• Home
• Nieuws

Domesta maximaal digitaal met KlantVenster

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 17 December 2014

Domesta zet haar klant centraal door middel van moderne webtechnologie en een optimale interne informatievoorziening. Maximaal digitaal met als doel de klant optimaal bedienen. De corporatie heeft daarvoor haar interne informatievoorziening op orde gebracht met een Document Management Systeem en een nieuw Intranet gebaseerd op het Microsoft SharePoint platform.

Domesta is een ambitieuze woningcorporatie met 9100 woningen en zeven verzorgingscomplexen in de gemeente Emmen, Hoogeveen en Coevorden en Borger-Odoorn. Om haar klant centraal te zetten in haar dienstverlening, heeft Domesta haar informatievoorziening op orde gebracht met KlantVenster E-Archief en KlantVenster Intranet van Techxx. Wouter Bloemberg, Projectmanager voor de implementaties en procesverbetering vertelt: “Ons Document Management Systeem van Decos voldeed op het gebied van functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid niet meer aan de behoeften van de organisatie. In lijn met de vervanging van ons primaire systeem hebben we in een Programma van Eisen beschreven waar een Document Management Systeem aan moet voldoen.”

Overzicht en snel vinden in ECMS
KlantVenster E-Archief zorgt voor procesaansturing en -bewaking van alle inkomende, uitgaande en interne post en documenten (inclusief e-mail, scans en PDF). Het Enterprise Content Management Systeem is opgebouwd in kasten en kaarten. “Medewerkers krijgen alle informatie van bijvoorbeeld huurders, relaties en eenheden in één oogopslag op hun scherm te zien. Dat is heel fijn en biedt een overzichtelijk geheel, ook voor de gebruiker die ernaar moet kijken,” zegt Wouter. “Een andere belangrijke meerwaarde van KlantVenster E-Archief is dat we op alle gearchiveerde documenten, ook PDF-documenten, met full-text search kunnen zoeken.”

Optimale bedrijfsvoering en informatievoorziening
“Na een jaar met KlantVenster E-Archief te werken, hebben wij onze doelstellingen ruimschoots gehaald. Onze interne bedrijfsvoering is geoptimaliseerd door KlantVenster. Door gebruik van een nieuw systeem, hebben we inzicht gekregen in welke processen in de informatievoorziening minder goed verliepen. Door de stappen die we daarop hebben ondernomen, is de informatievoorziening nu op orde. Efficiency in de werkprocessen is behaald en de vastlegging van gegevens is veel beter geworden. Wij kunnen informatie beter, vollediger en sneller vinden.”

Meten is weten
De tevredenheid blijkt ook uit de enquête die onlangs onder de medewerkers van Domesta is gehouden. Meer dan de helft van de medewerkers vinden KlantVenster E-Archief goed tot zeer goed. Ook de gebruikersvriendelijkheid wordt als goed ervaren. “We hebben de enquête georganiseerd om te kijken in hoeverre de verwachtingen van KlantVenster E-Archief nu ook daadwerkelijk zijn uitgekomen. De enquête kan jou als organisatie ook nieuwe inzichten geven. Zo is eruit gebleken dat we aandacht moeten besteden aan training om alle functionaliteit van het systeem optimaal te benutten.”

Samen naar geheel digitaal werken
Een volgende stap waar Domesta samen met Techxx aan werkt, is het digitaal beschikbaar maken van de documenten voor klanten. De verstuurde correspondentie kan dan digitaal worden ingezien via het huurdersportaal. Een andere doorontwikkeling is het uitfaseren van het versturen van fysieke brieven. De organisatie wil de correspondentie geheel digitaal versturen en archiveren. “Wij versturen nu per jaar ongeveer 55.000 brieven. Dat willen we zoveel mogelijk gaan omzetten naar e-mails. Daarmee is een behoorlijke besparing te realiseren aangezien, afhankelijk van het type brief, het versturen van fysieke post tussen €0,80 en €1,- kost. Dat is een businesscase die vrij snel haalbaar is.”

Digitaliseren met Microsoft SharePoint
De inzet van het Microsoft SharePoint platform bood Domesta de mogelijkheid om een perfecte combinatie tussen een dynamische werkomgeving op een intranet en het Document Management Systeem te realiseren. “Ons voormalige intranet voldeed niet meer aan de wensen van onze organisatie. Wij wilden de informatieverstrekking binnen Domesta eenvoudiger en aantrekkelijker maken, onderlinge interactie faciliteren en samen kunnen werken aan documenten. Het moet voor medewerkers eenvoudig zijn om handleidingen en beleidsdocumenten te vinden, gemakkelijk zijn om elkaar te informeren en op elkaar te reageren en het moet mogelijk zijn om op een efficiënte manier centraal samen te werken aan documenten. Vooral binnen projecten biedt dat voor onze organisatie een verhoogde efficiëntie”, zegt Liesbeth de Groot, Adviseur Communicatie bij Domesta.

Communicatiedoelstellingen realiseren met het intranet
“Het KlantVenster Intranet draagt sinds de ingebruikname direct bij aan onze doelstellingen. Er vindt interactie plaats tussen medewerkers vanuit alle hoeken van de organisatie. Via de newsfeed op de startpagina plaatsen collega’s artikelen, berichtjes en vragen en kunnen daar ook direct op elkaar reageren. Het is laagdrempelig voor collega’s om een berichtje te delen en ik vind het erg leuk om te zien dat medewerkers ook vol enthousiasme op elkaar reageren. Ook wordt samenwerking binnen projecten op de projectensites volledig ondersteund. Binnen projecten kan met deze werkwijze veel gemakkelijker worden samengewerkt aan documenten. De documenten staan centraal beschikbaar en iedereen beschikt met versiebeheer over de laatste versie van het document. Documenten kunnen via de projectensites ook worden gedeeld met externe betrokkenen bij het project. Binnen vastgoedprojecten is dit handig en biedt grote meerwaarde voor alle betrokkenen.”

Vertrouwen in partnerschap
Domesta was op zoek naar een partner die haar een toekomstbestendige applicatie kon bieden. Met Techxx als Microsoft SharePoint partner is dat absoluut gelukt. Het meedenken aan de toekomstige dienstverlening van Domesta en de doorontwikkeling van functionaliteit om dat te realiseren door Techxx, geeft ons aan dat de samenwerking binnen het partnerschap heel goed is. Dat heeft voor ons ook zeker meerwaarde. We hebben voor KlantVenster gekozen omdat dit het beste aansloot bij onze organisatie, doelstellingen en toekomstvisie. Ik ben er nog steeds van overtuigd dat we daar de goede keuze in hebben gemaakt”, sluit Wouter Bloemberg af.

Bron: Techxx

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Techxx in de CorporatieGids 2014 te bekijken.