvoeren van repetitieve administratieve handelingen. Hierdoor zal de tevredenheid onder zowel medewerkers als klanten toenemen.

Deze technologie is op zichzelf niet nieuw, maar wel enorm in opkomst. Redenen daarvoor zijn dat RPA oplossingen volwassen, laagdrempelig en betaalbaar zijn geworden. Ook binnen de corporatiebranche wordt deze technologie inmiddels succesvol toegepast. Er zijn verschillende toepassingsgebieden van RPA die van grote meerwaarde kunnen zijn voor woningcorporaties.

Om er enkele te noemen:
1. Geautomatiseerd uitvoeren van repetitieve taken
Denk bijvoorbeeld aan administratieve handelingen binnen financiële processen. Of het met één druk op de knop aanmaken van nieuwe medewerkers met de juiste autorisaties in een veelvoud aan systemen.

2. Gegevensuitwisseling tussen applicaties, als alternatief voor koppelingen
Koppelingen zijn doorgaans complex en kostbaar om te realiseren en te onderhouden. Een financiële businesscase ontbreekt vaak, maar in het belang van tijdswinst en datakwaliteit worden koppelingen toch vaak gerealiseerd. Het alternatief waarbij door de RPA software gegevens als het ware ‘handmatig van het ene systeem worden overgezet naar het andere systeem’ kan een doelmatig alternatief vormen. Denk bijvoorbeeld aan het geautomat iseerd overzetten van gegevens die via een web formulier binnenkomen in een mail naar het ERP-systeem. Of bij corporaties die voor hun woonruimtebemiddeling nog geen koppelingen hebben gerealiseerd tussen hun ERP-systeem en portaal waar de woningen worden geadverteerd. Het loont de moeite om te onderzoeken of RPA hier een doelmatig alternatief voor is.

3. Verwerken van inkomende berichten, bijvoorbeeld e-mails die door huurders worden verstuurd
Met RPA kan er eenvoudig aan de hand van simpele business-rules worden vastgesteld wat er met een e-mail moet gebeuren. Hierbij kunnen bepaalde zaken, denk aan het invoeren van gegevens uit de mail in een systeem, ook direct automatisch worden uitgevoerd.

4. Geautomatiseerd testen: door testscripts met RPA op te nemen kan veel tijd worden bespaard van kerngebruikers in het testproces
Voor ieder domein (wonen – vastgoed – financiën) kan een set aan testscripts wor den geautomatiseerd waardoor met één druk op de knop alle testscenario’s worden afgespeeld en direct het resultaat beoordeeld kan worden. Dit kan nog een stap ver der gaan, waarbij ook de uitkomsten geautomatiseerd worden beoordeeld.

5. Automatisch doorzoeken van systemen, bijvoorbeeld op bijzondere persoonsgegevens
Sinds de komst van de AVG zijn corporaties verplicht om (veel) bijzondere persoonsgegevens te verwijderen uit hun systemen. Corporaties hebben echter niet goed in beeld waar deze gegevens zich allemaal bevinden. RPA oplossingen beschikken over geavanceerde tekstherkenning functionaliteit waarmee bijvoorbeeld het Document Management Systeem doorzocht kan worden. Of de inhoud van Windows Verkenner mappen.

Niet elk proces zal direct geschikt zijn voor RPA. Vandaar dat er goed gekeken moet worden naar hoe een proces in elkaar zit qua complexiteit, aantal handelingen en foutgevoeligheid, om een paar voorbeelden te noemen. Een proces dat slechts maandelijks wordt uitgevoerd met vele stappen kan mogelijk geen goed proces zijn voor RPA. Daarom is een van de belangrijkste succesfactor en van RPA-implementatie het op de juiste manier in kaart brengen van het proces.

Wie gaat er dan werken met de RPA-tools? Dat zijn in veel gevallen de medewerkers zelf. Bij deze technologie is het belangrijk dat de medewerkers zelf, die veel kennis hebben van de processen, de robot kunnen “bedienen” en helpen bij het programmeren hiervan. Zo is het geen “IT dingetje” maar echt iets dat binnen de or ganisatie moet gaan spelen.

Ook bij VVA-informatisering zetten we volop in op RPA. Dat doen we samen met onze gemotiveerde studenten van Innovatisering. We maken hiervoor gebruik van standaard tooling UiPath waarvoor veel van onze collega’s gecertificeerd zijn. We werken samen met onze klanten aan een aantal veelbelovende cases. Daarnaast deed een van onze collega’s zijn afstudeeronderzoek vanuit Tilburg University naar een haalbaarheids-framework voor RPA bij woningcorporaties.

Nieuwsgierig en wil je meer weten over RPA? Of heb je een interessant vraagstuk waarbij RPA mogelijk een oplossing biedt? Neem dan gerust met ons contact op voor een vrijblijvend gesprek!

Bron: CorporatieGids 2019, Foto: VVA-informatisering