• Home
• Nieuws

'Fox Vastgoed maakt up-to-date AX-data ‘mooi’ inzichtelijk'

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 6 June 2018

Natuurlijk, het gaat om de cijfers. Maar het oog wil ook wat. Dat zegt Linda van Amersfoort, informatieanalist bij WOONopMAAT in Heemskerk, over de professionaliseringsslag die de corporatie met Fox Vastgoed heeft gemaakt in vastgoedsturing.

Linda (37) is sinds een jaar werkzaam bij WOONopMAAT. Daarvoor werkte ze lange tijd bij Nestlé in diverse functies. Bij WOONopMAAT is ze informatieanalist en onderzoekt ze de informatiebehoefte binnen de organisatie en geeft ze adviezen over het optimaliseren van processen. Op de vraag hoe belangrijk data anno 2018 voor WOONopMAAT zijn, zegt ze: “Heel belangrijk. Als informatieanalist ben ik ook verantwoordelijk voor de rapportages binnen onze organisatie, waarin data uiteraard een cruciale rol spelen. Op basis van data worden beslissingen genomen; op korte en lange termijn, zowel voor de gehele organisatie als per afdeling.”

Vastgoedsturing
Eén van de terreinen waarop weloverwogen beslissingen moeten worden genomen is vastgoedsturing, vertelt Linda. “Vastgoedsturing gaat om het integraal sturen op alle activiteiten die voortvloeien uit het hebben van een vastgoedportfolio. Sturen is dus niet afwachten wat je overkomt, maar zelf richting geven. In ons geval is het bovendien de uitdaging om dat te doen in combinatie met onze organisatiedoelstellingen. Dit alles in het licht van de steeds sneller veranderende omgeving.”

Excellijsten
WOONopMAAT gebruikte voor vastgoedsturing tot voor kort aan elkaar geknoopte Excellijsten. Op de vraag wat hiervan het grootste bezwaar was, zegt ze: “Laat ik voorop stellen dat het Excelbestand waar we mee werkten ons niet in de steek heeft gelaten. Maar het was veel werk om het ieder jaar te updaten. Daarnaast is het allemaal handmatig in elkaar gezet met veel formules. Ontzettend foutgevoelig natuurlijk.”

PowerBI
Om de informatievoorziening rondom vastgoedsturing te professionaliseren, is WOONopMAAT samen met Aareon het traject ingegaan om de data uit AX met PowerBI te verbinden. “De data komen bijna allemaal rechtstreeks uit AX en zijn dus altijd up-to-date. Er zijn maar een paar velden die we per kwartaal handmatig aanpassen”, licht Linda toe.

Mooi versus betrouwbaar
Naast het werken met up-to-date data heeft de presentatie van de gegevens ook een metamorfose ondergaan. Data worden duidelijk gevisualiseerd met PowerBI, de BI-tool van Aareon binnen Fox Vastgoed. Op de vraag hoe belangrijk ‘mooi’ versus ‘betrouwbaar’ is voor een informatieanalist, zegt Linda: “Het gaat uiteraard om betrouwbare cijfers, maar het oog wil ook wat. Je presenteert de resultaten aan je collega’s en dat wil je natuurlijk zo mooi en duidelijk mogelijk doen. Iedereen moet in één oogopslag zien hoe het met de organisatie gaat.”

De vele mogelijkheden van PowerBI kunnen ook een valkuil zijn, zegt Linda. “PowerBI biedt ontzettend veel mogelijkheden voor visualisatie van data, je kunt er helemaal mee los gaan. De uitdaging is dus om alle rapportages dezelfde rustige uitstraling te geven waarin gelijk duidelijk is wat er gerapporteerd wordt.”

Data op orde
Linda heeft samen met BI-specialist Kevin de Kuyper van Aareon de oude werkwijze vertaald naar de nieuwe sturingstool Fox Vastgoed. Ze licht toe hoe die aanpak eruit zag: “We hebben alle losse onderdelen geanalyseerd en onderzocht waar de data vandaan kwamen. Daarna hebben we gekeken of we deze gegevens in AX konden zetten, als het daar nog niet stond. Data die al wel beschikbaar waren in AX hebben we gecontroleerd. Een tijdrovende klus – het op orde brengen van data - maar daar hebben we daarna alleen maar profijt van gehad.”

Ze vervolgt: “Toen we hadden vastgesteld dat de data op orde waren, was het voor Kevin een kwestie van ‘de touwtjes aan elkaar knopen’ in PowerBI. Over het testen van de outcome heb ik mij ontfermd. Als laatste hebben we ervoor gezorgd dat de lay-out er goed uitziet.”

Eyeopeners
Op de vraag wat de belangrijkste eyeopeners van Fox Vastgoed waren, zegt Linda: “De grootste winst is dat we al onze gegevens gelijk en duidelijk inzichtelijk hebben. We hoeven niet meer te schakelen tussen Excelbestanden en intranetpagina’s. We kunnen nu per complex de huidige stand van zaken zien met betrekking tot financiële waardes, technische staat, verhuurbaarheid, sociale doelstellingen en de complexstrategie. De kracht van PowerBI zit in de mogelijkheid om data uit verschillende systemen te verbinden. We hebben PowerBI bijvoorbeeld ook gekoppeld aan het CBS en hebben per wijk snel meer informatie inzichtelijk. Bovendien kunnen we wensen van de gebruiker vrij eenvoudig realiseren. Of het nu om analyses gaat of heldere rapportages, het kan allemaal op maat gemaakt worden: precies zoals de gebruiker het wil zien.”

Samenwerking met Aareon
Linda kijkt tevreden terug op de samenwerking met Aareon. “Kevin en ik vormen echt een team, we vulden elkaar goed aan en hielden elkaar op de hoogte door gebruik te maken van samenwerkingstool Trello en regelmatige conference calls.” Ook met het resultaat is ze blij. “We hebben nu een moderne tool en beschikken over up-to-date data. Het wordt niet meer één keer per jaar verzameld en bewerkt in Excel. Het bespaart ons dus ontzettend veel tijd en we hebben altijd de juiste data inzichtelijk. Hierdoor kunnen ook bepaalde beslissingen sneller genomen worden.”

Succes
Op de vraag of het succes naar meer smaakt, zegt Linda: “Op dit moment zetten we PowerBI alleen in voor vastgoedsturing, maar we zijn druk bezig om ook alle andere rapportages naar deze tool te verplaatsen. Dat gaat ons in de nabije toekomst nog veel meer werk schelen.”

Bron: Aareon | Foto: WOONopMAAT