CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2024 I 17 16 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE De afgelopen jaren is de rol van de functioneel beheerder bij een woningcorporatie veranderd. Steeds meer ligt de nadruk op het ondersteunen van de business en bedrijfsprocessen. Maar hoe doe je dat op een efficiënte manier waarbij rekening wordt gehouden met bijvoorbeeld proces- en datamanagement? CorporatieGids Magazine sprak daarover met Managing Partners Renée Reinartz en Hugo Neeskens van Hersense. Renée Reinartz en Hugo Neeskens (Hersense): Functioneel beheer als een essentiële schakel tussen IT-systemen en bedrijfsprocessen Wat zijn de belangrijkste uitdagingen in de sector als het gaat om functioneel beheer? Functioneel beheer wordt belangrijker omdat we steeds meer digitaliseren. Een van de grootste uitdagingen hierin is dat de vraag naar kwalitatief goed functioneel beheer toeneemt. Corporaties hebben daardoor meer moeite om geschikte kandidaten te werven en behouden. Als gevolg hiervan werken corporaties steeds vaker samen om hun functioneel beheer gezamenlijk in te vullen. Daarnaast stelt de snelle opkomst van nieuwe releases en technologische innovaties hogere eisen aan de competenties van functioneel beheerders. Het is niet langer voldoende om alleen technische kennis te hebben, je moet ook in staat zijn de organisatie mee te nemen in veranderingen. Dit vraagt om sterk ontwikkelde communicatieve en verandermanagement- vaardigheden. Hoe is functioneel beheer bij woningcorporaties door de jaren heen veranderd? Oorspronkelijk lag de focus van functioneel beheer op het onderhouden van systemen. Tegenwoordig ligt de nadruk meer op proces- en datamanagement. Hierbij staat het optimaliseren en verbeteren van processen centraal, waarbij technologie een middel is om organisatiedoelen te behalen. Deze sterke verschuiving naar datagestuurd werken maakt dat het belangrijk is om de informatiebehoeften van de organisatie te vertalen naar eenduidige KPI’s, zodat de gegevensregistratie consistent en effectief kan worden uitgevoerd. Dit stelt corpo- raties in staat om beter te sturen op basis van betrouwbare data. Wat is volgens jullie de essentie van goed, functioneel beheer? Wij zien functioneel beheer als een essentiële schakel tussen IT-systemen en bedrijfsprocessen, en daarmee ook tussen leverancier en organisatie. De kern van goed functioneel beheer ligt in een gestructureerde en proactieve aanpak. Dit betekent dat risico’s tijdig worden geïdentificeerd en hierop wordt geanticipeerd. Door kort cyclisch te werken, kunnen verbeteringen stapsgewijs worden doorgevoerd. Dat helpt de organisatie om de veranderingen in beheersbare, iteratieve stappen te realiseren. Hierdoor ontstaat een continue verbetering, waarbij de organisatie actief wordt meegenomen en deze beter kan adopteren. Wat is de relatie tussen procesmanagement en functioneel beheer? Procesmanagement richt zich op het continu verbeteren van bedrijfsprocessen. Functioneel beheer vertaalt deze wijzigingen naar IT-systemen, zodat de veranderingen daadwerkelijk in de praktijk worden doorgevoerd. De proceseigenaar speelt hierbij een cruciale rol. Hij of zij is verantwoordelijk voor het bewaken en sturen van de procesverbeteringen en moet helder aangeven welke optimalisaties nodig zijn. In de praktijk zien wij dat wanneer de rol van de proceseigenaar ontbreekt of zijn taken en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn, er een kloof ontstaat tussen de procesverbeteringen en technische implementatie. Hierdoor kan de functioneel beheerder moeilijker de juiste systeemoptimalisaties doorvoeren, wat leidt tot inefficiënte processen en fouten in de output. Corporaties worstelen daarnaast ook met datamanagement: wat is de rol van functioneel beheer daarin? Als het datamanagement niet op orde is, kunnen verkeerde of incomplete gegevens leiden tot foutieve analyses en beslissingen. Functioneel beheer helpt dit te voorkomen door te zorgen dat systemen goed zijn ingericht en gegevens correct en consistent worden vastgelegd. Een voorbeeld: corporaties willen steeds meer inzicht in het onderhoud van woningen om strategische beslissingen te nemen over duurzaamheid. Functioneel beheer zorgt ervoor – onder andere met het opstellen en borgen van een eenduidige werkwijze – dat de juiste data worden verzameld. Daarnaast ondersteunen ze in het bewaken van de datakwaliteit en stellen rapportages beschikbaar voor het management. Hoe beginnen corporaties met het optimaliseren van functioneel beheer? Formuleer een duidelijke visie op functioneel beheer, gebaseerd op je I&A-strategie, en maak daar vanuit de taken en verantwoordelijkheden helder. Functioneel beheer is geen solistische taak: betrek leveranciers en adviseurs om specifieke kennis binnen je flexibele schil te waarborgen. Zorg daarnaast voor verbinding met de organisatie. Dit doe je door de rollen van proceseigenaar, data-eigenaar en key user goed af te bakenen. Definieer hun taken en verantwoordelijk- heden in relatie tot het functioneel beheer en geef hen de leiding, aangezien zij voor een groot deel de richting van het functioneel beheer bepalen. Commitment van het management is hierbij cruciaal. Tot slot, wees voorzichtig met te veel tegelijk willen doen. Kort cyclisch werken blijkt, op basis van onze ervaring, veel effectiever om veranderingen blijvend in de organisatie te integreren. Hoe zien jullie functioneel beheer de komende jaren verder ontwikkelen in de sector? Bijvoorbeeld door processen verder te automatiseren met AI-toepassingen, waardoor corporaties tijd besparen en zich meer kunnen richten op het leveren van maatwerk. Dit vereist dat functioneel beheerders zich verdiepen in de mogelijkheden én de impact op bedrijfsprocessen. Daarbij worden nieuwe functionaliteiten steeds sneller beschikbaar en hebben daardoor een grotere impact op de bedrijfsvoering. Hierdoor wordt het test- en releasemanagement cruciaal. Functioneel beheer zal nog meer nadruk moeten leggen op de adoptie van veranderingen binnen de organisatie, zodat eindgebruikers effectief gebruik kunnen maken van nieuwe tools en systemen. Foto’s: Theo Scholten