CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2024 I 53 52 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE robotiseren. “RPA kun je ook inzetten voor processtappen die je niet realistisch van een medewerker kunt verlangen, maar voor een robot geen probleem zijn. Denk bijvoorbeeld aan het simuleren van een koppeling tussen systemen of het toevoegen van functionaliteit aan software.” Niet altijd RPA In de afgelopen drie jaar zijn er binnen de Friese corporatie veel processen uitgekozen om te robotiseren met RPA. “Maar voor lang niet alles wordt daadwerkelijk een robot gebouwd,” gaat Jeroen verder. “Als we dieper de analyse ingaan, blijkt vaak dat de oplossing ook gevonden kan worden met een andere proces- of systeeminrichting, of met een andere werkwijze. Of een toepassing blijkt niet geschikt omdat er teveel uitzonderingssituaties zijn. Los van de investering in de ontwikkeling van een RPA, moet deze ook worden onderhouden en worden getest bij iedere softwareupdate. Ook moet je er rekening mee houden dat RPA’s aangepast moeten worden – of zelfs helemaal opnieuw worden gebouwd – als je overstapt op andere software. Als je dan bijvoorbeeld dertig RPA’s hebt draaien die iets binnen je DMS doen en je besluit van systeem te wijzigen, dan brengt dit veel extra kosten en tijd met zich mee. De wens om flexibeler te zijn door de inzet van RPA pakt dan averechts uit. We zijn daarom in de loop van de tijd kritischer geworden op wanneer we daadwerkelijk een RPA inzetten.” Kijken naar de juiste oplossing Op de vraag hoe Accolade vaststelt waar RPA wordt ingezet, wijst Jeroen naar de samenwerking met VVA: “Zij ondersteunen ons al drie jaar hierbij. In het begin door een aantal sessies te organiseren voor een brede selectie medewerkers waarin we samen konden nadenken over welke processen in aan- merking komen. Door steeds meer criteria toe te voegen, kwam daar uiteindelijk een selectie uit van de eerste usecases, waaruit we toen een aantal hebben gekozen voor een pilot. Daarbij is de expertise en ervaring van VVA van grote meer- waarde. Zij adviseren ons wanneer we zelf met het idee komen om iets te automatiseren. Ze doen standaard een intake om de wens te verduidelijken en kijken samen met onze functioneel beheerders of RPA de juiste oplossing biedt.” Gebouwd op Microsoft Binnen de organisatie wordt veel gewerkt met Microsoft- producten. Jeroen: “We hebben er daarom voor gekozen om Huurders zullen niet direct iets van RPA merken, maar als dit ons in staat stelt de kosten laag te houden terwijl we onze processen verbeteren, profiteren ze daar wel indirect van. hun automatiseringsplatform – Power Automate – in te zetten voor het gebruik van RPA. Qua techniek geeft het dan weinig verrassingen: een RPA gedraagt zich eigenlijk als een medewerker en heeft daarom de bijpassende rechten nodig. Dit kan uitdagend zijn als RPA werkzaamheden verricht die normaal gesproken over meerdere functies of rollen verdeeld zijn. Daarnaast moet je beheerorganisatie op orde zijn én moeten bij updates de RPA’s elke keer getest worden.” Regelgestuurd en repetitief Daarbij zijn er bepaalde processen die zich meer lenen voor RPA dan andere: “Wij kijken vooral naar waar veel repetitieve handelingen voorkomen die sterk regelgestuurd zijn, met weinig uitzonderingen en hoge frequentie. Deze zien wij vooral bij onze financiële afdeling. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van inkomende facturen.” Tijdsbesparing Tot dusver zit de RPA-winst volgens Jeroen vooral in de tijdbesparing voor medewerkers. “Zo waren onze record- managers voorheen veel tijd kwijt aan het archiveren van ingevulde formulieren van RGS-partners, iets wat nu met één druk op de knop plaatsvindt. Werk stapelt zich hierdoor voor hen minder op en de tijd die vrijkomt kunnen ze goed gebruiken. Hoe meer je dit soort efficiencywinst kunt boeken, hoe meer je dat zult zien terugkomen in lagere personeels- kosten of in de hoeveelheid maatwerk die je kunt bieden. Huurders zullen niet direct iets van RPA merken, maar als dit ons in staat stelt de kosten laag te houden terwijl we onze processen verbeteren, profiteren ze daar wel indirect van.” AI en RPA RPA heeft binnen Accolade inmiddels een plek gekregen binnen het stroomschema voor procesoptimalisatie. Jeroen: “Daar komen doorlopend nieuwe kandidaten voor auto- matisering met RPA uit voort. Voor de toekomst verwacht ik veel van de combinatie tussen AI en RPA. Ik hoop dat Microsoft erin slaagt om Copilot en haar Power-platform goed op elkaar aan te laten sluiten, waardoor het steeds makkelijker wordt om met AI automatiseringskansen te herkennen en benutten. Voor ons komt de uitdaging dan vooral bij de regie te liggen: hoe voorkom je een wildgroei aan robotjes en hoe houd je de controle over de kwaliteit? Dat wordt voor ons de komende jaren de uitdaging.” Betrek de hele organisatie Ondanks die uitdaging smaakt de inzet van RPA naar meer. Op de vraag wat andere corporaties zouden moeten weten voordat je zelf hiermee aan de slag gaan, sluit Jeroen af: “Betrek van het begin af aan zoveel mogelijk de hele organisatie. Niemand kent een proces zo goed als degene die het dagelijks uitvoert. Als die zich bewust is van de mogelijkheden van RPA, ontdek je het snelst waar voor je organisatie de grootste kansen liggen.” Foto’s: Jan Vredenburg