• Home
• Nieuws

Accolade: Zelfredzaam inzicht krijgen in je maatschappelijke prestaties

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 9 February 2022

Het besef dat data, als fundament voor informatie, van essentieel belang zijn voor corporaties, is inmiddels geland in de sector. Maar de volgende stap – de data ook écht voor je laten werken – is lastiger. Hoe verkrijg je meerwaarde uit je gegevens en kun je sturen op maatschappelijke doelstellingen? CorporatieGids Magazine sprak erover met Manager Bedrijfsvoering Ate Mekkes, BI-expert Ramon Bijsterveld en Regiefunctionaris Data & Monitoring Harm Booij van Accolade.

Ook bij de corporatie uit Heerenveen is het belang van BI en sturen op data gemeengoed geworden, begint Ate het gesprek: “Accolade is een bijzondere club. We bieden in processen ruimte voor eigen initiatief, creativiteit en eigen verantwoordelijkheid. Daarvoor is het extra belangrijk om inzicht te hebben in ons werk. Want hoe weet je of je de maatschappelijke prestaties die je wilt leveren ook daadwerkelijk behaalt, en wat je doet ook goed genoeg is? Daarom is inzicht in prestaties zo onmisbaar voor onze organisatie; ze verbinden de menselijke maat aan duidelijk meetbare doelen.”

Datagedreven werken
Ate gaat verder: “De behoefte om ons werk te ondersteunen met inzicht en daarop te kunnen bijsturen speelde ook bij het MT en het bestuur. Het onderwerp informatiemanagement is bij ons relevant geworden nadat we elkaar een paar basale vragen stelden; doen we de dingen goed genoeg en behalen we onze doelstellingen? Korte vragen die tot uitgebreide gesprekken leidden over definities, normen en doelen. En dat is voor mij ook het voornaamste. Dat dit gesprek op gang komt op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Om grip te krijgen, bij te sturen en om keuzes te maken die een fundamenteel verschil maken. Dát is voor mij datagedreven werken.”

Kerntaak
Het verkrijgen van inzicht in je prestaties als maatschappelijke organisatie is volgens Ramon dan ook dé essentie van BI. “Corporaties hebben als kerntaak betaalbare woningen aan te bieden voor mensen met lage inkomens. Deze woningen worden gebouwd, onderhouden en verhuurd in een juiste mix van kwaliteit, comfort en service, zodat een veilig en prettig thuis geboden kan worden aan de doelgroep. Het doel van BI is om steeds slimmer en beter om te gaan met activiteiten, ontwikkelingen en processen rondom deze kerntaak, door gebruik te maken van betrouwbare, tijdige en relevante data.”

Zelfredzaam
Waar je voorheen vooral externe partijen nodig had bij het maken van rapporten en dashboards, beweegt dit zich volgens Harm steeds meer richting de corporatie zelf. “Hedendaagse software zoals PowerBI is bedacht om te komen tot verantwoordings- en sturingsinformatie en het doen van analyses. Je moet vooral organiseren dat je hiervoor binnen het eigen verantwoordelijkheidsgebied de vrijheid creëert om zelfstandig de juiste aanpassingen te kunnen doen. We bereiken dan het door ons gewenste zelfredzaamheidsniveau. Voorwaardelijk bij deze ambitie is een duidelijke rolverdeling voor softwareleveranciers en de corporatie zelf. Wij hebben bijvoorbeeld Aareon gevraagd zich verantwoordelijk te maken voor de ontsluiting van de data uit Tobias AX. En daar stopt het niet; wij vragen hen ook om de data zo voor te bereiden en te modelleren in standaarden zodat wij daar binnen PowerBI gebruik van kunnen maken. Gelukkig biedt Aareon daarin al een oplossing: hun Operationeel Datamodel. Die hebben we gebruikt en verrijkt. Wij kunnen ons daarmee maximaal richten op het benodigde inzicht binnen Accolade.”

Welke data
Waar voorheen al wel een rapportageomgeving aanwezig was, ontbrak volgens Ramon de samenhang met de maatschappelijke doelen van Accolade. “We hebben ons daarom eerst afgevraagd: welke data moeten beschikbaar komen voor de dashboards en wat willen we eigenlijk precies meten? Om de enorme hoeveelheid aan beschikbare data af te bakenen, hebben we dit voor nu beknopt tot alleen de informatie die we uit ons ERP-systeem Tobias AX kunnen halen. Dit had overigens nog een bijkomend voordeel. De inrichting van ons ERP systeem hebben we op onderdelen goed tegen het licht gehouden, juist omdat we vragen gingen stellen over de registratie ten behoeve van dashboarding. We zijn momenteel bezig om andere bronnen – zoals telefonie en HR-applicaties – toe te voegen aan het dataplatform. Het goed aan elkaar verbinden van data uit verschillende applicaties is weer zo’n randvoorwaarde voor het goed inzetten van BI binnen de woningcorporatie.”

