• Home
• Nieuws

‘BEST’ de juiste projectaanpak voor Lieven De Key

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 12 April 2023

De implementatie van Tobias 365 bij Lieven De Key is inmiddels afgerond. Naast sociale huurwoningen houdt de corporatie houdt zich ook voor een groot deel bezig met studentenhuisvesting. Dat maakt de situatie voor Lieven De Key net even anders dan die van andere woningcorporaties in Nederland.

Hoe is dit project verlopen en welke resultaten heeft Lieven De Key behaald? Een gesprek tussen Jeroen Kuiper en Alexander Zaal van Aareon NL en Michael den Hollander (Manager Planning & Control), Martijn Roozendaal (Procesmanager Wonen) en Bart van Gelder (Senior Functioneel beheerder) bij Lieven De Key.

Corporatie als geen ander
Woningcorporatie Lieven De Key in Amsterdam is met meer dan 30.000 vhe een van de grotere woningcorporaties in Nederland. Net als andere corporaties beheert Lieven De Key woningen en bedrijfsonroerend goed. Bijzonder is het enorme aantal (internationale) studenten die zij huisvest. We praten over ongeveer 5.000 studenten en 2.000 internationale studenten die voor zes maanden in Nederland zijn en daardoor de helft van de verhuring bij Lieven De Key voor hun rekening nemen. Hoe gaat dit proces nu in zijn werk?

“We hebben ruim 2.200 kamers beschikbaar, “ vertelt Bart. “Die stellen we beschikbaar aan onderwijsinstellingen zoals universiteiten. Van deze instellingen ontvangen wij vervolgens gegevens van studenten, die wij kunnen inlezen in het portaal van Embrace. Deze studenten ontvangen dan allemaal een mailtje, waarin we laten weten dat ze een kamer kunnen boeken op grond van ‘wie het eerst komt, die het eerst maalt’. Dus wie snel reageert heeft een kamer in het centrum en wacht je langer dan zit je meer aan de buitenkant van de stad. De kamers worden gemeubileerd verhuurd. Dus het lijkt alsof ze in een hotelkamer komen en dat voor de duur van ongeveer zes maanden.

Alles verloopt tegenwoordig digitaal vanaf sleuteluitgifte tot betaling. Het hele proces gaat automatisch. Er zit geen menselijke handeling tussen. Belangrijk bij de keuze voor Tobias 365 was dat dit hele proces automatisch en goed geïntegreerd bleef verlopen. En we kunnen gelukkig concluderen dat dit allemaal uitstekend gaat na alle inspanningen op dit thema gedurende het project .”

Bedrijfsonroerend goed (BOG) en sociale verhuur
Lieven De Key heeft ook ruim 500 bedrijfspanden in beheer. De dienstverlening aan deze ondernemers vraagt een andere aandacht. Michael: “BOG-ondernemers zitten van oudsher in onze portefeuille en als huurder dragen ze bij aan de dynamiek in de stad. Zeker in afgelopen Coronatijd is er in onderling overleg veel ondersteuning geboden.

Natuurlijk zijn de contracten anders dan die voor studenten of sociale verhuur. We hebben modelcontracten, die 5 jaar lopen. Hoe ga je om met verzending van brieven wanneer meerdere panden worden gehuurd. Deze vragen maakte het implementatieproject ook lastig. Bij een huurder heb je te maken met maandfacturatie en dit gaat om jaarcontracten die niet altijd in januari ingaan. Dus de methodiek die Tobias hanteert voor contracten was anders dan die wij hiervoor hanteerden. Hoe ga je om met deze afwijkende factuurtermijnen? Dat was wel een uitdaging onder andere in conversie. Tot onze tevredenheid loopt dit hele proces loopt nu al maanden als de bedoeling is. We zien nog wat mogelijkheden om het verder bij te schaven.”

