Organisatieadviseur Wiesje Schoemaker maakt organisaties wegwijs in Microsoft 365. Omdat er zó ontzettend veel mogelijk is, is het soms moeilijk kiezen welke tool je wanneer gebruikt: Microsoft SharePoint, Teams of OneDrive? Wat werkt het beste voor jouw organisatie? En welke interne afspraken horen daarbij? In dit artikel lees je hoe wij het aanpakken.
Wat is een slimme inrichting?
Wiesje functioneert als sparringpartner tussen woningcorporaties en de IT leverancier die de Microsoft producten levert. Want de IT leveranciers ‘leveren’ vaak alleen tot de voordeur. Maar dan? Hoe pas je de nieuwe tooling toe? Wat is een slimme inrichting? Waar moet je aan denken?
Wiesje: “Ik merk vanuit organisaties dat zij die begeleiding missen. Er komt ineens super veel nieuwe tooling op je af. Het lijkt soms een oerwoud waarvan je niet precies weet wanneer je wat gebruikt. We filteren eruit wat relevant is en helpen betekenis te geven aan wat de leverancier aanlevert. Zo kan de woningcorporatie besluiten welke opties interessant zijn en welke tools (nog) niet van belang zijn. Prioriteren en focussen geeft rust.”
Het proces
Wiesje begint met het maken van persona’s. In een organisatie heb je verschillende groepen mensen met uiteenlopende behoeftes. Een MT is bijvoorbeeld een bepaalde persona: die willen op een bepaalde manier vergaderen en kennis met elkaar delen en hebben andere behoeftes dan bijvoorbeeld de afdeling Wonen.
De volgende vragen helpen hierbij:
“Vervolgens zoeken we voor de verschillende behoeftes het beste scenario binnen de Microsoft tools. Het scenario voor online vergaderen kan er bijvoorbeeld zo uitzien: Outlook voor het maken van de afspraken, Teams voor de vergadering en SharePoint voor het delen van documentatie. Dit is een proces waarin alle tools op een logische manier achter elkaar worden gezet, wat heel veel inzicht geeft. Als je echt kijkt naar de behoeftes voor de toekomst, in plaats van het kopiëren van ‘’hoe we het altijd deden’’ naar de cloud, kun je de Microsoft tools optimaal benutten.
Blauwdruk
We merken dat organisaties vooral de behoefte hebben aan een plek om documenten neer te zetten. Een lineaire mappenstructuur zie je echter niet terug in Microsoft 365. De manier is vooral gericht op projectmatig samenwerken en thema’s.
“We leggen altijd een bepaalde structuur vast: een blauwdruk voor de Sharepoint omgeving. Dat is de organisatiestructuur waar je je documenten opslaat. Maar wie is er eigenaar van deze set van data? Hoe gaan we de titels noemen? Deze vragen gaan we vervolgens samen beantwoorden. Aan de oppervlakte krijg je dan al snel discussies die vaak meer over het proces gaan: hoe werk je als organisatie met elkaar samen? Andersommers faciliteren dit gesprek, we helpen je om tot gedragen besluiten te komen.”
Hoe lang duurt een traject?
We kunnen organisaties in een half jaar helpen van A tot Z. Soms duurt het langer om aan de nieuwe werkwijze te wennen.
“Afhankelijk van de tijd die een organisatie ervoor uittrekt, zijn we meestal drie maanden bezig met voorbereiding. Na de blauwdruk en discussies komt er een klap op het ontwerp en laten we het technisch inrichten door de leverancier. We verzorgen trainingen en nazorg. Als alles technisch goed staat en de organisatie zelf ambassadeurs heeft die weten hoe het werkt, doen wij een stap terug.”
Kunnen wij je helpen?
Andersom begeleidt organisaties bij digitaliseringstrajecten. Het werken met Microsoft 365 in de cloud is daar een voorbeeld van. Kunnen we je helpen jouw processen optimaal in te richten?
Bron: Andersom, Foto: Andersom
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2024 Inhoud Ferry van der Pal (Wonen Wateringen): Fusie leidt tot betere bijdrage aan de volkshuisvestelijke opgave…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
