CorporatieGids Magazine

SEPTEMBER 2024 I 23 22 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE “Goede IT is voor Woonin een essentiële voorwaarde om iedereen in het primaire proces hun werk zonder problemen te kunnen laten uitvoeren,” opent Alexander het gesprek. “Het is tevens een bron van innovatie die een grote impact heeft op de manier waarop mensen werken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de inzet van AI. Ons doel daarbij is om te functioneren als een nutsvoorziening: net zoals elektriciteit het altijd doet, willen we dat de informatievoorziening geruisloos, altijd en overal draait. Mede daarom hebben we ons applicatielandschap kritisch bekeken.” Van reactief naar proactief Door de voortdurende ontwikkelingen op het gebied van IT, worden corporaties uitgenodigd om meer digitale oplossingen te benutten, gaat Alexander verder. “Dit verhoogt echter wel de afhankelijkheid van onze werkprocessen van de digitale keten, waarbij een kleine storing al snel het primaire proces kan verstoren. Dat kan iets kleins zijn, zoals datavelden die door een update onverwacht veranderen, dat vervolgens verderop in de keten voor flinke problemen zorgt. Uit onze root cause-analyses bleek dat veel incidenten voorkomen hadden kunnen worden door tijdig ingrijpen. Dat was een belangrijke reden om van een reactieve naar een proactieve controle over onze koppelingen te gaan.” Oplossing probleem vóór melding Om die controle te bewerkstelligen maakt Woonin gebruik van DataRotonde Regie. “Het systeem signaleert niet alleen problemen, maar zorgt ook voor opvolging en oplossing. Na een grondige pilotfase kunnen we bevestigen dat we nu veel meer controle hebben over onze ketens en koppelingen. We ontvangen nu bijvoorbeeld vanuit het systeem berichten over opgeloste storingen, inclusief een root cause-analyse, voordat een gebruiker zelfs maar een melding heeft kunnen maken. Dit soort proactieve dienstverlening maakt iedereen blij en toont aan dat we werkelijk de controle hebben.” Snel voorbij mogelijk vingerwijzen Door te kiezen voor proactieve controle op de koppelingen is de uptime van Woonin gestegen naar 98 procent. “De snelle oplossing van incidenten, vaak dus proactief, zorgt voor een gevoel van rust. De samenwerking met DataRotonde ervaren we als een echt partnerschap. Onze problemen en uitdagingen zijn ook die van hen. Dit maakt ons sneller, flexibeler en toekomstbestendig. Hier hoort ook wederkerigheid bij en daarom hebben we DataRotonde gemandateerd om namens ons integratie-issues met andere externe applicaties en partijen op te lossen. Daardoor zijn we snel voorbij de fase van het mogelijke vingerwijzen naar elkaar en kunnen we ons richten op de feiten en gezamenlijk werken aan een oplossing.” Bevrijding van reactief incidentbeheer Op de vraag wat de nieuwe benadering voor de medewerkers betekent, antwoordt Alexander: “Onze medewerkers kunnen zich nu meer richten op hun kerntaken in plaats van tijd te verliezen aan technische problemen en troubleshooting. In het verleden onderzochten de medewerkers zelf wat de problemen tussen verschillende applicaties in de koppelingen veroorzaakte, maar dat hoeft nu dus niet meer. Dit resulteert in een efficiëntere werkomgeving en meer tijd voor innovatie en verbetering. Voor andere zaken zoals incidenten in de applicaties zelf, blijven ze de regie voeren. Het voordeel zit vooral in de verwerking van problemen in de integraties tussen de applicaties omdat het onze mensen heeft bevrijd van reactief incidentbeheer. Dit was een tijdrovende taak die vaak resulteerde in langdurige onderbrekingen. De echte winst ligt in de toegenomen rust en controle door het voorkomen van deze lange onderbrekingen.” Ideaalbeeld Het beter onder controle krijgen van de koppelingen in het applicatielandschap was een belangrijke wens van Woonin. Toch blijven er nog genoeg wensen over, besluit Alexander. “De onvermijdelijke overgang naar SaaS en het rationaliseren van applicaties terwijl we tegelijkertijd 'de winkel openhouden', zijn uitdagingen waarop we anticiperen. Daarbij is het belangrijk dat Woonin beschikt over de kennis en kunde voor het transformeren van koppelingen naar een SaaS-situatie binnen een SaaS-applicatielandschap. Het ideaalbeeld is een beperkt aantal grote applicaties, aangevuld met enkele niche- tools. Toch zullen er altijd valide redenen zijn om een specifieke applicatie te behouden die technisch niet naadloos aansluit op ons applicatielandschap. Voor deze situaties zullen we een passende oplossing moeten vinden met bijbehorende koppelingen en controle daarop.” Foto’s: Theo Scholten