Van 4 verschillende applicaties naar één systeem
Het implementatieproject van 4 verschillende systemen bij Lieven De Key kreeg de naam BEST. B staat voor Beter, E staat voor Efficiënter, S staat voor Samen en T staat voor Toekomstgericht. Tijdens het project zijn verschillende applicaties vervangen, waaronder Wocas, Basware, DisKis en Tobias AX. Naast Tobias 365 heeft Lieven De Key ShareWorX en Fox Procuratie van Aareon in gebruik genomen. Welke voordelen heeft dit opgeleverd?

"ShareWorX heeft DisKis vervangen", zegt Martijn. De inrichting was niet heel eenvoudig, maar nu werkt het allemaal. In de praktijk laten we alle werkzaamheden via Iris verlopen. ShareWorX is als het ware het product achter de schermen. Het is dan wel belangrijk dat alles geruisloos verloopt.”

Michael voegt toe: ”In het kader van onze dienstverlening hebben we een documentmanagement-systeem nodig. Als iedereen hier consequent zijn document in blijft opslaan, dan gaat dit ons uiteindelijk veel voordeel opleveren in het klantcontact. Dit begint natuurlijk met het goed inrichten van je processen en daarbij aandacht geven aan de plek waar je documenten opslaat. We willen geen informatie meer bewaren in diverse bronnen zoals SharePoint, e-mail of op een afdelingssite.

“In het project is Basware vervangen door Fox Procuratie. Voordeel van Fox procuratie is dat het een app is. Mensen kunnen als het ware op weg naar huis in de trein even hun facturen controleren. Dus dit draagt wel bij aan het verwerken van de hele werkstroom. We kunnen nu ook zelf de workflow inrichten. En dat is natuurlijk ook heel fijn. We hebben hiervoor geen ontwikkelaar meer nodig. Maar het grootste voordeel is dat je niet meer hoeft in te loggen”, aldus Bart.

Beter
“In de situatie van Lieven De Key hadden we huren en onderhoud in Wocas en de financiën en de projecten in Tobias AX. Nu hebben we dat in één suite. Dat is veel beter. Ook omdat we minder koppelingen nodig hebben. En het scheelt boekingen op tussenrekeningen. In de oude situatie moesten we alles op tussenrekeningen neerzetten, omdat Wocas moest aansluiten op Tobias. Een tussenrekening geeft per definitie in een afsluiting uitzoekwerk.

De scheiding in de financiële boekhouding rondom DAEB en niet-DAEB is zeker beter. Lieven De Key had twee bedrijven: een DAEB bedrijf en niet-DAEB bedrijf. Uiteindelijk hebben we de kracht van Tobias gebruikt door met dimensies te gaan werken. Nu gaan we naar één bedrijf en vandaar gaan we naar DAEB en niet-DAEB. En met de hulp van de DAEB-verdeler heb je een heel mooi systeem”, zegt Michael.

Martijn voegt toe: “Op gebied van Verhuur zijn nu we al verder dan we waren met het vorige systeem. En er komen nog meer verbeteringen aan. Hetzelfde geldt voor het incassoproces doordat het nu een geïntegreerd systeem is. Lieven de Key is ook erg tevreden over de toegevoegde waarde van Mail to Pay in het incassoproces. We werken nu nog hard aan de juiste rapportages. En zodra die klaar zijn, wordt het nog beter.

Efficiënter
Bart: ” We zijn nu bijvoorbeeld druk bezig met de huurverhoging. Mijn collega die het printen verzorgde, werkte gewoon weekenden door om te zorgen dat alles verzonden kon worden. Nu sturen we een mailtje via Mail to Pay en het is klaar. En dat geldt ook voor de stook- en servicekosten. Dus we hebben echt wel slagen gemaakt.

“Gedurende het project hebben we ook allerlei dingen opgeruimd. Het opschonen van data werkt ook gewoon een stuk efficiënter. We hebben velden gestandaardiseerd qua naamgeving. Denk bij voorbeeld aan de dVi-naamgeving. Ook het grootboekschema is geactualiseerd en ingedikt omdat informatie ook aanwezig is in de subadministratie. Collega’s kijken naar het systeem en herkennen de termen en dat werkt goed”, meent Michael.

