• Home
• Nieuws

Drie tips van Sallandwonen om uw processen te laten leven

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 2 May 2023

Het is voor veel organisaties een uitdaging om de medewerkers procesgericht te laten denken en om ze bekend te maken met de Sensus BPM Online publicatie. Toch is dit belangrijk omdat procesmanagement ervoor zorgt dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen. Wij mochten Leonore van der Linden, controller bij Sallandwonen, interviewen en een aantal vragen stellen over hoe Sallandwonen dit aanpakt. Het blijkt dat ze goed op weg zijn als het gaat over procesmanagement en procesgericht denken binnen de organisatie. In deze klantcase leest u 3 tips van Sallandwonen om uw processen te laten leven.

Tip 1: Processen modelleren doe je samen!
Het begint allemaal bij het modelleren van processen. Dit is dan ook het moment dat organisaties de juiste keuzes moeten maken. Bij Sallandwonen realiseren zij dit als geen ander. “We werken zo veel mogelijk met onze VIP’s”, vertelde Leonore. “Dit zijn de werknemers die op de werkvloer staan en precies weten hoe alles eraan toe gaat”. Ze worden de VIP’s genoemd omdat zij cruciale rollen spelen in het proces. Het is dan ook niet gek dat er veel waarde gehecht wordt aan hun betrokkenheid tijdens het modelleren van de processen. Bij Sallandwonen geldt simpelweg: “Degenen die betrokken zijn bij de uitvoering van het proces worden ook betrokken bij het modelleren”. Samen de processen modelleren zorgt er niet alleen voor dat de processen ook echt kloppen, maar ook voor meer draagvlak. Hierdoor zijn medewerkers sneller geneigd de processen te raadplegen. Ze weten de processen in Sensus BPM Online beter te vinden en zijn er al bekend mee doordat er tijd besteed is aan samen rond de tafel zitten en modelleren.

Tip 2: Verbetersessies houden
Om te blijven verbeteren hebben we elkaar nodig. Als een medewerker een fout vindt in het proces of als er iets verbeterd kan worden, moet er ruimte zijn om hierover te praten. Bij Sallandwonen heerst er een cultuur waarin medewerkers niet bang zijn om feedback te geven. “Als er een probleem is, vindt er een verbetersessie plaats”, legde Leonore uit. Tijdens deze sessie kunnen medewerkers alles voorleggen waarover ze struikelen. Na overleg worden de nodige verbeteringen gemaakt in Sensus BPM Online en wordt er weer overgegaan met de orde van de dag. De verbetersessies kunnen zowel door het management worden geïnitieerd, als door elke andere medewerker. Leonore merkte op dat er binnen Sallandwonen steeds meer eigen initiatief wordt genomen en dit is natuurlijk een positieve ontwikkeling. Naast het initiatief dat de werknemers zelf nemen, wordt hen ook actief gevraagd of ze nog graag verbeteringen zouden willen zien in de processen.

Verbetersessies helpen de processen tot leven te laten komen binnen de organisatie. “Verbetersessies helpen richting procesdenken: Welke stappen moeten we binnen het proces zetten? Wie is er verantwoordelijk voor? Men raakt steeds meer gewend aan de methodiek. Iets wat je nooit gebruikt en verder niet kent, wordt natuurlijk nooit gebruikt”. Daarom helpen verbetersessies ook met het meekrijgen van werknemers die al langere tijd werkzaam zijn bij de organisatie. Zij weten natuurlijk al wat ze moeten doen, maar door ook deze werkstijlen samen te verbeteren en vervolgens in Sensus BPM Online neer te leggen, worden zij ook betrokken en hebben de processen voor hen meer waarde.

Tip 3: Hou het simpel!
Sensus BPM Online is een gebruiksvriendelijke BPM applicatie en ontworpen om door iedereen gebruikt én eigen gemaakt te kunnen worden. Leonore benadrukte ook dat eenvoud een belangrijke factor is als het gaat om gebruik van Sensus BPM Online. “De publicatie moet vooral makkelijk en toegankelijk zijn voor de medewerkers om te raadplegen. Er moeten geen onnodige, moeilijke dingen in staan”. Ook vertelde ze dat een duidelijke uitleg voor nieuwe medewerkers helpt ze een kickstart te geven met procesgericht denken. De modelleer- en verbetersessies én de eenvoud van Sensus BPM Online zorgen ervoor dat de medewerkers steeds meer in aanraking komen met de processen en hier ook mee willen werken. Volgens Leonore veroorzaakt dit een sneeuwbaleffect, omdat ze steeds sneller geneigd zijn te kijken hoe de processen in elkaar zitten die met hun eigen werkzaamheden te maken hebben.

Wij zijn Leonore dankbaar voor het delen van haar tips om processen te laten leven en hopen dat u hier ook iets aan heeft! Sallandwonen zal de komende tijd nog meer bezig zijn met procesmanagement en heeft ook naar aanleiding van de Klantendag van Sensus besloten het team dat over procesmanagement gaat, te versterken. Wij bij Sensus process management zien dit graag en zijn benieuwd waar dit hen in de toekomst zal brengen!

Bron: Sensus, Foto: SallandWonen