Deze website gebruikt cookies voor websiteanalyse en om het mogelijk te maken inhoud te delen. Wij respecteren je privacy. Hoe we dat doen lees je in ons privacybeleid. Door deze melding weg te klikken of gebruik te blijven maken van deze site stem je hiermee in.
Corporaties in de coronacrisis: aangepaste primaire processen
Geplaatst door CorporatieMedia op
In mijn vorige blog deelde ik de mooie initiatieven die ik als interim-manager Wonen zie ontstaan in de corporatiesector tijdens deze bizarre periode. Initiatieven met een positieve insteek, vanuit onze maatschappelijke betrokkenheid én met de focus op wat wél kan. Ludiek en creatief. Super om te zien dat Aedes en het KWH deze initiatieven verzamelen en delen.
In deze blog neem ik jullie mee in de aanpassingen in de primaire processen die we hebben doorgevoerd op de afdeling Wonen.
Het verhuurmutatieproces
Naast de coronacrisis is er ook sprake van een wooncrisis. Daarom zochten we naar een manier waarop we tóch woningen kunnen verhuren én waarbij we de gezondheid van onze medewerkers en huurders kunnen borgen. Met elkaar hebben we daarom het proces aangepast.
De voorinspectie van de woning doen we telefonisch, via videobellen. Zo kan de huurder laten zien hoe de woning eruitziet. Is videobellen niet mogelijk, dan kiezen we voor een telefonische vooropname met behulp van een vragenlijst. In het gesprek lichten we het verdere proces toe en vragen we of er zaken ter overname zijn voor de nieuwe huurder.
We bevestigen de afspraken met behulp van een inspectierapport. Dit rapport mailen we.
We spreken een datum af waarop de sleutels in de brievenbus gedaan worden, eventueel in combinatie met het overnameformulier.
Als de oude huurder zaken ter overname heeft, dan krijgt hij of zij de contactgegevens van de nieuwe huurder om deze overnames samen te regelen (mits daar toestemming voor gegeven wordt).
Nadat de sleutels zijn ingeleverd en de woning leeg is, controleert onze verhuurmakelaar of de woning weer klaar is voor verhuur. Deze eindinspectie doet onze verhuurmakelaar alleen. Als het nodig is, laten we reparaties uitvoeren. We bevestigen de eindinspectie digitaal aan de oude huurder.
We adverteren de woning dus pas als deze leeg is. De eerste kandidaat kan vervolgens de woning bezichtigen en haalt de sleutels bij ons op kantoor op. We borgen dat er maar één persoon naar binnen gaat en houden 1,5 m afstand, ook bij het legitimeren. Vervolgens ontvangt de kandidaat-huurder de sleutels van de woning.
De kandidaat-huurder bezichtigt de woning alleen. Er gaat dus geen collega mee. Na de bezichtiging wordt de sleutel zo snel mogelijk ingeleverd, maar in ieder geval vóór het einde van de werkdag. Tijdens de bezichtiging kunnen vragen telefonisch gesteld worden. De kandidaat-huurder geeft tot slot digitaal aan of hij of zij de woning accepteert.
Ook de intake en het overleggen van de (inkomens)gegevens gebeurt respectievelijk telefonisch en digitaal.
We geven telefonisch de datum door waarop de woning verhuurd wordt en mailen de huurovereenkomst, de algemene huurvoorwaarden, de eerste verhuurnota, het machtigingsformulier en de andere documenten naar de nieuwe huurder.
De nieuwe huurder tekent de documenten en mailt deze terug. Ook betaalt hij of zij online de eerste verhuurnota. Als dat niet mogelijk is, dan wordt het contract op kantoor getekend bij het ophalen van de sleutel en kan de eerste verhuurnota per pin voldaan worden.
De sleutels voor de nieuwe huurder leggen we klaar op de grote tafel in onze hal. We nemen daarna contact op met de nieuwe huurder om te vragen of alles goed verlopen is en geven eventueel uitleg over de installaties in de woning.
Het huurincassoproces (en de jaarlijkse huurverhoging in het bijzonder)
In deze periode zijn we ook volop bezig met het proces van de jaarlijkse huurverhoging. Onze huurders ontvangen als bijlage bij de aanzegging van de huurverhoging een begeleidende brief. In deze brief lichten we toe waarom we in deze onzekere tijden toch een huurverhoging doorvoeren. En wat de mogelijkheden zijn als het gaat om maatwerk bij huurders die in deze tijd de huur niet (meer) kunnen betalen. Ook plaatsen we een bericht op onze website en in ons bewonersmagazine.
Het reparatieproces
Hier zie ik een duidelijke lijn bij alle corporaties: spoedreparaties en regulier ketelonderhoud worden uitgevoerd en reparaties die geen spoed hebben, worden uitgesteld tot (vooralsnog) na 28 april. Verantwoorde oplossingen om spoedreparaties door te laten gaan zie ik ook:
Verschillende corporaties, zoals Bo-Ex en Woonbedrijf, hebben een heldere infographic gepubliceerd voor aannemers en huurders over hoe contactloos repareren praktisch gezien werkt, volledig in lijn met de RIVM-maatregelen.
Sommige aannemers werken (preventief) in beschermende kleding om het risico op een besmetting vrijwel volledig te reduceren.
Bespreek met elkaar, van de afdeling onderhoud tot het KCC, wat de definitie van ‘spoedreparatie’ is en communiceer daar helder over. Wees voorzichtig met het oprekken van de grenzen van ‘spoed’, zodat de gezondheid gegarandeerd blijft.
Tot slot
Stay safe, zorg goed voor jezelf én elkaar en houd www.matchpoint2020.nl in de gaten om van elkaar te (blijven) leren, want deze coronacrisis komen we alleen samen door!
Tip: in een volgende blog ga ik in op de risico’s van de aangepaste primaire processen én deel ik de ervaringen van het spreekuur van het Juridisch CorporatiePlatform, gerund door onze topcollega’s Sanne en Sabine!
