• Home
• Nieuws

Een toekomstbestendige woningcorporatie door continu te verbeteren

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 29 April 2021

Uit onderzoek van Aedes (Aedes,2020) en gesprekken met verschillende woningcorporaties blijkt dat de sector de komende jaren te maken krijgt met ingrijpende veranderingen die veroorzaakt worden door zowel interne als externe ontwikkelingen. De grote uitdaging die hierbij opdoemt is hoe je als woningcorporatie zo goed mogelijk met deze veranderingen omgaat en hier proactief op kunt acteren. Verschillende woningcorporaties geven daarbij de noodzaak tot een wendbare organisatie aan als belangrijke ontwikkeling voor de komende jaren. Maar hoe realiseer je dat? 

"Door alle interne en externe ontwikkelingen, en innovaties zal een corporatie er in 2025 anders uitzien. Daar is iedereen het wel over eens. Hoe de toekomst er exact uit zal zien, weet niemand. Maar stilstaan is geen optie. Want om aan hun maatschappelijke opgave te kunnen blijven werken zullen woningcorporaties zich continu moeten aanpassen aan de ontwikkelingen en innovaties” (Aedes, 2020, werken aan de corporatie van de toekomst)

Continu verbeteren speelt hierin een belangrijke rol en geeft je als corporatie handvatten om wendbaar te zijn en snel in te spelen op deze interne en externe ontwikkelingen. Wat is continu verbeteren? Continu verbeteren kun je zien als een bedrijfscultuur en manier van werken waarin producten, diensten of processen voortdurend worden geoptimaliseerd waar nodig. Hierdoor is het mogelijk om te blijven aansluiten op de veranderende wensen van de huurder en verbeter je op een efficiënte en effectieve wijze je dienstverlening. Continu verbeteren geeft je de mogelijkheid om het werk beter, leuker en makkelijker te maken!

De leerpunten        
Op basis van onze opdracht binnen portaal nemen we je graag mee in drie belangrijke leerpunten bij het toepassen van continu verbeteren en hoe je de controle houdt over de ontwikkelingen waar je als corporatie mee te maken krijgt.

1.    Maak een goede verdeling en prioritering in de grote veranderingen en de kleinere verbeterinitiatieven. Doe dit in lijn met de doelstellingen en ontwikkelingen waar je op in wilt spelen. Hoe ziet dit eruit? Grote veranderingen worden in samenwerking met de procesmanager projectmatig opgepakt als onderdeel van het projectenportfolio. Daardoor is er voor het expertteam ruimte om met kleinere verbeterinitiatieven aan de slag te gaan. Op deze manier is er structureel aandacht voor zowel de grote als kleine veranderingen die samen bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen en inspelen op de ontwikkelingen waar je mee te maken krijgt. De kleinere verbeterinitiatieven dragen bij aan het creëren van enthousiasme en de acceptatie om met continu verbeteren aan de slag te gaan doordat er snel (kleine) successen worden geboekt; er wordt direct ervaren wat de manier van werken oplevert. Door de projectmatige aanpak van grotere veranderingen zorg je voor een gestructureerde implementatie van de complexere projecten.

Bij portaal wordt de Projectenportfolio jaarlijks vastgesteld en op tactisch niveau geprioriteerd. Periodiek wordt het projectportfolio herzien om op ontwikkelingen in te kunnen spelen. Op basis van de prioritering wordt er een projectenplanning gemaakt en worden de projecten tot uitvoering gebracht. De proceseigenaar en het expertteam bepalen in lijn met de doelen en ontwikkelingen kleinere knelpunten en verbeterinitiatieven om mee aan de slag te gaan. Dit zijn vaak knelpunten en verbeterinitiatieven die op de werkvloer worden geconstateerd. Deze sluiten aan op de geïnitieerde projecten.

2.    Zorg voor een structureel gremium waarin je met continu verbeterinitiatieven aan de slag kunt gaan. Zorg daarnaast voor een standaard manier van werken om knel- en verbeterpunten vanuit de werkvloer op te halen zodat het expertteam hier mee aan de slag kan. Organiseer expertgroepen waarin je als multidisciplinair team vanuit de keten periodiek en structureel naar verbetermogelijkheden vanuit het proces kijkt. Het is van belang dat alle stakeholders binnen de keten hierin betrokken zijn.  Door deze aanpak wordt de gehele keten gemanaged en ontstaat er inzicht in hoe dingen gaan en waar er ruimte is voor verbetering. Immers, voordat je zaken kan verbeteren moet je in kaart hebben gebracht wat de huidige situatie is.  Portaal doet dit door processen vast te leggen en dit als beginpunt te gebruiken voor de verschillende verbeter initiatieven.

3.    Geef de ruimte om met kleinere verbeteringen aan de slag te gaan. Binnen Portaal krijgen de experts structureel 2-4 uur per week beschikbaar om aan de slag te gaan met continu verbeter initiatieven.  Deze tijd besteden ze door in expertgroepen aan het werk te gaan om pijnpunten in het proces te verwijderen en verbeteringen door te voeren.  De verbetermogelijkheden worden opgeknipt in kleinere initiatieven zodat er wekelijkse voortgang is en de initiatieven op korte termijn gerealiseerd worden.

De successen zijn goed zichtbaar geworden in de ontwikkeling bij Portaal rondom het digitaal ondertekenen van contracten. Door het covid-19 virus is het niet wenselijk om hiervoor een fysieke bijeenkomst in te plannen Het digitaal ondertekenen van contracten biedt de oplossing. Daarnaast zorgt het ervoor dat de huurder sneller de woning kan betrekken en levert het Portaal een tijdsbesparing op.

Een continu verbeter cultuur creëren binnen de organisatie is uitdagend maar biedt grote voordelen. Het stelt woningcorporaties in staat wendbaar te zijn en om te gaan met de ingrijpende veranderingen die te wachten staan. De leerpunten uit dit artikel bieden een houvast voor het implementeren van een continu verbeter cultuur. Behoefte aan advies op maat? Neem dan contact met ons op!

Bron: MLC, Foto: MLC