CorporatieGids Magazine

SEPTEMBER 2024 I 25 24 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Voldoen aan de AVG valt en staat met hoe de medewerkers van Centrada hiermee omgaan, begint Elice het gesprek: “Medewerkers moeten weten dat er regels gelden voor het verwerken van persoonsgegevens, dus ook voor het delen van gegevens met derden. Maar de wet is best moeilijk opgesteld. Begrippen als ‘AVG-beginselen’, ‘doelbinding’ en ‘grondslagen’ zeggen de meeste mensen niet zoveel. Het is de kunst om dit te vertalen naar de praktijk. De belangrijkste uitdaging is ervoor zorgen dat iedereen zijn werk kan doen, maar dat we tegelijkertijd wel aan de AVG voldoen. Dit begint met het vergroten van de bewustwording, wat voortdurend aandacht en tijd vereist. Bijvoorbeeld door medewerkers regelmatig te trainen, door privacykwesties te bespreken in teamvergade- ringen, het onderwerp op te nemen in de onboarding van nieuwe medewerkers en een privacy officer beschikbaar stellen om vragen te beantwoorden.” Verschillende processen Het delen van persoonsgegevens gebeurt in veel verschillende processen, legt Maroesja uit: “Denk bijvoorbeeld aan het delen van contactgegevens met aannemers voor het maken van afspraken over reparaties, of het verstrekken van informatie over betalingsachterstanden aan het incassobureau. Ook informatie over collega’s wordt gedeeld, bijvoorbeeld aan de partij die onze salarisverwerking uitvoert. Daarnaast ontvangen we ook informatie, bijvoorbeeld van cliënten die uitstromen bij maatschappelijke organisaties zoals Kwintes, zodat we hen passend kunnen huisvesten. Het delen van privacygevoelige gegevens komt dus in veel verschillende processen voor.” Terughoudend In essentie hebben al deze partijen hetzelfde doel: het passend huisvesten van de cliënten van de maatschappelijke organi- saties. Maroesja: “Dat betekent passend voor de betreffende persoon, maar ook voor de straat, buurt en wijk waar deze persoon terechtkomt. Waarbij zorgvuldig moet worden omgegaan met de belangen van betrokkenen. In de praktijk ervaren we echter dat maatschappelijke organisaties terug- houdend zijn met het verstrekken van persoonsgegevens die wij nodig hebben. Dat komt omdat het gevoelige gegevens zijn. Begrijpelijk, maar het gevolg is dat er in beperkingen wordt gedacht in plaats van kansen. De samenwerking verloopt daardoor moeizamer en trager. Dat was voor ons aanleiding om hiermee aan de slag te gaan.” Integrale aanpak Het neerzetten van een integrale aanpak is volgens Elice dan ook essentieel: “Is er geen integrale aanpak, dan handelt iedereen vanuit zijn eigen kennis en interpretatie van wet- en regelgeving, en dan kunnen onwenselijke situaties ontstaan. Of nog erger; de samenwerking kan onder druk komen te staan. Vanuit Centrada gezien betekent een integrale aanpak dat aan de voorkant besproken wordt hoe de samenwerking eruit ziet en wat ervoor nodig is om dit doel op een goede manier te realiseren. Daar valt ook het delen van de benodigde persoonsgegevens onder. Uiteraard wordt daarbij gekeken naar de eisen die de AVG daaraan stelt. Als je aan de voorkant werkbare afspraken hebt gemaakt, is het makkelijker om daar later op terug te vallen.” Woningcorporaties werken samen met gemeenten en maatschappelijke instanties aan een goede dienstverlening voor huurders. Daarvoor is het essentieel dat persoonsgegevens op een goede manier worden gebruikt en verwerkt. Daarbij is oog voor privacybescherming essentieel, zeggen Privacy Officer Elice van der Wekken en Bewonersconsulent Maroesja Simons van Centrada. In gesprek met CorporatieGids Magazine vertellen ze over het veilig delen van gegevens, het neerzetten van een integrale aanpak en leren dat vaak meer kan en mag dan wordt gedacht. Maroesja Simons en Elice van der Wekken (Centrada): Gegevens delen over organisatie- grenzen heen: er is vaak meer mogelijk dan men denkt Op de foto: Maroesja Simons (links) en Elice van der Wekken (rechts)