Samen
Michael vertelt verder: “Samen staat bijvoorbeeld voor de goede verbinding met elkaar zoeken. Doordat we overstapten op één systeem met één adresboek, moesten we ook met elkaar keuzes maken. En dat hebben we gedaan. In de beheerfase zie je dat collega's van Wonen en de collega’s van de Administratie allemaal in het hetzelfde systeem werken en hierover met elkaar spreken. Ze werken samen.”

“Samen betekende ook ‘We doen het met zijn allen’, volgens Bart. “Dat was in het begin echt een uitdaging, ook om die werkgroepen met elkaar te verbinden. Samen is echt wel gegroeid. We hebben ook gezegd: we doen het samen met de organisatie. Dat betekent dat we mensen voor de werkgroepen niet hebben aangewezen. Dan kan je niet aan mensen opdringen. We moeten het samen doen. Samen inrichten.

Alexander: “Wat ik leuk vind aan het BEST, is dat de S van Samen nog steeds standhoudt. We hebben inmiddels een samenwerkingsplan afgesproken. Dus gaat niet alleen over samen in de organisatie van Lieven De Key, maar ook over samen met Aareon. Dat vind ik zelf een mooie toevoeging. We hebben samen een relatie opgebouwd.

“In die nazorgfase is dat samen ook heel belangrijk geweest”, zegt Michael. “We hebben in het project keihard gewerkt om uiteindelijk die live datum te halen. Daarna hebben we best een lange nazorgfase gehad, maar die hadden we ook wel echt nodig. Om te zorgen dat we samen de kennisuitwisseling die toch wat onder druk heeft gestaan richting die livegang goed te borgen. En hoe kunnen we dat anders doen dan samen. Het heeft wat tijd gekost aan het einde, maar het was een hele belangrijke basis om de doorontwikkeling te doen. En dan kom je gelijk op de t van toekomstgericht.”

Toekomstgericht
“Ik denk dat we nu in een fase zitten dat we bijna alles een keer gedaan hebben. Dat geeft rust. Rust in die zin dat we ervaren hebben hoe het systeem werkt. Maar ook rust in de hoofden om weer vooruit te kijken. Dan denk ik bijvoorbeeld aan de implementatie van RGS of de doorontwikkeling van een aantal onderdelen zoals DAEB/niet-DAEB.”

Bart: “De cloud-technologie van Microsoft met het OneVersion-beleid is toekomstvast. Je merkte dat onze systemen oud waren zonder ze te kort te doen. Als je klaar wil zijn voor de toekomst ook richting BIM en IOT en alle ander ontwikkelingen die op ons af gaan komen, dan is het belangrijk om klaar te zijn om daarmee aan de slag te gaan. De Microsoft-technologie biedt daar een belangrijke basis voor. “

“We merken als IT leverancier dat In de cloud werken met Microsoft-technologie het gebruik van open data sources zoals kadasterdata veel makkelijker maakt”, vult Jeroen aan. “De integratie van systemen is veel eenvoudiger conform de AEDES- en VERA-standaarden. Een standaard cloud-technologie helpt gewoon om die innovatie en versnelling te krijgen die nodig is voor het delen van data. Een zeer belangrijke ontwikkeling met oog op de toekomst.

Martijn concludeert tot slot: “Ik heb er niet veel aan toe te voegen. Ik denk inderdaad dat Tobias 365 een heel mooi systeem is. En er komen nog hele mooie ontwikkelingen aan. Ik merk nu dat ik weer de rust heb om nog eens met frisse ogen naar het systeem en de processen te kijken, zodat we nog meer mooie nieuwe dingen kunnen bouwen.”

Bron: Aareon, Foto: Aareon