Het digitaliseren van de processen bij vastgoedbeheerders is een van de speerpunten van Aareon. Hierin zijn in de afgelopen tijd al flinke stappen gezet, maar we blijven natuurlijk altijd kijken waar we nog meer efficiency kunnen bereiken.
Een van de zaken die daarbij naar voren kwam, is de digitale handtekening. Het gebruik van de digitale handtekening kan er voor zorgen dat processen waar nu de organisatie en de klant samenkomen om de handtekening op papier te zetten sneller een eenvoudiger kunnen verlopen. Bij vastgoedbeheerders kan men dan denken aan de handtekening onder het huurcontract, de inspectie van de woning en het akkoord geven voor een automatische incasso. Dit zijn voorbeelden van processen waar een klant bij betrokken is, maar ook intern kan er optimalisatie worden bereikt door bijvoorbeeld het goedkeuren en ondertekenen van correspondentie gebruik te maken van de digitale handtekening.
Wat is een digitale handtekening?
Het is misschien goed om eerst duidelijk te maken wat een digitale handtekening nu precies is: geavanceerde elektronische handtekeningen, net zoals handgeschreven handtekeningen, uniek zijn voor elke ondertekenaar. Digitale handtekeningen aanbieders volgen een specifiek protocol, genaamd PKI. PKI vereist dat de provider een wiskundig algoritme gebruikt om twee te genereren lange nummers, genaamd sleutels te gebruiken. Eén sleutel is openbaar en één sleutel is privé. Wanneer een ondertekenaar een digitale handtekening zet, wordt deze gemaakt met behulp van de eigen sleutel van de ondertekenaar, die altijd veilig wordt bewaard door de ondertekenaar. Het wiskundige algoritme fungeert als een cryptograaf, waarbij gegevens worden gecreëerd die overeenkomen met het getekend document (een hash) en deze data encrypten. De resulterende gecodeerde gegevens vormen de digitale handtekening. De handtekening bevat ook het tijdstip waarop het document werd ondertekend. Als het document wordt gewijzigd na het ondertekenen, is de digitale handtekening ongeldig.
De digitale handtekening kan dus, ook door zijn rechtsgeldigheid, een belangrijk hulpmiddel voor organisaties zijn. De voordelen van de digitale handtekening kunnen samengevat worden in een drietal thema’s:
Versnel de business
U kunt eenvoudig uw bedrijfsprocessen versnellen door de ondertekening te automatiseren. Het voorbereiden van een transactie om mensen van binnen of buiten uw organisatie in staat te stellen documenten te ondertekenen is simpel. Voeg gewoon het document/ de documenten, de (externe) ondertekenaars en de verificatiemethode toe en start de transactie. De ondertekenaars ontvangen een melding om het document te bekijken en te ondertekenen.
Ondertekenen versimpelen
Met de digitale handtekening kunt u andere mensen uitnodigen om documenten ongeacht het apparaat gemakkelijk en veilig te ondertekenen. Uw documenten kunnen in een fractie van tijd gemakkelijk worden ondertekend in vergelijking tot pen en papier. Hierdoor vermindert u de fouten in het ondertekenproces en versterkt u uw juridische- en nalevingspositie met het meest uitgebreide elektronische bewijs.
Verbeteren klantervaring
Bedien uw klanten digitaal zonder hen te vragen de getekende documenten af te drukken, te scannen en terug te sturen. Uw klanten zullen onmiddellijk het gebruiksgemak ervaren. Het getekende document wordt teruggestuurd en op de juiste manier gearchiveerd nadat de transactie is afgerond.
En hoe nu verder?
De voordelen van de digitale handtekening zijn duidelijk. Daarom heeft Aareon onderzoek gedaan naar partners waarmee dit binnen de Aareon-producten kan worden geïntroduceerd. We zijn dan ook blij om te kunnen aankondigen dat onze keuze is gevallen op ValidSign.
ValidSign is een specialist op gebied van digitaal, rechtsgeldig ondertekenen. De dienst wordt gebruikt door tal van organisaties in verschillende branches. ValidSign is vooral actief in de gereguleerde markten waar veel eisen worden gesteld aan de digitale handtekening en het ondertekenproces. Gemeentes, provincies, accountantskantoren, pensioenfondsen, banken, verzekeraars en de vastgoedbranche maken gebruik van ValidSign.
In de komende periode zal Aareon samen met ValidSign de digitale handtekening gaan introduceren in haar producten. Op de roadmap voor 2018 kunt u hier meer detailinformatie over vinden.
Bron: Aareon
Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Aareon te bekijken.
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
