CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2024 I 31 30 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE steunen onze besluitvormingsprocessen, zodat we onze ambities kunnen waarmaken en de prestaties van de organisatie verbeteren. Goed datamanagement betekent ook dat we de kwaliteit van onze data waarborgen, zodat deze betrouwbaar genoeg is om trends te analyseren, gebeurtenissen te verklaren en toekomstige ontwikkelingen te voorspellen.” Ruggengraat “Het goed kunnen managen van data vraagt ook om de inzet van een DMS,” legt Bella uit. “Zo’n systeem zorgt voor goed gestructureerde opslag van data en documenten waardoor teams snel toegang krijgen tot de informatie die ze nodig hebben. Dat versnelt niet alleen werkprocessen, maar bevordert ook de consistentie en kwaliteit van onze werkzaamheden. Daarnaast helpt een DMS ons te voldoen aan wet- en regel- geving door ervoor te zorgen dat alle documenten op een correcte en veilige manier worden opgeslagen, beheerd en toegankelijk gemaakt. Zo vormt een DMS samen met ons ERP-systeem de ruggengraat van onze informatievoorziening. We hebben hierbij onlangs gekozen voor E-Content 365 van Van Dinther. Omdat dit systeem volledig cloudgebaseerd is past het precies in Trudo’s cloudstrategie. Zo biedt E-Content 365 extra voordelen op het gebied van veiligheid en gebruiksgemak, en ondersteunt het de innovatieve ambities van onze organisatie.” Duidelijke strategie Goed datamanagement vraagt om zowel technische als organisatorische inspanningen, gaat Bella verder: “Organisatorisch is een duidelijke documentmanagement- strategie essentieel. Nieuwe manieren om samen te werken zoals binnen Microsoft Teams of SharePoint, vragen om duidelijk afspraken over hoe we met elkaar samenwerken en waar we zaken opslaan. Een documentmanagementstrategie biedt dan kaders voor het gebruik van deze systemen en helpt medewerkers om consistent en volgens richtlijnen te werken. Het gebruik van het systeem valt of staat echter bij de betrokkenheid en het juiste gebruik door de gebruikers zelf.” Stappen zetten “Een goed voorbeeld hiervan is het monitoren van het gebruik en het naleven van de afgesproken processen,” vertelt Ingmar. “Dit is de sleutel voor goed datamanagement en houdt in dat er continu bewaakt moet worden of het systeem goed wordt gebruikt en volgens de juiste inrichting werkt. Door regelmatig feedback te verzamelen en verbeteringen waar nodig door te voeren, blijven systemen aansluiten bij de behoeften van de organisatie. Dit is een uitdaging waar we dan ook nog een aantal stappen hebben te zetten.” Consistentie en precisie De toekomst van datamanagement bij woningcorporaties ligt volgens Bella in verdere digitalisering en een verhoogde inzet van slimme technologieën. “Zo wil Trudo inspelen op het efficiënt beheren en benutten van data, waarbij veiligheid en compliance centraal staan, terwijl ook de gebruikservaring voor medewerkers wordt verbeterd. In E-Content 365 wordt het bijvoorbeeld mogelijk om middels AI meer geavanceerd te kunnen zoeken en de documenten automatisch te classificeren en taggen. Of RPA, dat kan worden gebruikt voor de auto- matisering van routinetaken. Dit geeft medewerkers sneller en accurater toegang tot de juiste informatie en zorgt voor meer consistentie en precisie in het documentbeheer.” “Kortom,” sluit Ingmar het gesprek af,” Trudo wil zich voorbereiden op een toekomst waarin datamanagement naadloos verloopt en medewerkers snel en betrouwbaar toegang hebben tot alle benodigde informatie. Dat komt uiteindelijk de organisatie én de klant ten goede.” Foto’s: Freepik