Leefbaarheid meten
Eén van de dashboards die Accolade momenteel in gebruik heeft, meet de leefbaarheidscriteria in de wijken, vertelt Harm: “De ontwikkeling van dit dashboard laat goed zien wat het belang is van kijken wat je wilt meten. Dit dashboard geeft bijvoorbeeld inzicht in welke vormen van overlast vaak voorkomen. In de eerste versie stonden twaalf soorten overlast, zoals geluidsoverlast of hennep. Maar collega’s gaven al snel aan dat de feeling miste, en daarom hebben we gekeken naar nieuwe termen die de lading beter dekken. Door de dashboards samen in te richten met procesexperts zorg je er niet alleen voor dat ze hun werk ermee kunnen doen, maar laat je ook het belang van goede dataregistratie zien.”

Collega’s zelfredzamer maken
Harm: “Toen we besloten om meer te willen doen met onze data en onze collega’s zelfredzamer wilden maken, hebben we gekeken naar BI-software om ons daarbij te ondersteunen. Onze keuze viel toen op Sonar van onze ERP-leverancier Aareon. Bij de samenwerking hanteren Ramon en ik de slogan: wij werken vanuit de mens naar techniek, zij van techniek naar mens. In andere woorden; wij kijken naar wat de organisatie wil en kijken wat technisch mogelijk is, terwijl Aareon de technische mogelijkheden vertaalt naar wat Accolade wil bereiken. Dat helpt Aareon tegelijkertijd een steeds betere BI-standaard neer te zetten.”

Duidelijke rolscheiding
“Wij geloven sterk in deze ontwikkeling, ook ingegeven door onze eerdere werkervaring bij IT-bedrijven in de corporatiesector,” vervolgt Ramon. “Er ontstaat snel een te grote afstand tussen IT en gebruik met diverse lapmiddelen als gevolg. In sommige gevallen gaan woningcorporaties zelf het wiel uitvinden door data te ontsluiten, datastromen te organiseren en visualisaties te maken. Naar onze mening zou een softwareleverancier dat deel juist op moeten willen pakken. Dat kunnen ze prima organiseren, onderhouden en aanpassen. En de woningcorporatie zelf zou zich meer moeten willen richten op het zelfredzaam creëren van inzicht, bijvoorbeeld met een gebruiksvriendelijk product als Power BI.”

Samenwerken
Naast samenwerken met de leverancier, wil Accolade ook de handen ineenslaan met collega-corporaties. Harm: “Binnen de User Group Aareon (UGA) willen we met andere Sonar-gebruikers in gesprek gaan over BI. Door met elkaar kennis te delen kunnen we steeds sneller stappen zetten rondom BI, maar ook scherper krijgen wat we nodig hebben van de techniek. Dat is wat ons betreft essentieel om steeds meer uit BI te halen.”

Meer analysetijd
De eerste geluiden vanuit Accolade over de nieuwe dashboards zijn erg positief, beaamt Harm: “Zo zijn we bijvoorbeeld begonnen met de ontsluiting van het grootboek. Waar collega’s eerst een aantal werkdagen bezig waren met de ontsluiting en het veel over het op orde krijgen van de inhoud ging, gaat dat nu razendsnel. Zo hebben we sneller inzicht in onze financiële situatie en kunnen we meer analyseren wat we precies zien.”

Altijd goed, nooit af
De komende periode staat dan ook niet in het teken van het realiseren van meer dashboards, sluit Harm af. “We hebben in het eerste jaar al veertien dashboards neergezet zodat medewerkers vanuit verschillende invalshoeken kunnen zien hoe het gaat. Het komende jaar richten we ons op de beheerfase en willen we collega’s zaken zelf laten oplossen via dashboards, onder andere door dingen zelf aan te passen. Op dit moment hebben 60 – van de in totaal 160 – medewerkers al een BI-licentie, en dat zal alleen maar toenemen. Zo willen we als Accolade steeds meer gebruikmaken van de mogelijkheden die BI ons biedt, en dit als middel gebruiken om steeds slimmer ons werk te doen. Want, onze dashboards zijn altijd goed, maar nooit af.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Jan Vredenburg