CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2024 I 55 54 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Marco van Drogenbroek (OneXillium): De volgende stap in de digitale transformatie is informatie beter vindbaar maken Iedere woningcorporatie zit momenteel middenin haar digitale transformatie. Maar volgens Marco van Drogenbroek, Business Consultant van OneXillium, is de digitale transformatie van informatie al voltooid. Wat houdt dat precies in en wat betekent dit voor de volgende stap? Een gesprek over het beter vindbaar maken van informatie, de adoptie van de digitale transformatie en het inzetten van AI en machine learning. Waarom is de digitale transformatie van informatie volgens jullie eigenlijk al voltooid? Vroeger werden inkomende en uitgaande documenten gekopieerd en opgeslagen in een map of ordner. De volgende fase was het opslaan van deze documenten op een netwerk- folder. Hierna kwamen er systemen waar een database aanwezig was waarbij je op verschillende plekken documenten kon opslaan en deze weer kon zoeken met eenvoudige zoektermen. Wat je nu ziet is dat er veel applicaties zijn die documenten creëren én opslaan. Microsoft is ook niet meer weg te denken en levert allemaal tools zoals OneDrive, Outlook en SharePoint. Inkomende documenten komen ook veelal digitaal binnen en worden opgeslagen in de desbetreffende applicatie waar vaak een vervolg aan gegeven moet worden. Vandaar dat wij zeggen dat de digitale transformatie van informatie al voltooid is. Wat is de volgende stap van de digitale transformatie? De volgende stap is het vindbaar maken van deze informatie voor gebruikers. Werknemers zijn zo’n 20 procent van hun tijd op zoek naar informatie en 19 procent vindt niet wat ze nodig hebben. Dit kan een enorme frustratie zijn bij werknemers en komt processen niet ten goede. Hoe begin je met het beter vindbaar maken van informatie? Er is dus veel winst te behalen door informatie beter beschik- baar te maken en ervoor te zorgen dat medewerkers minder hoeven te zoeken. Dit doe je door documenten centraal beschikbaar te maken. We kijken als OneXillium naar de totale informatiestroom binnen een corporatie. We beginnen al bij binnenkomst van documenten of we deze goed kunnen classificeren. Hierdoor kan je de gebruiker helpen en uiteindelijk ook de huurder om sneller te kunnen reageren op bijvoorbeeld e-mails. Documenten komen vaak ongestructureerd binnen en wij willen context geven aan informatie, waardoor het een betekenis krijgt. Borging en veilig opslaan is zeer belangrijk voor corporaties en hier hebben we inmiddels meer dan dertig jaar ervaring mee. Het laatste punt waarbij we kunnen helpen is in documentgeneratie. Hierdoor is de hele keten van inkomende documenten tot de creatie en de borging geregeld. Zo kom je als organisatie ‘in control’. Is het beter vindbaar maken van informatie een technische of menselijke stap? Uiteindelijk beide. Door informatie op één plek te zetten heb je technische oplossingen en tools voor nodig. De menselijke stap is dat de gebruiker er ook van overtuigd is dat informatie opgeslagen moet worden in een DMS-oplossing. Alles wat zelf gecreëerd wordt binnen de corporatie is automatisch af te vangen, maar er zijn ook altijd documenten of informatie die door de gebruiker toegevoegd moet worden. Wat wij vaak zien is dat de gebruikers na een tijd vragen of ze ook andere documenten mogen opslaan omdat ze nu informatie kunnen vinden in plaats van zoeken. Je noemt adoptie als belangrijk thema in de digitale transformatie; waarom? Wat je nu veel ziet is dat niet alle medewerkers de digitale transformatie omarmen. Veel digitale documenten worden omgezet in papier en vervolgens weer digitaal gemaakt. Informatie wordt ook nog vaak opgeslagen op de voorkeurs- locatie van de gebruiker. Om de visie van informatie op één plek te realiseren en hierdoor een 360 graden beeld te creëren, is het noodzakelijk dat de gebruikers alle informatie beschik- baar stellen aan de aanwezige dossiers. Het is dan ook belangrijk om de gebruikers te betrekken in het project zodat ze de voordelen zien van het vinden van informatie. Zijn er processen die corporaties makkelijk digitaal kunnen transformeren? Denk bijvoorbeeld aan het tekenen van huurcontracten of andere documenten die door huurders of leveranciers getekend moeten worden. We zien nog veel documenten die met de hand getekend worden, terwijl er bij oplevering vaak wel een digitaal document is. Om dit proces sneller en veiliger uit te voeren, is het voor de corporatie en de huurder veel fijner om dit proces te digitaliseren. Welke nieuwe technieken en technologieën zijn er zoal die corporaties hierbij kunnen helpen? AI is de bekendste technologie. Dit wordt immers al gebruikt door corporaties, bijvoorbeeld bij het bieden van klantonder- steuning of het inplannen van onderhoudsafspraken. AI en machine learning kunnen echter ook helpen bij het classificeren van inkomende informatiestromen, en zo automatisch processen aansturen, fouten voorkomen én voldoen aan de AVG. OneXillium is ook bezig met een partner om met 3D-modellen te gaan werken voor het onderhoud van het vastgoed. Vanuit drones worden er foto’s gemaakt van vastgoedobjecten en deze beelden worden via AI omgezet naar data. Hiermee kan nauwkeurig bepaald worden wat de status is van een object zonder dat er iemand bijvoorbeeld het dak hoeft op te klimmen. Foto’s: CorporatieMedia