• Home
• Nieuws

Adoptie is geen eindfase

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 6 November 2025

Tijdens de coronapandemie moesten organisaties razendsnel schakelen. Microsoft Teams werd massaal uitgerold om vergaderingen, documenten en chat op afstand mogelijk te maken. En dat werkte. Maar er werd, in de meest gevallen, iets belangrijks overgeslagen: afspraken maken over hoe deze tools passen in het bredere applicatielandschap. Begrijpelijk in de haast, maar nu, een paar jaar later, zien we de gevolgen.

Waar werk je samen? Waar sla je documenten op? Wanneer gebruik je chat, en wanneer e-mail? Voor veel organisaties voelt de digitale werkplek eerder voller dan slimmer. Teams lijkt een extra communicatiekanaal naast Outlook, documenten zijn verspreid tussen SharePoint en netwerkschijven. Het overzicht ontbreekt.

Adoptie start niet na de techniek
We horen nog te vaak: “De techniek staat, nu gaan we aan adoptie werken.” Maar adoptie is geen nazorg. Het begint niet bij een training nadat alles is uitgerold. Adoptie start aan de voorkant, bij visie en keuzes.

Microsoft 365 werkt technisch al zodra je de licenties activeert. Het verschil wordt gemaakt door de manier waarop je het gebruikt. En daarvoor is nodig:

• Een duidelijke aanleiding die verder gaat dan techniek
• Afspraken die passen bij het dagelijks werk
• Heldere communicatie die uitlegt waarom er iets verandert

Een succesvolle implementatie begint dus niet bij ICT, maar bij de vraag: wat levert dit op voor onze mensen?

Adoptie is gedragsverandering
Een veelgehoord misverstand is dat adoptie gelijkstaat aan het geven van trainingen. Natuurlijk helpen instructies en e-learnings. Maar ze zijn niet genoeg. Adoptie gaat over gedrag. Over mensen die bereid zijn oude patronen los te laten en nieuwe werkwijzen te omarmen, omdat ze het nut ervan ervaren.

Dat lukt alleen als inrichting, beleid en afspraken aansluiten bij hun praktijk. En als er vooraf ruimte is om samen na te denken over vragen als:

• Welke tools gebruiken we nu, en welke later?
• Waar slaan we documenten op?
• Wanneer communiceren we in Teams, en wanneer via e-mail?
• Hoe zorgen we dat samenwerken in documenten soepel loopt?

De echte succesfactoren
Wat bepaalt nu of adoptie slaagt?

• De aanleiding: is dit vooral een technisch project of ook een functionele verbetering?
• Wie beslist: is het alleen ICT, of zijn gebruikers actief betrokken?
• De afspraken: sluiten die aan bij de praktijk of bij wat technisch handig is?
• Communicatie: is het waarom duidelijk en herkenbaar?
• Voorbeeldgedrag: doen leidinggevenden en projectleiders mee?
• Projectaanpak: is er ruimte voor feedback en aanpassing?
• Gebruikershandleiding: is deze afgestemd op de behoefte van de gebruiker????????

Adoptie als onderdeel van het veranderproces
Adoptie is geen fase ná implementatie, maar onderdeel van het veranderproces zelf. Het vraagt om focus, keuzes en betrokkenheid vanaf dag één. Niet omdat het moet, maar omdat het dan werkt.

Benieuwd hoe je Microsoft 365 optimaal benut zonder alles te hoeven gebruiken? Lees dan over een week ons tweede blog: Optimaal benutten is niet per se alles gebruiken. Of neem contact met ons op.

Bron: Andersom, Foto: Andersom