CorporatieGids Magazine

MAART 2024 I 71 70 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE ons ERP-systeem Dynamics Empire, waarbij we nu gebruik- maken van Dynamics Empire Online. Het DMS dat we met de migratie in gebruik namen, bleek nog niet volwassen genoeg te zijn. Niet alle functionaliteiten waren aanwezig die wij zoeken in een DMS. Denk aan het hebben van unieke documentnummers of de mogelijkheid om documenten op te slaan die niet gerelateerd zijn aan relaties. We hebben daarom gekeken naar een nieuw systeem waarbij uiteindelijk de keuze is gevallen op E-Content 365 van Van Dinther.” Bewust met documenten omgaan Goed documentbeheer wordt vandaag de dag steeds belangrijker voor een woningcorporatie, gaat Anouk verder. “Dat brengt verschillende uitdagingen met zich mee. Bijvoorbeeld dat collega’s goed weten wat ze wel of niet moeten archiveren. En wanneer je het niet opslaat in een DMS, waar dan wel? Wanneer je dit consequent doet, zorg je ervoor dat iedereen makkelijk de data kan vinden die nodig zijn in processen en het DMS dus beter kunt gebruiken.” Dataminimalisatie Na de digitale aanval heeft Laurentius goed gekeken naar manieren om nog veiliger met haar data om te gaan. “Een onderdeel daarvan is dataminimalisatie. Het is ons uitgangspunt om alle documenten maar één keer binnen de organisatie op te slaan en niet overal kopieën te behouden op verschillende andere informatiebronnen zoals Teams of mailboxen. Dat maakt je bij een digitale aanval veiliger omdat je weet welke systemen privacygevoelige informatie bevatten en je dus extra moet beveiligen. Je weet ook sneller of huurders- gegevens überhaupt ten prooi gevallen kunnen zijn als je weet waar je data liggen opgeslagen.” “Een ander voordeel van data op één plek binnen je organisatie opslaan, is dat het hanteren van strakke bewaar- en vernie- tigingstermijnen een stuk makkelijker wordt. Als documenten in bijvoorbeeld het DMS én een persoonlijke map staan, kun je zo’n document wel vernietigen in het DMS, maar dan is het nog steeds aanwezig binnen je organisatie. Daar zijn we binnen onze organisatie heel streng op.” Facturen herkennen Laurentius maakt daarnaast sinds kort gebruik van de Factuur- herkenning 365-software van Van Dinther. Anouk hierover: “Als wij een factuur ontvangen – als bijlage in een e-mail – wordt de data in het ERP-systeem gezet en wordt de factuur met eventuele bijlagen opgeslagen in het DMS. We hadden de optie om te kiezen voor een oplossing die op een Azure-server geïnstalleerd wordt, maar dan zit je nog niet helemaal in de cloud wat onderhoud en monitoring van onze kant vraagt. Deze module van Van Dinther sluit goed aan bij onze digitaliseringsstrategie waarbij we volle- dig voor de cloud gaan. Een voordeel is dat het automatisch inlezen van btw-nummers, IBAN en bedragen handmatige handelingen overneemt, wat de kans op fouten vermindert en de efficiëntie vergroot.” Microsoft-standaard In lijn met de digitaliseringsstrategie kiest de Bredase corporatie voor de Microsoft-standaard. Een bewuste keuze, vertelt Anouk: “Je merkt namelijk dat steeds meer leveranciers Microsoft-functionaliteit gebruiken in hun software. Maar ook voor ons als corporatie is het makkelijk aangezien de 365- applicaties dezelfde taal spreken en makkelijk te koppelen zijn. In ons Outlook-programma zit bijvoorbeeld een E-Content 365-knop waardoor een document snel in het DMS wordt opgeslagen. Die uniformiteit is voor medewerkers ook erg fijn en maakt een nieuwe update of zelfs nieuw systeem makkelijk te adopteren.” Datagedreven werken Met haar nieuwe IT-landschap wil Laurentius zich de komende periode steeds meer focussen op datagedreven werken, sluit Anouk af: “Daarbij denk je al snel aan het gebruik van financiële gegevens, maar wat mij betreft gaat het verder dan dat. Zo hebben we grote uitdagingen rondom het bouwen en verduurzamen van ons bezit. Dit vraagt om beslissingen die je alleen maar kunt nemen op basis van goede data. In die nieuwe manier van datagedreven werken schuilt enorm veel potentie, en goed documentbeheer is wat mij betreft hét fundament om daar vlucht aan te kunnen geven.” Foto’s: Else Loof