Als corporatie wil je de juiste keuzes maken. Woningcorporatie Zaam Wonen – verantwoordelijk voor 3.000 woningen in Stein – omarmt daarvoor de mogelijkheden die SaaS biedt en heeft inmiddels het werken met dashboards geïmplementeerd. Maar hoe zorg je ervoor dat je medewerkers meegaan in het gebruik van dashboards? Welke voor- en nadelen van dashboards ziet Zaam Wonen en hoe wordt de kwaliteit van de data-invoer gecontroleerd? CorporatieGids Magazine ging hierover in gesprek met Gerd Ghijsen, Manager Vastgoed en Bedrijfsvoering.
“ICT staat bij Zaam Wonen altijd ten dienste van onze bedrijfs- en klantprocessen,” opent Gerd het gesprek. “Ook kiezen we altijd voor bewezen technieken en willen we geen proefkonijn zijn. En als we een nieuwe werkwijze introduceren zoals nu met de dashboards, dan mogen onze huurders daar niets van merken. Het kan niet zo zijn dat wij door een nieuw systeem te gebruiken opeens veel klantgerichter gaan werken. Het werken met dashboards is vooral bedoeld om op een makkelijke, efficiënte manier cijfers boven tafel te halen voor onze dagelijkse werkzaamheden en rapportages.”
Volop kiezen voor SaaS
Zaam Wonen heeft inmiddels een duidelijke voorkeur voor SaaS-platformen. Gerd: “We zijn al jarenlang klant bij NCCW en hebben daarom voor het ERP-systeem XBIS gekozen. Dat dit een SaaS-platform is, heeft voor ons meerwaarde. We zitten op dit moment namelijk in een transitie van een private cloud- naar een public cloud-omgeving, en dat wordt een stuk makkelijker als je ERP-systeem gebruikmaakt van SaaS. Bijna al onze andere pakketten zijn inmiddels al ‘verSaaSt’ en voor nieuwe pakketten kiezen we bewust voor SaaS-oplossingen. Voor pakketten die we al gebruiken, volgen we de leveranciers richting SaaS. Het grote gemak is dat updates nu standaard en op afstand worden uitgevoerd en je dus altijd in de meest recente versie werkt. Dat is voor ons belangrijk omdat we als relatief kleine corporatie met 28 medewerkers weinig echte ICT-kennis hebben in de organisatie.”
Inzet binnen Zaam Wonen
XBIS Analytics, dat is ontwikkeld in opdracht van NCCW, ontsluit de data in XBIS middels Power BI dashboards. “Op basis van mijn ervaringen in de pilotgroep van XBIS Analytics hebben wij een drietal dashboards afgenomen. Dit zijn Vastgoed, Verhuur en Leegstand en Debiteuren. Met deze dashboards voeren wij ook onze maandelijkse rapportage Wonen uit. Deze standaard dashboards zijn naar onze wensen aangepast en worden ook nog regelmatig uitgebreid met bijvoorbeeld binnenkort de toewijzingskengetallen. We zijn echter wel geadviseerd om dichtbij de VERA-standaard te blijven. Dat is voor een corporatie als Zaam Wonen soms lastig omdat die vooral is toegespitst op grote corporaties en afwijkt van onze eigen manier van werken. Wel willen wij steeds meer gaan werken volgens deze standaard.”
Gratis kwaliteitsdashboard
Volgens Gerd levert het werken met dashboards grote voordelen op: “Vergeleken met de oude situatie heb je nu heel snel je actuele informatie beschikbaar. Inmiddels stellen we het werken met de dashboards zoveel mogelijk verplicht. Dat is ook gelijk een nadeel want als je daar volledig op vertrouwt en de data zijn door een medewerker foutief of nog niet ingevoerd, dan zorgt dat voor verkeerde kengetallen in je dashboard. Dat is onderkend en voor invoercontroles van de data is een gratis kwaliteitsdashboard ontwikkeld waar we gebruik van maken.”
In mogelijkheden denken
De invoering van het werken met dashboards was voor medewerkers even wennen, vervolgt Gerd: “Niet iedereen kon met Power BI werken en dus moesten we daar instructies voor geven. Verder merk je ook dat de medewerkers vaak vast willen houden aan de hun bekende manier van werken. Dat heeft tijd nodig. Maar we moeten verder en daarom stellen we het verplicht om de gegevens uit de dashboards te gebruiken en niet meer te werken op de oude manier met lijstwerken en foutgevoelige Excel-bestanden. Gelukkig zijn steeds meer medewerkers enthousiast over het product en krijgen we nu vanaf de werkvloer ook steeds meer suggesties voor het opnemen van aanvullende gegevens in de dashboards. Mensen gaan dus echt in mogelijkheden denken.”
Ethical hacker
Vooral het vraagstuk veiligheid ziet Gerd als uitdaging voor Zaam Wonen op ICT-gebied. “We zijn een kleine organisatie en we denken veilig met gegevens om te gaan. Maar cyberaanvallen komen steeds vaker voor in de wereld en onze ICT moet veilig blijven. We zijn ons al langer bewust van de risico’s en waren één van de eerste kleine corporaties met een cyberriskverzekering, zo’n zes jaar geleden. Als je dat nu nog wilt, is dat heel moeilijk. Ook vanuit onze toezichthouders komt steeds vaker de vraag: ‘Hoe veilig zijn jullie systemen eigenlijk?’ We laten ons hierin extern ondersteunen. Binnenkort schakelen we bijvoorbeeld een ethical hacker in om te testen of wij en onze leveranciers ook écht veilig bezig zijn.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Bjorn Frins
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Juni 2024 - Klantdenken Inhoud Mara van Sluis (Parteon): Klantdenken vervlechten in onze verduurzamingsopgave Jurrian Koks en…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
