• Home
• Nieuws

'Best practise implementatie Tobias AX een verstandige keuze'

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 13 September 2017

Rochdale ging begin januari live met Tobias AX van Aareon. De Amsterdamse corporatie (40.000 vhe) ruilde daarmee haar best of breed applicatielandschap in voor een geïntegreerde ERP-oplossing, die volgens de best practise-methode Rapid Start werd geïmplementeerd.

Is geïntegreerd ook echt geïntegreerd? En bleek de best practise Rapid Start een verstandige keuze? We vroegen het Nico Overdevest, lid Raad van Bestuur en Jan Abels ICT-manager bij Rochdale.

“Verstandig”, luidt het unanieme antwoord van Nico en Jan op de gekozen implementatiemethode. “Het dwingt je om voor maximaal standaard te gaan, zonder grote afwijkingen in processen en software”, zegt Nico. “Waarom zouden wij niet met de standaard kunnen werken die alle corporaties voor ons samen met Aareon hebben bedacht en geïmplementeerd?”

Werk uit handen
De vraag stellen is hem beantwoorden: “Het is voor onze medewerkers een positieve uitdaging om goed met Tobias AX te werken”, zegt Nico. “Waar eindgebruikers in het verleden zelf keuzes moesten maken en handelingen moesten verrichten, neemt Tobias dat nu meer automatisch uit handen.” Jan geeft een voorbeeld: “Waar eindgebruikers voorheen bijvoorbeeld zelf een document moesten aanmaken in ons klantinformatiesysteem, genereert Tobias gewoon direct een brief. Dat is een kwestie van wennen. Ook wennen is dat Tobias AX over afdelingsgrenzen heengaat. In het verleden werkten bedrijfsonderdelen veel autonomer en soms ook met eigen applicaties. Nu werken we integraal, wat de ene afdeling doet heeft consequenties voor collega’s van een andere afdeling. Goede communicatie tussen afdelingen is dan essentieel.”

Changeboard
De Rapid Start-implementatiemethode werd nauwlettend bewaakt. “We hadden binnen de projectorganisatie een changeboard ingericht, bestaande uit drie managers. Als een projectgroep van Rapid Start wilde afwijken, moest dit eerst door deze board positief beoordeeld worden. De changeboard adviseerde vervolgens de stuurgroep, het gremium dat uiteindelijk besliste of de gewenste afwijkingen van de standaard werden gehonoreerd”, legt Jan uit.

Groen, oranje en rood
Nico vult aan: “Daarnaast hebben we PWC gevraagd om periodiek een Quality Assurance-rapportage te maken. Door sleutelpersonen te interviewen, documentatie te beoordelen en de voelsprieten goed de kost te geven kregen de auditors een gefundeerd beeld van de kwaliteit van het project. “De rapportage toonde zes stoplichten, die op groen, oranje of rood konden staan. Zijn de RvC en andere stakeholders goed geïnformeerd? Is de scope realistisch? Loop het proces conform plan van aanpak, is de samenwerking effectief, worden de business benefits gerealiseerd? Worden de risico’s beheerst? De zes thema’s werden in stoplichtkleuren uitgedrukt. Rood hebben we gelukkig nooit gezien, wel een paar oranje lampjes op basis waarvan we dan ergens moesten ingrijpen of iets moesten bijstellen. Maar terugkijkend verliep de implementatie toch eigenlijk in grote lijnen als een groene golf.”

Signaalkleur
De implementatie verliep zo voorspoedig, dat Nico de signaalkleur oranje ook een paar keer heeft aangezet en gebruikt om de boel op scherp te zetten. “Zo kwam PWC er bijvoorbeeld achter dat het opleidingsproces van de kerngebruikers voor verbetering vatbaar was. Dat hadden we eerlijk gezegd zelf niet of anders te laat onderkend. Nu konden we daar samen met Aareon tijdig op anticiperen bij het opleidingsprogramma van de gehele organisatie.”

Geïntegreerd
Rochdale maakte voor de ingebruikname van het geïntegreerde ERP-systeem Tobias AX gebruik van drie autonome systemen: één voor verhuur, één voor onderhoud en een KCC-applicatie. Op de vraag of geïntegreerd ook echt geïntegreerd is, antwoorden beide heren volmondig ja. “Natuurlijk hebben we nog wel een aantal aanvullende expertsystemen, maar Tobias AX als geïntegreerd basissysteem voor onze bedrijfsvoering is een enorme verbetering”, zegt Jan. “Het is overzichtelijker en eenvoudiger geworden. Bovendien is de performance goed en dat helpt wel bij acceptatie door eindgebruikers.”

Duurzame relatie
Een jaar geleden vertelden Nico en Jan in dit magazine dat ze met Aareon een duurzame relatie wilden opbouwen. Zijn de verwachtingen waargemaakt? Wat kon beter? “Zo om en rond de contractonderhandelingen eind 2015 was het nog een beetje duwen en trekken”, weet Nico nog. “Wie neemt waar verantwoordelijkheid voor? Dat hoort allemaal bij het spel. Maar toen de contracten waren getekend hadden beide organisaties het besef dat je alleen samen naar een goed eindresultaat kunt komen. Op alle fronten, van directieniveau tot op projectniveau, leefde dat besef in beide organisaties.”

Spiegel voorhouden
Jan beaamt en zegt: “Natuurlijk is het wennen wanneer je met een nieuwe leverancier in zee gaat, maar we hebben ons van begin af aan gehoord en gekend gevoeld. Aareon heeft voortdurend goed meegedacht en waar nodig opgeschakeld. Belangrijk in een relatie is ook dat je elkaar feedback kunt geven, elkaar een spiegel voor kunt houden. Als ik nu zie hoe de consultants van Aareon bijvoorbeeld hun weg weten te vinden in onze organisatie, dan kunnen wij niet anders dan heel tevreden over zijn.”

Geen discussie
Nico vult aan: “Wat ik bovendien als eindverantwoordelijke erg plezierig heb ervaren, is dat het project fixed price binnen het budget en planning is afgerond. Er is weinig of geen discussie geweest over geld, dat is echt prettig samenwerken. We hebben echt gevoeld dat Aareon haar uiterste best voor ons wilde doen.”

Toekomstvast
Volgens Nico heeft Rochdale met Tobias AX een stabiel en toekomstvast systeem in huis. “Normaal gesproken gaan we hier minstens tien jaar mee verder. Het is een solide basis waarmee we onze bedrijfsvoering optimaal kunnen ondersteunen en verder kunnen verbeteren. Voor ons is Tobias AX het vertrekpunt voor alles wat verder op ons afkomt.”

Bron: Aareon

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Aareon de CorporatieGids 2017 te bekijken