CorporatieGids Magazine

SEPTEMBER 2024 I 51 50 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Foto’s: Jan Vredenburg “Bij Elkien vinden we dienstverlening erg belangrijk. Het uitgangspunt hierbij is: digitaal waar het kan en persoonlijk waar dit van toegevoegde waarde is”, opent Peter het gesprek. “We willen zichtbaar en bereikbaar zijn in wijken en buurten. Daarom werken we lokaal en gebiedsgericht. Het stelt ons in staat om sneller en effectiever in te spelen op signalen en wensen. De digitale transformatie gaat ons hierbij helpen. Als we onze bewoners optimaal digitaal ondersteunen, levert dit personele en financiële ruimte op voor maatwerk als dat nodig is. Samen met onze IT- en data- partners streven we naar betrouwbare en technologische oplossingen die efficiëntie, samenwerking en groei stimuleren. Die tegelijkertijd een positieve klantervaring mogelijk maken. In de eerste helft van dit jaar hebben we hiervoor onze IT naar de cloud gebracht. Een belangrijke stap.” Cloud-ERP is cruciaal “Dat geldt ook voor ons ERP-systeem,” gaat Everdina verder. “Anno 2024 speelt dit systeem een cruciale rol in het stroom- lijnen en integreren van de diverse processen binnen onze organisatie. De verschuiving naar cloud-gebaseerde ERP- systemen biedt ons aanzienlijke voordelen zoals schaalbaarheid, flexibiliteit en kostenbesparingen. Zo zijn hoge investeringen in hardware en voortdurende onderhoudskosten van on-premise systemen niet meer nodig. En doordat deze systemen toegang tot bedrijfsinformatie bieden vanaf elke locatie, verhoogt het ook de mobiliteit van vooral buitendienstmedewerkers. Deze positieve ontwikkelingen brengen ook uitdagingen met zich mee, zoals databeveiliging en integratie.” Weerstand tegen verandering Everdina vult aan: “Wat beveiliging betreft, blijven we ons maximaal inzetten om onze systemen veilig te houden, veelal in overleg met onze leveranciers. En om onze legacy-systemen te integreren met onze cloud-ERP maken we vooral gebruik van middleware en API’s. Wel blijven we continu streven naar verbeteringen, zoeken naar SaaS-oplossingen en eventuele alternatieven.” Peter: “Bij deze transitie naar de cloud hebben we veel oog voor onze medewerkers. Zij zijn soms terughoudend als het nieuwe technologieën en werkmethoden betreft. Maar door regelmatig te communiceren en te investeren in trainingen en onder- steuning, creëerden we ook voor hen een soepele overgang.” Als eerste overgestapt Elkien is als eerste corporatie vanaf de 2012-versie van Tobias AX overgestapt op het cloud-gebaseerde ERP-systeem Tobias 365 van Aareon. Everdina daarover: “We willen stoppen met het werken op remote desktopomgevingen. Onze visie daarbij is ‘Microsoft, tenzij’. Ook weten we dat leverancier Aareon zich met name richt op de ontwikkeling van de cloud-versie van dit ERP-systeem en uiteindelijk zal stoppen met de oudere versies. Al met al zijn dit allemaal redenen om zo snel mogelijk volledig naar de cloud gaan. Als we het fundament op orde hebben, kunnen we beter reageren op veranderende omstandigheden in klantbehoefte en in de corporatiewereld.” Voordelen werken in cloud “Behalve de eerdergenoemde voordelen zien we voor Elkien ook andere pluspunten van werken in de cloud,” legt Everdina uit. “Zo is het nu voor een gebruiker mogelijk om via een browser te werken. Daardoor kunnen meer sessies van de applicatie tegelijkertijd draaien. Dit levert efficiëntie op omdat je niet steeds van scherm hoeft te wisselen. Een ander belangrijk voordeel is dat verschillende medewerkers realtime gebruik kunnen maken van dezelfde gegevens. Dit maakt samenwerken gemakkelijker. En cloud-providers bieden robuuste back-up- opties waardoor gegevens beter beschermd zijn tegen verlies en het automatisch updaten van systemen biedt natuurlijk ook veel gemak.” Aanverwante producten ook SaaS “De doorlooptijd van dit project is kort geweest, van januari tot en met mei,” gaat Everdina verder. “Dat was mogelijk door een goede samenwerking van de betrokkenen bij Elkien en de consultants van Aareon. Door het proces uit te voeren als een upgrade en het inzetten van end-to-end testen, konden we enorm efficiënt werken. Deze aanpak was op verzoek van Elkien. Hierdoor konden we in één keer de applicatie van begin tot eind testen.” Bedrijfscontinuïteit Peter besluit: “Het streven bij Elkien is om ook aanverwante producten in een SaaS-omgeving aan te bieden en minder zelf te gaan hosten. Daarnaast willen we de mogelijkheden van een data lake-oplossing verder onderzoeken omdat we in de toekomst nog meer met data willen doen. Goede en betrouwbare data en stabiele systemen zijn belangrijk voor onze bedrijfscontinuïteit en dienstverlening. Want uiteindelijk draait ’t allemaal om tevreden bewoners.”