Met al die slimme software-oplossingen van vandaag de dag heb jij in no time een zakelijke brief, contract of mailing opgesteld. Volledig gepersonaliseerd en in de juiste huisstijl. Het enige dat nu nog rest is het ondertekenen van jouw digitale document. Maar hoe doe je dit?
Digitaal ondertekenen. Waarom zou je?
Misschien moeten we die vraag eerst even tackelen. Want het kan zomaar zijn dat je de noodzaak van digitaal ondertekenen niet direct ziet. Er zijn nog genoeg mensen die hun opgestelde documenten printen, ondertekenen, inscannen en vervolgens mailen of faxen. Of die het geprinte en ondertekende document per post opsturen. Tsja, dat roept bij ons dan weer de vraag ‘waarom zou je?’ op. Waarom moeilijk doen als het makkelijk (digitaal) kan? Digitaal ondertekenen is sneller, goedkoper en een heel stuk beter voor het milieu.
De klassieke handtekening
Zakelijk en klassiek: een handtekening ter afsluiting van jouw uitgaande communicatie. Of het nu die korte zakelijke e-mail is of een informele brief aan jouw klant; afsluiten met een handtekening kan altijd. Het geeft jouw uitgaande document net dat beetje extra. Het zet de inhoud kracht bij en maakt een informele brief net dat beetje officiëler. Mooi wat zo’n simpel krabbeltje kan doen. Maar wanneer je jouw documentenstroom geautomatiseerd hebt, dan moet je dat krabbeltje wel eerst in jouw digitale document zien te krijgen. Lijkt misschien ingewikkeld, maar is het niet wanneer je werkt met het juiste programma voor documentcreatie. Zoals bijvoorbeeld – ach, je voelt ‘m al aankomen - SmartDocuments. In een handomdraai heb je jouw handtekening gedigitaliseerd en toegevoegd aan jouw persoonlijke SmartDocuments-account. Meer hoef je niet te doen. Vanaf nu wordt jouw handtekening automatisch ingevoegd in elk document dat je creëert. Een kind kan de was doen.
De rechtsgeldige handtekening
Met SmartDocuments heb je dus de optie jouw uitgaande communicatie automatisch te voorzien van jouw handtekening. Wel is het goed om te weten dat deze handtekening niet rechtsgeldig is. In veel gevallen zal dit geen probleem zijn. Maar wanneer jij een contract (zoals een huurovereenkomst, zakelijke overeenkomst of zorgcontract) digitaal wilt ondertekenen, dan is het van belang dat deze handtekening ook op juridisch gebied iets betekent. Om jouw digitale krabbel officieel te maken heb je een externe tool nodig. En ja, daar kunnen wij je natuurlijk meer over vertellen.
Evidos: digitaal ondertekenen met de juiste bewijskracht
Bij SmartDocuments werken we nauw samen met Evidos, een partner die een sterke tool heeft ontwikkeld voor het rechtsgeldig ondertekenen van digitale documenten. Het systeem integreert eenvoudig met ieder ander systeem en garandeert dat jouw digitale handtekening 100% rechtsgeldig is. De tool heeft diverse verificatiemethodes waarmee de echtheid van een handtekening kan worden vastgesteld. Ook voorziet de tool je van het benodigde bewijs waarmee je de echtheid achteraf goed kunt aantonen.
Jouw SmartDocuments koppelen met een ander digitale handtekening ondertekenprogramma
Maar wat als jij al jaren werkt met jouw eigen vertrouwde tool voor het digitaal ondertekenen van documenten? Ook dan is er geen man overboord. Er zijn vele partijen op de markt die zich specialiseren in digitale krabbels. Dus of je nu werkt met Evidos, Validsign, Docusign of een andere partij: ze zijnallemaal te koppelen met SmartDocuments. En bij twijfel geldt: altijd even aan de bel trekken! We zitten niet voor niets in de slimme software-oplossingen ;).
Bron: SmartDocuments, Foto: SmartDocuments
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
