Nieuw jaar, frisse huisstijl! De huiskleuren net een ander tintje, een hip lettertype en het logo ‘net even iets meer van deze tijd’. Helemaal leuk. En wie mag dit gaan doorvoeren in de honderden documentsjablonen van het bedrijf? De sjabloonbouwer. De moed zakt hem of haar vast al lichtjes in de schoenen. (Oh en ben jij die sjabloonbouwer? Succes. Je gaat het nodig hebben.)
Een nieuwe huisstijl ontwikkelen is een prachtige uitdaging, maar levert ook een berg werk op. De huisstijl zit op vele manieren verweven in de diverse uitingen van een bedrijf. In alle uitgaande communicatie vind je huisstijlelementen terug: standaardteksten in een bepaald lettertype, het kleurgebruik in de koptekst, het bedrijfslogo, een tekst die doorlinkt naar een specifieke webpagina etc. Al deze elementen moeten worden aangepast in de documentsjablonen die gebruikt worden voor de uitgaande communicatie.
Documentsjablonen wijzigen
Een documentsjabloon maakt het opstellen van standaarddocumenten een stuk eenvoudiger. Maar wanneer de huisstijl verandert, moet dit ook in deze sjablonen aangepast worden. Een kleine wijziging die veel tijd kan kosten. Hebben we het over een tiental sjablonen, dan kun je dit prima handmatig doen. Maar wat als het gaat om tientallen of zelfs honderden sjablonen? Dan ben je nog wel even bezig. Zonde van de tijd en bijzonder geestdodend. En wat dacht je van een standaardtekst in de uitgaande communicatie die elk jaar moet worden aangepast? Ieder jaar alle sjablonen weer door. Liever jij dan wij…
Werken met bouwstenen in documentsjablonen
Dagenlang spelen met duplo. Weet je het nog? Dat waren nog eens tijden. De kleurrijke bouwsteentjes waren de beste vriendjes van menig kind. Met gemak creëerde je in korte tijd de mooiste constructies. Al liggen de dagen vol duplo achter ons, ook op volwassen leeftijd kunnen bouwstenen je leven leuker maken. De bouwstenen van SmartDocuments maken het leven van menig sjabloonbouwer in ieder geval een stuk makkelijker.
Wat is een bouwsteen? Zonder twijfel de beste vriend van iedere sjabloonbouwer! Een bouwsteen is een standaardelement dat je kunt gebruiken in meerdere documentsjablonen. Voorbeelden van standaardelementen: een (standaard)clausule, ondertekening, logo en standaardtekst. Veelvoorkomende onderdelen die je bij voorkeur niet iedere keer opnieuw hoeft in te voeren. Een standaardelement (bouwsteen) wordt één keer aangemaakt en daarna geplaatst in alle relevante documentsjablonen.
Bouwstenen: wat kun je ermee?
Door van veelvoorkomende elementen een bouwsteen te maken kun je efficiënter werken. Denk bijvoorbeeld aan een standaardtekst die aan alle uitgaande communicatie wordt toegevoegd. Wanneer deze tekst is opgeslagen als bouwsteen, hoef je alleen deze bouwsteen toe te voegen aan een nieuw documentsjabloon. Het te genereren document wordt dan automatisch voorzien van deze tekst.
En verandert er iets in de standaardtekst? Dan hoeft alleen de bouwsteen aangepast te worden, zodat ieder documentsjabloon met deze bouwsteen de aangepaste tekst meekrijgt zonder iets aan het sjabloon te moeten aanpassen. Hetzelfde geldt voor het bedrijfslogo. Wanneer dit wijzigt hoeft alleen de bouwsteen met het logo aangepast te worden. Ieder documentsjabloon waarin deze bouwsteen gebruikt wordt (waarschijnlijk alle) bevat nu het nieuwe logo. Ieder document vliegt zo met het vernieuwde logo de deur uit.
Bouwstenen zorgen er dus voor dat vaste elementen eenvoudig kunnen worden toegevoegd aan een sjabloon en wijzigingen snel kunnen worden doorgevoerd in alle documentsjablonen.
De voordelen van werken met bouwstenen
Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden. Dit geldt ook voor SSO. Maar in de basis werkt het altijd op ongeveer dezelfde manier. De gebruiker opent de applicatie die hij wil gebruiken en wordt automatisch doorgestuurd naar een inlogscherm. Was de gebruiker al ingelogd via een andere applicatie? Dan hoeft er niets meer te gebeuren en heeft hij direct toegang tot de applicatie. Is het de eerste applicatie die de gebruiker deze dag opent, dan kan er nu worden ingelogd. Hierna zijn alle andere externe systemen die gekoppeld zijn aan de SSO-module, te gebruiken zonder opnieuw te hoeven inloggen.
Sjabloonbeheer was nog nooit zo makkelijk zullen we maar zeggen.
Bron: SmartDocuments, Foto: SmartDocuments
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
