Om als woningcorporatie de juiste keuzes en beslissingen te kunnen maken, is een integraal beeld van de waarheid essentieel. Woningcorporatie Area – verantwoordelijk voor zo’n 9.000 vhe in Gemeenten Maashorst en Meierijstad – heeft daarom grote stappen gezet rond datakwaliteit en BI. CorporatieGids Magazine sprak hierover met projectleider Sjak van Drunen, data analist Mieke Verhaegh, medewerker bedrijfsbureau Wendy Groot en manager bedrijfsvoering a.i. Paul Müskens. “We willen strakke kaders om één waarheid te realiseren.”
“De informatievoorziening binnen Area was gedecentraliseerd waardoor niet iedereen naar dezelfde cijfers en waarheid keek,” begint Sjak het gesprek, terugblikkend op de oude situatie. “Ook waren cijfers vaak niet actueel. We hadden daarom de wens om meer mogelijkheden voor de business te realiseren door cijfers op dagbasis te kunnen inzien, meerdere bronnen samen te brengen voor een integraal beeld en handmatig werk te verminderen.”
Integraal beeld
Paul knikt en vervolgt: “Door Business Intelligence meer in te zetten als organisatie, willen we een integraal beeld van de waarheid realiseren en dagelijks sturen op basis van actuele gegevens. Ook willen we de issues die Sjak net noemde wegnemen en laagdrempelige toegang tot dagelijks actuele data creëren.”
Eén waarheid
Op de vraag wat BI voor Area precies inhoudt, zegt Mieke: “Het moet ons helpen te beschikken over juiste en tijdige informatie. Medewerkers worden hierdoor optimaal gefaciliteerd waardoor er meer tijd overblijft voor de kerntaken. Ook zit je hierdoor korter op de bal en kun je beter bijsturen, bijvoorbeeld bij dagelijkse processen als reparatieverzoeken of verhuringen.” Wendy vult aan: “Ook bij andere processen biedt dit meerwaarde, bijvoorbeeld bij renovatieprojecten of nieuwbouw. En we besparen veel tijd bij het opstellen van maand- en tertiaalrapportages doordat alle belangrijke databronnen zijn gekoppeld en samenkomen in de verschillende dashboards.”
Geen IT-feestje
BI is daarbij geen IT-feestje, legt Paul uit: “De rol van IT is namelijk zeer beperkt. IT faciliteert vooral het tot stand komen van de koppelingen en het beheren van rollen en rechten, maar de data zijn van de business en hebben de meest belangrijke rol.”
Strakke kaders
“Hierbij hebben we onlangs gekozen voor Zig365 | Insights,” legt Sjak uit. “We willen werken vanuit strakke VERA-kaders om één waarheid te realiseren, en met Zig kunnen wij BI goed standaardiseren. Daarnaast zijn ze ver met de geautomatiseerde aanlevering van de dVi en ervaarden we de software bij referentiebezoeken als zeer soepel en intuïtief. Naast de basisdashboards hebben we daarbij ook gekozen voor alle uitgebreide- én themadashboards. Tijdens de validatie werd namelijk snel duidelijk dat de organisatie enthousiast werd en méér details wilde weten dan de basisdashboards alleen bieden. Daarom hebben we gekozen BI direct uit te breiden.” Volgens Wendy zijn de themadashboards voor Area zeer belangrijk om een breed beeld te creëren: “Hoewel alle woningcorporaties onderscheidend pogen te zijn, hebben we natuurlijk allemaal dezelfde informatiebehoefte. Zig365 | Insights biedt met de themadashboards kant en klare oplossingen voor de belangrijkste thema’s.”
Goede datakwaliteit
Een van de voorwaarden om waarde te kunnen halen uit dashboards en BI, is beschikken over goede datakwaliteit. “Die kwaliteit was bij ons al goed op orde,” vertelt Mieke. “Dit komt met name door de maandelijkse controleslagen die we altijd al uitvoeren. Het datakwaliteitsdashboard zorgt ervoor dat we nog meer grip op de datakwaliteit hebben. Wat ook helpt, is dat we bij Area al enkele jaren dataeigenaarschap goed hebben vastgelegd. Dat brengt verantwoordelijkheid en focus met zich mee.”
Teameffort
Volgens Wendy was een van de belangrijkste succesfactoren dat het traject als teameffort werd opgepakt: “Data valideren is een hele klus die het snelste gaat wanneer je mensen in het team hebt die ook de bronsystemen kunnen bedienen op alle vlakken. Door een krachtig kernteam is het valideren relatief soepel verlopen. Daarnaast hebben we bij ieder basisdashboard de business aangehaakt, zodat ze mee hebben gevalideerd en daarna direct konden werken met het dashboard. Zo was er het vertrouwen dat de getoonde data ook daadwerkelijk klopte.” Sjak vult aan: “De ondersteuning van Zig consultant Berthold Schaap heeft ook enorm geholpen doordat we in het team naast kennis van Area ook diepgaande kennis van Zig365 | Insights beschikbaar hadden.”
Succesfactor
Uiteindelijk heeft Area het project binnen een jaar weten te realiseren. “Dat was geen bewuste keuze,” vertelt Mieke. “We hadden wel het doel snel op stoom te komen met BI en het over de volle breedte van de organisatie in te kunnen zetten. Door de actieve en gerichte ondersteuning van Berthold en ons kernteam, zijn we erin geslaagd om met name de eerste fase erg snel af te ronden. Tijdens de tweede fase, waarin we de verdieping van de dashboards hebben gevalideerd, merkten we dat er meer specialistische datakennis werd gevraagd. Daardoor hadden we hier wat meer doorlooptijd nodig. Ook hebben we het gehele jaar ons kernteam één dag per week aan het traject laten besteden. Dat was achteraf een kritieke succesfactor om het binnen een jaar rond te krijgen.”
Integreren in dagprocessen
Op dit moment is Area vooral bezig met de gebruikersadoptie, zegt Paul: “Hierbij weten we medewerkers te verrassen met de gedetailleerdheid van de beschikbare informatie en het gemak waarmee we het kunnen ontsluiten. Dit leidt tot aanvullende verzoeken vanuit de business waar wij als projectteam weer mee verder kunnen. Ook zien we dat de dashboards steeds meer worden geïntegreerd in de dagprocessen op de afdelingen.”
Kijken bij collegacorporaties
“We hebben momenteel vrijwel alle belangrijke databronnen gekoppeld,” sluit Sjak het gesprek af. “Het laatste systeem waar we momenteel mee bezig zijn is ons klantportaal van Embrace. Tegelijkertijd kijken we naar collegacorporaties die gebruikmaken van maatwerkrapportages of -dashboards die Area ook kunnen helpen. Zo blijft het voldoen aan de informatiebehoefte en het verbeteren van de informatievoorziening van Area ook in de toekomst een continu streven."
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Ellis Rijkers
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2024 Inhoud Ferry van der Pal (Wonen Wateringen): Fusie leidt tot betere bijdrage aan de volkshuisvestelijke opgave…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
