CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2023 I 7 6 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE “We hebben daarom een trainingsprogramma opgesteld vanuit de processen zoals die binnen Veenvesters zijn ingericht, en deze gekoppeld aan de applicaties die daarbij worden ingezet. Vervolgens heeft een ICT-audit plaats- gevonden waarbij naast techniek en kosten de nadruk lag op de gebruikerservaringen. Met veel communicatie, onder andere via ons intranet, is de bewustwording onder mede- werkers ook vergroot. Ook zijn de uitkomsten van de audit met de medewerkers gedeeld, waarbij de ondertoon was dat digitale fitheid en databewustzijn steeds belangrijker worden. Voor 2024 wordt gewerkt aan een trainingsprogramma – afgestemd op het digitale niveau en de individuele leerstijl van de medewerkers – dat zich richt op het vergroten van digitale fitheid en databewustzijn.” Medewerkers verleiden De belangrijkste uitdagingen op het gebied van personeel en cultuur zitten volgens Trees in het ‘verleiden’ van medewerkers: “Een groot deel van hen is primair bezig met onze klanten en ons vastgoed. Daardoor is er vaak weinig ruimte voor digitalisering. Je moet het besef creëren dat een goed ingericht proces, dat uitgevoerd wordt door digitaal kundige collega’s, zo efficiënt is dat er meer tijd vrijkomt om aan kerntaken te besteden. Daarnaast is het van belang dat medewerkers de ruimte voelen om aan te geven dat zij functies in applicaties beter willen leren beheersen. Dan ontstaat een positieve leervraag vanuit de organisatie.” Afdelingsoverstijgend samenwerken De wijze waarop functioneel beheerders hun rol pakken tijdens de migratie naar de cloud, is volgens Trees erg waardevol: “Zij zetten zich maximaal in om het optimale resultaat voor onze gebruikers te bereiken en dagen daarbij de betreffende leveranciers met regelmaat stevig uit. Ze kijken hierbij echt vanuit organisatiebelang en werken afdelings- overstijgend samen. Dat is mooi om te zien. Discussies die we eerst intern voeren en daarna met leveranciers, gaan vaak over standaardisatie van processen en het maatwerk dat wij willen aanbrengen. Onze medewerkers hebben af en toe een nogal sterke overtuiging dat het proces ingericht moet worden zoals wij willen. Het is dan van belang om open het gesprek te voeren met medewerkers én leveranciers, geredeneerd vanuit de standaard. Samen wordt dan bepaald tot hoe ver de standaard voldoet en welke mogelijkheden er zijn voor eventuele uitzonderingen.” Rust en overzicht Bij deze gesprekken is Veenvesters begeleid door Chaptr2. Trees: “Zij hebben ons stevig ondersteund qua projectbege- leiding. Dat gaf technisch meer body aan discussies met leveranciers. Ook hielpen zij in de prioritering en onder- steuning van onze ICT-afdeling, wat rust en overzicht gaf op belangrijke momenten. Chaptr2 hielp daarnaast mee bij de procestrainingen. Hier zat een nadrukkelijk veranderkundig aspect aan, waarbij de trainer de ruimte kreeg om diep de processen in te gaan, hier een mening over te geven, mee te denken en advies te geven over de inrichting en gekozen werkwijze. Omdat de trainer onafhankelijk is en de functioneel beheerders ondersteunend bij de trainingen aanwezig waren, kregen medewerkers uitgebreid de ruimte om vragen te stellen, verbeteringen voor te stellen, mee te denken en uitleg te krijgen over de inrichting. Dat gaf voor iedereen veel inzicht en duidelijkheid.” Meer aandacht voor digitale fitheid Op de vraag welke lessen Veenvesters meeneemt naar volgende ICT-trajecten, sluit Trees af: “Ik zou aan de voorkant nog meer aandacht willen hebben voor het vaststellen van de digitale fitheid van onze medewerkers. Als we dit beter in kaart hadden gebracht, hadden we eerder en gerichter de nut en noodzaak van ontwikkelingen kunnen uitleggen, gekoppeld aan een individueel trainingsprogramma. Daarnaast zijn we nu ‘gewoon’ gestart en is pas recent een ICT-audit uitgevoerd en een ICT-visie opgesteld. De ICT-afdeling kan nu beter verantwoorden waarom bepaalde stappen wel of niet genomen zijn. Die mogelijkheid tot reflectie geeft structuur, overzicht en rust waardoor we nog meer in control komen op dit belangrijke ondersteunende onderdeel voor de organisatie.” Foto’s: Theo Scholten